10 cose da sapere sul servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate

Servizio per microimprese e piccoli professionisti

Obiettivo principale dell’iniziativa è di spronare i soggetti passivi IVA, soprattutto quelli di ridotte dimensioni come le microimprese e i piccoli professionisti, a utilizzare sempre più la fattura elettronica come strumento di risparmio e di semplificazione. Il servizio è molto manuale e certamente poco adatto ai soggetti con un minimo di organizzazione, come le PMI e gli studi professionali che hanno la necessità, oltre che di digitalizzare anche i restanti documenti fiscali, di automatizzare l’intero ciclo di vita dei documenti elettronici.

È necessario accettare l’accordo di servizio

Per usufruire del servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate, è necessario accettare tramite un semplice flag  l’Accordo di servizio, che prevede l’impiego di Sogei Spa quale fornitore del sistema di conservazione, mentre la durata dell’accordo è triennale con rinnovo automatico di tre anni in tre anni, salvo disdetta del contribuente che dovrà essere presentata prima della scadenza nell’apposita area riservata del sito web.

La conservazione riguarda le sole fatture elettroniche in formato XML

Il servizio consente a tutti i soggetti passivi IVA di conservare gratuitamente sui server di Sogei Spa solo fatture elettroniche conformi alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, e quindi non è possibile conservare fatture elettroniche in formato PDF, scritture contabili (e.g. libro giornale) oppure altri documenti rilevanti ai fini fiscali (e.g. documenti di trasporto).

Una strada comunque percorribile per i contribuenti che emettono o ricevono fatture PDF, rimane sempre quella di convertire le suddette fatture nel formato XML conformi alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate (i.e. copia informatica di documento analogico allegando eventualmente il file PDF), apporre una firma digitale ed eseguire l’upload dei file sul sistema di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.

Upload dei file da conservare anche tramite archivi compressi .zip

L’upload delle fatture elettroniche, oltre che singolarmente, può essere eseguito anche come archivio compresso .zip, e agevolando in questo modo l’attività del contribuente. L’impresa potrebbe quindi emettere fatture elettroniche ai clienti tramite email oppure impiegando il sistema di interscambio, e periodicamente (e.g. mensilmente, semestralmente, annualmente), creare un file .zip delle fatture emesse e caricarlo sul sistema di conservazione dell’Agenzia delle Entrate;

Notifica al contribuente delle attività svolte

Il sistema di conservazione notifica all’utente le attività svolte, e in particolare vengono rilasciate le seguenti due ricevute:

• Ricevuta di avvio del processo di conservazione, che è la prima ricevuta che viene rilasciata e attesta la presa in carico della richiesta da parte del sistema di conservazione.
• Ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione, che attesta che dai controlli eseguiti sul pacchetto di versamento non sono state riscontrate anomalie, e quindi il pacchetto di versamento è stato preso in carico dal sistema di conservazione.

Conservazione digitale entro 10 giorni

La conservazione digitale delle fatture elettroniche caricate sul sistema di conservazione, verrà eseguita entro 10 giorni dalla presa in carico della richiesta di conservazione, e infatti sulla Ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione è riportato testualmente che “Si ricorda che la conservazione delle fatture in elenco sarà effettuata entro 10 giorni dalla data della presente comunicazione”.

Conservazione digitale per 15 anni

La conservazione digitale delle fatture elettroniche sarà svolta per 15 anni, dopodiché i file saranno automaticamente cancellati dal sistema di conservazione, salvo il caso in cui il contribuente richieda una proroga in caso di situazioni di “comprovata necessità”, rilevando che a oggi non sono ancora chiare sia l’esatto significato della suddetta locuzione, sia la procedura che il contribuente dovrebbe seguire per chiedere la proroga.

Il ruolo di responsabile della conservazione dovrà essere svolto dal contribuente

Nell’offrire il servizio di conservazione digitale, l’Agenzia delle Entrate si avvale del sistema di conservazione fornito da Sogei Spa, che prevede che il ruolo di responsabile della conservazione debba essere svolto dal contribuente, mentre all’interno dell’Agenzia delle Entrate sono già stati individuati il responsabile del servizio di conservazione, il responsabile sicurezza dei sistemi per la conservazione, e il responsabile esterno trattamento dati personali.

Esibizione dei documenti conservati entro 48 ore

È sempre possibile per il contribuente accedere al sistema di conservazione ed esportare i documenti conservati tramite produzione di un pacchetto di  distribuzione contenente le fatture elettroniche da esibire, e che sarà reso disponibile per il download nell’area riservata entro 48 ore dalla richiesta (esclusi i giorni festivi), e dove vi rimarrà per almeno 20 giorni.

È utile rilevare che il sistema di conservazione accetta richieste di esibizione solo a fronte di una delle seguenti motivazioni:

• accertamento da parte delle autorità preposte (e.g. Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, INPS, oppure altro Ente);
• accertamento da organi di controllo contabile;
• richiesta per documentazione procedimenti giudiziari.

Sogei Spa non è un conservatore accreditato

A oggi Sogei Spa non è un conservatore accreditato secondo le disposizioni di cui al all’art.44-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82.

In conclusione, il servizio gratuito di conservazione fornito dall’Agenzia delle Entrate dal 1° luglio di quest’anno, è un servizio semplice, intuitivo e benfatto, ed è stato certamente pensato per quei tanti piccoli professionisti e microimprese che sono sempre stati riluttanti alla fatturazione elettronica ma che hanno ora la possibilità di ricredersi senza alcun impegno economico. È invece un servizio da sconsigliare per quei soggetti che hanno un minimo di organizzazione, come le grandi imprese, le PMI, e gli studi dei Commercialisti, ove i veri vantaggi e benefici non sono legati alla mera conservazione digitale ma bensì alla gestione elettronica dell’intero ciclo di vita dei documenti.
Un’ultima considerazione va rivolta ai colleghi Commercialisti che non si sono ancora decisi a offrire ai clienti servizi di fatturazione elettronica e conservazione digitale, dato che l’iniziativa dell’Agenzia delle Entrate potrebbe da una parte instaurare un nuovo rapporto fiduciario direttamente con il contribuente, e dall’altra mettere a rischio lo storico ruolo di “intermediario” che da sempre contraddistingue la nostra categoria.