Risoluzione 46e: importanti novità su conservazione digitale e protocollazione fatture
Con la pubblicazione il 10 aprile scorso della risoluzione n. 46, l’Agenzia delle Entrate è intervenuta a confermare e dare nuove indicazioni su taluni aspetti in ambito conservazione digitale dei documenti fiscali, ed in particolare è intervenuta su almeno 4 punti:
- conservazione digitale delle fatture di acquisto pervenute telematicamente;
- protocollazione Iva delle fatture di acquisto tramite il protocollo di entrate;
- termine di conservazione con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare
- termine di conservazione con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare
? Conservazione digitale delle fatture di acquisto pervenute telematicamente
La principale novità contenuta nella risoluzione 46/E, è di certo la possibilità, nell’ambito di un processo di conservazione digitale, di non stampare più le fatture pervenute telematicamente in formato elettronico (e.g. fatture in formato PDF pervenute tramite email), anche se le stesse non sono “fatture elettroniche” così come definite dall’art.21 del DPR 633/72.
Le ragioni di questa apertura da parte dell’Agenzia delle Entrate sono da ricercarsi nella circostanza che mentre il precedente DMEF 23 gennaio 2004 all’art.3 primo comma contemplava che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari dovevano garantire l’autenticità e l’integrità tramite l’apposizione della firma digitale, l’art. 1 del nuovo DMEF 17 giugno 2014 richiama le definizioni contenute nel decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (CAD), ove viene stabilito che con documento informatico si intende “il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
A tal riguardo, la risoluzione 46/E riporta testualmente che “posto che il documento di cui si discute, ricevuto in formato elettronico, è da ritenersi comunque “informatico” – sia nell’ipotesi in cui il documento “digitale” cui fa riferimento l’istante sia una “fattura elettronica” sin dall’origine, sia nel caso si tratti di un documento creato e/o inviato con strumenti elettronici (ma non anche “fattura elettronica”) – non sarà necessario procedere alla sua stampa”.
Nella sostanza quindi, è ammissibile adottare un processo di conservazione digitale che prevede la ricezione delle fatture di acquisto tramite email in formato per esempio PDF, e senza che le stesse siano stampate, provvedere periodicamente alla loro conservazione digitale secondo le disposizioni di cui all’art.4 del DMEF 17 giugno 2014, e quindi apposizione della firma digitale sul singolo file della fattura PDF e con successiva chiusura del processo di conservazione digitale apponendo firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale all’indice del pacchetto di archiviazione in formato SInCRO.
? Protocollazione iva delle fatture di acquisto tramite il protocollo di entrate
L’art.25 del DPR 633/72 richiede che “Il contribuente deve numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione, comprese quelle emesse a norma del secondo comma dell’articolo 17 e deve annotarle in apposito registro anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale, nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta”.
Con specifico riferimento alla protocollazione IVA delle fatture di acquisto, la risoluzione 46/E richiama la risoluzione del Ministero delle Finanze n.153 del 10 ottobre 2000 che aveva ammesso la possibilità di gestire anche in modalità elettronica il suddetto processo, prevedendo una procedura in cui il numero di protocollo apposto sulle fatture (quello apposto al momento della ricezione delle fatture) può anche non coincidere con il numero progressivo IVA di registrazione (quello attribuito automaticamente dal sistema contabile), purchè venga istituito un registro del protocollo di arrivo ove registrare il numero di protocollo di arrivo da riportare oltre che sulle singole fatture anche nel registro IVA acquisto, e consentendo quindi di poter conservare documenti che non riportano direttamente il numero progressivo IVA di registrazione, ma il solo protocollo di arrivo.
E’ necessario però rilevare due importanti aspetti, richiamati anche dalla risoluzione 46/E, ma spesso dimenticati dalle imprese, e dai conservatori (compresi quelli accreditati):
- il numero di protocollo ed il numero progressiva IVA di registrazione devono essere entrambi annotati sia nel registro del protocollo di arrivo sia nel registro IVA;
- il registro del protocollo di arrivo deve essere tenuto e conservato secondo le disposizioni di cui all’art.39 del DPR 633/72, e quindi conservato su carta oppure in digitale secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014.
? Termine di conservazione con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare
Rilevato che l’art.4 del decreto legge 22 ottobre 2016 n.193, convertito con modificazione dalla legge 1 dicembre 2016 n.225, era intervenuto a modificare l’art.8 primo comma del DPR 22 luglio 1998 n.322 anticipando la presentazione della dichiarazione IVA a febbraio 2017, si era posto il problema di quale doveva essere il termine di conservazione delle fatture elettroniche e dei registri IVA dell’anno 2016.
Con la risoluzione 46/E, l’Agenzia delle Entrate ha individuato quale unico termine di conservazione dicembre 2017, ed infatti viene riportato che “A tal riguardo, si ricorda che, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.
? Termine di conservazione con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare
Nei casi in cui il periodo d’imposta non è coincidente con l’anno solare, il termine di conservazione dei documenti rilevanti ai fini IVA dovrà essere eseguito entro il terzo mese successivo dal termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente all’anno di riferimento.
Se quindi prendiamo a riferimento il periodo d’imposta 1 luglio 2015 – 30 giugno 2016, considerato che il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi è il 31 marzo 2017, il termine ultimo di conservazione sia dei documenti rilevanti IVA dell’anno solare 2016 che dei documenti del periodo d’imposta 1 luglio 2015 – 30 giugno 2016, sarà il 30 giugno 2017.
Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale
