Il deposito di allegati non “standard”

Caratteristica peculiare del deposito telematico nell’ambito del Processo Civile è certamente quella della tipologia di documenti producibili attraverso strumenti digitali. Mentre, infatti, nell’era del deposito cartaceo le produzioni in Giudizio potevano avere ad oggetto, non solo qualunque tipologia di documento ma anche qualsivoglia categoria di oggetto, lo stesso non potrà dirsi per l’odierno Processo Civile Telematico.

I sistemi informatici del Ministero di Giustizia, infatti, non accetteranno automaticamente qualunque formato di file prodotto dall’Avvocato depositante, ma unicamente quelli espressamente previsti dall’art. 13 del Provvedimento 16 aprile 2014:

• “a) .pdf;
• b) .rtf;
• c) .txt;
• d) .jpg;
• e) .gif;
• f) .tiff;
• g) .xml.
• h) .eml, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti.
• i) .msg, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a ad h.

2. È consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente:

• a. .zip
• b. .rar
• c. .arj.

3. Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.”

Tale elencazione è di fatto impossibile da disattendere, non tanto per specifiche nullità previste dalla normativa di riferimento (ricordo che il provvedimento 16 aprile 2014 è stato emanato in attuazione del Decreto Ministeriale 44/2011) ma per lo sbarramento posto dai controlli automatici del “Sistema Giustizia”.

In caso di allegazione di un documento recante un’estensione diversa da quelle proposte, infatti, il sistema restituirà un errore nella terza PEC. Oltre a ciò, in ogni caso, la stragrande maggioranza dei redattori oggi sul mercato, impedisce qualunque allegazione documentale di file non rientranti nel sopra citato art. 13.

Analizziamo però singolarmente le tipologie di file ammesse dal sistema:

1. file di tipo testuale – .pdf .rtf .txt
2. file di tipo immagine (utilizzabili non solo per fotografie ma anche per scansioni):  .jpg; .gif; .tiff
3. file di tipo dati – .xml
4. file di tipo email – .eml .msg
5. file di tipo archivio – .zip .rar .arj

Queste 5 categorie documentali non possono, come appare logico, incorporare tutte le decine e decine di estensioni presenti in ambito informatico ma, in particolare, non ricomprendono due macro aree di produzioni probatorie, ossia, le produzioni audio e quelle video.

In tantissimi casi, infatti, si rende necessario produrre in giudizio una video ripresa oppure una registrazione audio, che però – stando all’elenco dell’art. 13 specifiche tecniche 16 aprile 2014 – non sarà possibile produrre se non utilizzando delle procedure specifiche.

Una delle due vie possibili per la produzioni di file audio o video (ad esempio .mp3 .avi . mpeg etc…) è quella dell’utilizzo di un archivio compresso. Come sopra detto, infatti, fra le tipologie di documento oggi producibili telematicamente sono presenti ben 3 estensioni associabili ad archivi compressi: zip, rar ed arj.

Inserendo, quindi, la registrazione audio/video all’interno di un archivio zip – per esempio – i controlli automatici ministeriali non rileveranno il formato di file non aderente alle specifiche e permetteranno alla busta telematica di essere correttamente accettata dal personale di cancelleria.

Seconda strada, invece, è quella della richiesta di autorizzazione al deposito “fisico” diretta al Magistrato titolare della procedura. A seguito di specifica autorizzazione, infatti, basterà inserire il file in un CD o in un DVD (si sconsiglia l’uso di chiavette USB poiché modificabili nel contenuto, ciò a differenza dei supporti ottici) e procedere alla produzione in Giudizio. Delle due soluzioni proposte, almeno sulla carta, in realtà è percorribile unicamente la seconda.

Per quanto riguarda la prima, infatti, non solo rappresenterebbe un modo per aggirare i controlli automatici del ministero ma, a tutti gli effetti, comporterebbe una violazione dell’art. 12 del Decreto Ministeriale 44/2011. L’articolo in questione, richiamando le specifiche tecniche 16 aprile 2014 emesse ex art. 34 del medesimo Decreto Ministeriale, stabilisce infatti non solo che “i documenti informatici allegati all’atto del processo sono privi di elementi attivi e hanno i formati previsti dalle specifiche tecniche” ma anche che “è consentito l’utilizzo dei formati compressi, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 34, purché contenenti solo file nei formati previsti dal comma precedente”, rendendo di fatto contra legem il ricorso all’utilizzo dei file zip, rar e arj per veicolare file di tipo diverso da quelli inseriti all’interno dell’elenco di cui all’art. 13.

Unica via percorribile, come detto, rimarrà quella della richiesta di specifica autorizzazione al Giudice che però, vi è da specificarlo, ancora una volta il nostro legislatore ha omesso di prevedere espressamente. L’unico riferimento che il Decreto Legge 179/2012 fa alla possibilità di deposito “con modalità non telematiche”, infatti, è quello inserito all’interno dell’art. 16bis comma 8 (Art. 16 comma 8 D.L. 179/2012: “Fermo quanto disposto al comma 4, secondo periodo, il giudice può autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti di cui ai commi che precedono con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti.”) che prevede la possibilità per il Giudice di autorizzare tale tipologia di deposito unicamente “quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti”.

In aiuto, poi, non viene nemmeno il successivo comma 9 del medesimo articolo (Art. 16 comma 9 D.L. 179/2012: “Il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche. Fatto salvo quanto previsto dal periodo precedente, con decreto non avente natura regolamentare il Ministro della giustizia stabilisce misure organizzative per l’acquisizione anche di copia cartacea degli atti depositati con modalità telematiche nonché per la riproduzione su supporto analogico degli atti depositati con le predette modalità, nonché per la gestione e la conservazione delle predette copie cartacee. Con il medesimo decreto sono altresì stabilite le misure organizzative per la gestione e la conservazione degli atti depositati su supporto cartaceo a norma dei commi 4 e 8, nonché ai sensi del periodo precedente”) che, pur prevedendo la possibilità per il Magistrato di autorizzare il deposito non telematico per ragioni specifiche, limita tale facoltà alla “copia cartacea di singoli atti e documenti”, lasciando di fatto fuori le produzioni su supporti digitali, ottici o di altra tipologia.

Logico che, in ogni caso, il potere dispositivo del Giudice all’interno del procedimento sarà talmente ampio da poter autorizzare senza problemi il deposito dei supporti in oggetto ma, in ogni caso, è auspicabile un intervento normativo volto: o ad ampliare l’elencazione prevista dall’art. 13 delle specifiche tecniche 16 aprile 2014 o, in alternativa, a permettere specificatamente al Magistrato l’autorizzazione al deposito non telematico di qualsivoglia tipologia di produzione probatoria.