Cosa fare se la fattura elettronica di acquisto non è corretta – I parte

Non è infrequente ricevere dal Sistema Di Interscambio (SDI) fatture elettroniche che presentano delle inesattezze, a volte insignificanti altre volte ben più serie, così come non è infrequente vedere che a fronte di una medesima inesattezza vi è un addetto che si comporta in un modo, ed un altro addetto in un tutt’altro modo.

È quindi certamente utile per le aziende dotarsi di un documento interno, denominato per esempio “Procedure per la gestione dei processi di fatturazione”, riportante appunto le procedure che l’azienda ha deciso di adottare nel gestire i processi di fatturazione attivi e passivi, e dove un capitolo sarà dedicato alla gestione delle inesattezze e degli errori contenuti nelle fatture elettroniche di acquisto pervenute da SDI.

Come più volte rilevato, sia in questa rubrica che in altre circostanze, quando si gestiscono processi in modalità digitale, è sempre opportuno standardizzarli quanto più possibile e quindi nella sostanza definire e formalizzare le procedure, e ciò implica definire le diverse casistiche nel gestire le inesattezze e gli errori contenuti nelle fatture elettroniche passive.

Prima di analizzare le procedure adottabili nel gestire le inesattezze e gli errori presenti nelle fatture elettroniche di acquisto, è necessario soffermarsi su tre importanti aspetti: i dati obbligatori contenuti nelle fatture, quando emettere le note di variazione, definizione di inesattezza e di errore.

• I dati obbligatori contenuti nelle fatture

Innanzitutto è necessario ricordare quali sono i dati che obbligatoriamente devono essere presenti nelle fatture, siano esse cartacee che elettroniche, così come disciplinato dall’art.21 secondo comma del DPR 63/72, ed in particolare:

1. la data di emissione;
2. il numero progressivo che la identifichi in modo univoco;
3. ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore;
4. numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore;
5. ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente;
6. numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente, mentre nel caso in cui non agisce nell’esercizio d’impresa, arte o professione, codice fiscale;
7. natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;
8. corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile;
9. corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
10. aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro;

• Quando emettere le note di variazione

È utile rammentare quando vi è l’obbligo di emettere le note di variazione secondo le disposizioni di cui all’art.26 primo e secondo comma del DPR 633/72, ed in particolare:

“1. Le disposizioni degli articoli 21 e seguenti devono essere osservate, in relazione al maggiore ammontare, tutte le volte che successivamente all’ emissione della fattura o alla registrazione di cui agli articoli 23 e 24 l’ammontare imponibile di un’operazione o quello della relativa imposta viene ad aumentare per qualsiasi motivo, compresa la rettifica di inesattezze della fatturazione o della registrazione.

2. Se un’operazione per la quale sia stata emessa fattura, successivamente alla registrazione di cui agli articoli 23 e 24, viene meno in tutto o in parte, o se ne riduce l’ammontare imponibile, in conseguenza di dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e simili o per mancato pagamento in tutto o in parte a causa di procedure concorsuali o di procedure esecutive individuali rimaste infruttuose o a seguito di un accordo di ristrutturazione dei debiti omologato ai sensi dell’articolo 182-bis del regio decreto 16 marzo 1942, n. 267, ovvero di un piano attestato ai sensi dell’articolo 67, terzo comma, lettera d), del medesimo regio decreto n. 267 del 1942, pubblicato nel registro delle imprese o in conseguenza dell’applicazione di abbuoni o sconti previsti contrattualmente, il cedente del bene o prestatore del servizio ha diritto di portare in detrazione ai sensi dell’articolo 19 l’imposta corrispondente alla variazione, registrandola a norma dell’articolo 25”.

Nella sostanza quindi, con riferimento alle variazioni in aumento o in diminuzione, possiamo stabilire che:

1. Le variazioni in aumento dell’imponibile o dell’imposta sono obbligatorie, e quindi sarà necessario emettere una fattura riportante il maggior importo o la maggiore imposta richiamando la fattura originaria, come per esempio nei casi di:
   – omessa indicazione in fattura di alcune operazioni da assoggettare ad Iva;
   – omessa indicazione in fattura dell’Iva con riguardo ad operazioni da assoggettate al tributo;
   – applicazione di un’aliquota Iva inferiore rispetto a quella prevista dalla normativa;
2. Le variazioni in riduzione dell’imponibile o dell’imposta sono facoltative, dato appunto che per il soggetto passivo la possibilità di recuperare la maggiore imposta è una mera “facoltà”.

• Definizione di inesattezza e di errore

È utile poi affrontare l’aspetto semantico dei termini che andremo ad utilizzare, ed in particolare:

1. inesattezza, inteso come “mancanza di precisione, di esattezza” (Lo Zingarelli), come per esempio riportare in fattura la denominazione Rossi Srl anziché Rossi Valvole Srl;
2. errore, inteso come “falsa rappresentazione della realtà” (Lo Zingarelli), come per esempio riportare nel campo <Descrizione> “Cessione di formaggio Grana Padano” anziché “Cessione di formaggio Parmigiano Reggiano”.