Cosa fare se la Pubblica Amministrazione rifiuta una fattura elettronica – I parte
Le imprese ed i professionisti che trasmettono fatture elettroniche alla PA, nei 15 giorni successivi spesso si vedono rifiutate le suddette fatture. In questo articolo verranno analizzati i diversi comportamenti lato PA e le diverse soluzioni adottabili dai fornitori per rettificare le fatture elettroniche rifiutate.
Prima di procedere ad analizzare le diverse soluzioni percorribili dal fornitore che ha ricevuto dal cliente PA, tramite il sistema di interscambio (SDI), una “Notifica di esito cedente/prestatore” di rifiuto, vanno rilevati almeno 10 importanti aspetti che impattano sul comportamento che dovrà tenere il fornitore:
- la fattura elettronica che il fornitore trasmette alla PA tramite il sistema di interscambio (SDI), si considera emessa solo a seguito della ricezione della “Ricevuta di consegna” oppure della “Notifica di mancata consegna”, diversamente, in caso cioè di ricezione della “Notifica di scarto” (che significa che la fattura elettronica non è mai giunta alla PA), la fattura elettronica si considera fiscalmente non emessa;
- la “Notifica di esito cessionario/committente”, che potrà essere di accettazione oppure di rifiuto, può essere emessa dalla PA nei 15 giorni successivi dalla ricezione della fattura elettronica (il fornitore riceverà dallo SDI una “Notifica di esito cedente/prestatore”).Se decorsi i suddetti 15 giorni la PA non si esprime (accettando o rifiutando la fattura), lo SDI invierà ad entrambi i soggetti (fornitore e PA) una “Notifica decorrenza termini”, a significare che le parti non potranno più scambiarsi messaggi tramite lo SDI;
- l’emissione da parte della PA della “Notifica di esito cessionario/committente” di accettazione, significa che il controllo di “coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile” ha dato esito positivo, cioè la fattura elettronica “sembrerebbe” corretta.Questo non significa che la fattura verrà pagata, dato che è necessaria la successiva fase della “liquidazione”, così come per esempio riportato all’art.184 del DLgs 267/2000 (TU delle leggi sull’ordinamento degli enti locali), ove testualmente recita che: “La liquidazione costituisce la successiva fase del procedimento di spesa attraverso la quale, in base ai documenti ed ai titoli atti a comprovare il diritto acquisito del creditore, si determina la somma certa e liquida da pagare nei limiti dell’ammontare dell’impegno definitivo assunto”;
- nell’ambito dei controlli eseguiti dallo SDI sulle fatture elettroniche ricevute, vi è anche la verifica dell’anno della data fattura e del numero di fattura, e se il fornitore trasmette una fattura riportante lo stesso anno e lo stesso numero di una fattura precedentemente trasmessa, la fattura verrà scartata ad eccezione dei casi in cui sia stata emessa una “notifica di scarto”, una “notifica di file non recapitabile”, oppure una “Notifica di esito cedente/prestatore” di rifiuto;
- la “Notifica di esito cessionario/committente” (di accettazione oppure di rifiuto), presenta un campo denominato descrizione, ove è possibile inserire delle note per un massimo di 255 caratteri, che la PA dovrebbe utilizzare per comunicare in modo chiaro ed efficace con i fornitori, indicando in caso di rifiuto almeno i seguenti 2 aspetti:a- il motivo esatto del rifiuto (e.g. “CIG non presente”);
b- il comportamento richiesto al fornitore per rettificare la fattura rifiutata (e.g ”riemettere la sola fattura corretta”); - la piattaforma di certificazione dei crediti (PCC) rileva i diversi stati della fattura elettronica trasmessa alla PA (la PCC è consultabile al sito http://certificazionecrediti.mef.gov.it ), ed in caso di emissione da parte della PA di una “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto, in PCC lo stato della fattura diventerà “RESPINTA”.Va aggiunto che le PA di cui all’art.1 comma 2 del D. Lgs 165/2001, hanno altresì l’obbligo di istituire il registro unico delle fatture (RUF) e di registrarle entro 10 giorni dal ricevimento, evidenziando che a norma dell’art.42 del DL 66/2004 “Il registro delle fatture costituisce parte integrante del sistema informativo contabile”;
- la verifica di “coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile” che la PA può eseguire nei 15 giorni di calendario dalla ricezione della fattura elettronica, non è un obbligo, e quindi lato PA ci potranno essere almeno 3 diversi comportamenti:
• la PA ha stabilito che emetterà sempre una “Notifica di esito cessionario/committente”, che potrà essere di accettazione oppure di rifiuto;
• la PA ha stabilito che emetterà la sola “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto (non quindi di accettazione), perché così facendo riuscirà a comunicare al fornitore le incoerenze e le irregolarità emerse in fase di controllo del documento ed al contempo aggiornare la PCC;
• la PA ha stabilito che non emetterà la “Notifica di esito cessionario/committente”, perché per esempio non è in grado di poter verificare la regolarità del documento contabile nei 15 giorni dalla ricezione della fattura elettronica; - la verifica di “coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile” che la PA può eseguire nei 15 giorni di calendario dalla ricezione della fattura elettronica, può essere svolta da più addetti e da più uffici. La modalità con cui viene eseguita dipende sia dal livello di informatizzazione della PA sia dai diversi sistemi impiegati (protocollo informatico, registro unico delle fatture, sistema contabile, etc), e questi impattano inevitabilmente sull’operatività e sul comportamento che la PA richiederà al fornitore per sanare la fattura elettronica rifiutata, nel rispetto chiaramente delle diverse disposizioni normative. Vi sono per esempio talune PA che si sono dotate di appositi software di controllo (automatici o semi-automatici) in grado di verificare la regolarità contabile della fattura elettronica appena la fattura elettronica arriva dallo SDI ed in momento antecedente alla registrazione contabile, altre PA che per altre ragioni hanno deciso di eseguire la suddetta verifica solo dopo che la fattura è stata registrata in contabilità;
- le motivazioni che possono condurre la PA a rifiutare la fattura elettronica ricevuta, sono dovute al mancato superamento della verifica di “coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile”, ed a tal riguardo va rilevato che i dati contenuti in fattura li possiamo distinguere in almeno 3 gruppi:• dati ed informazioni richiesti dall’art.21 secondo comma del DPR 633/72 (e.g. imponibile, imposta, aliquota, natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi oggetto dell’operazione, etc);
• dati ed informazioni richiesti da altre disposizioni normative (CIG e CUP così come richiesto dall’art. 25 secondo comma del D.L. 24 aprile 2014 n.66, imposta di bollo come dal DPR 642/72, etc);
• altri dati ed informazioni (corretta compilazione del campo <DataScadenzaPagamento> dato che ha impatti sulla PCC, etc). - le eventuali rettifiche di errori contenuti nelle fatture emesse (siano esse cartacee che elettroniche), vengono eseguite tramite l’ausilio delle note di variazioni, che possono essere note:
note di variazione in aumento (note di addebito): l’art.26 primo comma del DPR 633/72 prevede che se successivamente all’emissione o alla registrazione della fattura si verifica un aumento dell’imponibile dell’operazione o quello della relativa imposta, “deve” essere emessa una nota di variazione in aumento (nota di addebito), ed è il caso per esempio in cui si era emessa una fattura con aliquota Iva del 10% anziché del 22%, oppure si sono omesse in fattura alcune operazioni imponibili;
note di variazione in diminuzione (note di accredito): l’art.26 secondo e terzo del DPR 633/72 prevedono che se successivamente all’emissione e registrazione della fattura viene meno in tutto o in parte, o se ne riduce l’ imponibile (e.g. dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione, etc), il cedente/prestatore “può” emettere una nota di variazione in diminuzione (nota di accredito), ed è il caso per esempio in cui si era emessa una fattura con aliquota Iva del 22% anziché del 10%.
Le disposizioni di cui all’art. 26 del DPR 633/72, così come recita lo stesso articolo, si applicano solo nei casi in cui vi è una “Variazioni dell’imponibile o dell’imposta”, e quindi è necessario capire come comportarsi quando per esempio la PA rifiuta la fattura elettronica per errori non riconducili a variazioni dell’imponibile o dell’imposta, come per esempio manca il CIG (tranne chiaramente i casi di esclusione), oppure la descrizione dei beni acquistati non è corretta, oppure il numero della fattura è sbagliato, etc. Diversamente infatti dalle fatture cartacee in cui, previo accordo tra le parti, era sempre possibile correggere taluni errori formali contenuti in fattura (purchè “le parole cancellate siano leggibili”), con le fatture elettroniche questo non è possibile, e considerando i diversi impatti che questo comporta, è necessario capire come si dovrà comportare il fornitore.
