Il lato digitale delle Risorse Umane.
Chi si occupa di gestione del personale, ha da sempre una priorità: ottimizzare i processi legati alla singola risorsa. I processi aziendali in ambito HR sono molti: dall’inserimento nell’organizzazione, alla formazione, sino alla gestione dei documenti connessi alla singola risorsa .
Tutti questi processi se resi digitali, possono diventare un vantaggio strategico per l’organizzazione, infatti mediante la trasformazione digitale, è possibile innescare un circolo virtuoso che può contribuire ad aumentare o a creare un valore d’impresa.
Digitalizzare l’ufficio HR, non è un processo che si esaurisce in pochi elementi. Digitalizzare, significa realizzare una serie di workflow automatici in grado di sostituire le attività ripetitive (e a scarso valore aggiunto) in carico agli operatori, come la produzione e la fascicolazione dei documenti di ogni dipendente, o la richiesta ed approvazione ferie e permessi. Proprio con riferimento a quest’ultimo aspetto, ricordiamo come la definizione di appositi flussi renda possibile ad ogni dipendente effettuare la richiesta di ferie, permessi o altro, in assoluta autonomia. Il relativo responsabile approva, o rifiuta, la richiesta con un semplice clic; mentre i flussi automatici si occupano di tutto il resto, dall’avvisare gli uffici di competenza, alla registrazione delle assenze, sino alla creazione dei report periodici, e all’alimentazione automatica del calendario delle presenze.
Enormi vantaggi per l’organizzazione passano anche attraverso la digitalizzazione dei documenti: ottimizzare il processo di gestione dei documenti oggi passa attraverso l’archiviazione digitale, la conservazione e la condivisione tramite web .
Proviamo a individuare quali sono i vantaggi che derivano da una gestione digitale piuttosto che cartacea dei documenti delle risorse aziendali.
In ordine:
- Riduzione dei costi in termini di carta, manutenzione apparecchiature di stampa e di spazio fisico occupato.
- Riduzione dei costi del personale (tempi necessari per la produzione cartacea, tempi di consegna dei documenti).
- Aumento della sicurezza sui dati.
- Benefici per l’ambiente.
In particolare esistono due tipologie di documenti:
- documenti che nascono come digitali e,
- documenti cartacei che il più delle volte richiedono la firma del dipendente.
Il processo che prevede la gestione dei documenti creati digitalmente è ottimizzato con l’utilizzo di una soluzione gestionale che, generando direttamente il documento, é in grado di inserirlo nella gestione documentale integrata, attribuendo l’indicizzazione necessaria ai fini della ricerca. La gestione digitale completa del documento, consente di ridurre i tempi di gestione, e nel complesso un risparmio oggettivo sul processo.
Anche i documenti che prevedono per ricevuta e/o accettazione la firma da parte del dipendente, possono essere informatizzati attraverso una soluzione composta da una procedura di firma elettronica ed un software di gestione documentale che ne permetta l’archiviazione. Ricordiamo che, i documenti che ad oggi sono firmati da una risorsa già inserita nel contesto aziendale o da un semplice candidato sono davvero molti: da quelli per la privacy a quelli per la formazione, passando da tutti i documenti necessari per la gestione della qualità.
Non dimentichiamo però che per la digitalizzazione delle risorse umane, come prima cosa è necessario integrare le più moderne tecnologie digitali con un nuovo approccio gestionale ed anche una nuova mentalità. L’innovazione digitale, consente di ottenere informazioni strutturate , consente di identificare i potenziali elementi oggetto di miglioramento e determina un più rapido e facile raggiungimento degli obiettivi.
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Monica Camera – Marketing di prodotto JOB in Sistemi S.p.A.
