Inbox e Gmail

Scopriamo insieme i segreti dei due servizi di posta elettronica per alleggerire il lavoro a piccole imprese e professionisti
 
Tutti conosciamo Gmail, il servizio di posta elettronica via web fornito da Google. Attivo definitivamente dal 2009, viene oggi utilizzato da più di un miliardo di utenti ogni mese. Le ragioni del successo di questo servizio risultano immediatamente chiare non appena si pensa che Gmail, essendo un webmail, funziona su qualsiasi tipologia di device, che sia desktop o mobile, e che si integra alla perfezione con gli altri strumenti offerti da Google.
 
Non tutti, invece, conoscono ancora Inbox, un’applicazione creata da Google che veste Gmail con un look più minimal, e gli aggiunge alcune funzioni smart e intuitive per rendere le operazioni più rapide. Questo servizio non è ancora popolare quanto la sua versione “base” perché, quando nel 2014 è stato lanciato ufficialmente, lo si poteva scaricare soltanto tramite un invito da parte di chi già ne usufruiva. Da luglio 2015, invece, Inbox è disponibile a tutti senza restrizioni.
 
Per un normale utente conoscere le funzionalità base offerte da Gmail può essere sufficiente. Il discorso è diverso per chi per lavoro deve passare molto tempo a controllare, leggere e rispondere alle mail. In questo caso avere una casella di posta elettronica bene organizzata può far risparmiare tempo ed energie.
 
Vediamo come sfruttare tutte le potenzialità meno conosciute di questi due servizi.
 
Gmail
Integrazione con tutte le app Google
Google non è solo un motore di ricerca: i prodotti che offre, per la maggior parte gratuiti, sono vari: dalle applicazioni di messaggistica alle mappe, dai documenti ai gruppi. Naturalmente, per favorire l’utilizzo da parte degli utenti del maggior numero di applicazioni, Google si preoccupa che la connessione tra i vari prodotti sia senza alcun intoppo.
Gmail, quindi, si integra alla perfezione con Google Talk, Calendar, Documenti, Picasa, Reader, Google+ e sincronizza automaticamente la rubrica dei contatti di Android.
Il consiglio, quindi, è di acquisire familiarità con questi prodotti, per utilizzare le funzionalità più utili al proprio business.
 
Etichette
Organizzare le mail può essere fondamentale se non si vuole perdere la testa tra tutte le varie conversazioni. Specialmente per i professionisti, che lavorano su diversi progetti contemporaneamente, ritrovare velocemente il messaggio importante può far risparmiare momenti preziosi. Ecco che ci vengono in aiuto gli strumenti di Gmail: grazie alle etichette è possibile marcare ogni messaggio, assegnandogli una label colorata, in modo che sia facilissimo capire l’argomento di ogni mail. Inoltre, grazie ai filtri, è possibile automatizzare questo processo e fare in modo che le mail provenienti da alcuni indirizzi specifici siano etichettate di default.
 
Gruppi
Ciò che Gmail fa completamente in automatico, invece, è raggruppare in quattro cartelle, separate dalla Posta in arrivo principale, tutte le comunicazioni che riguardano Social, Promozioni, Aggiornamenti e Forum. In Inbox, a questi gruppi si aggiungono anche Acquisti, Viaggi e Finanze.
 
Inbox
Gestures
La prima funzionalità di Inbox con l’intento di semplificazione è quella di associare due movimenti ad azioni. Scorrendo l’anteprima di una mail verso destra, infatti, quella conversazione sarà archiviata e classificata come completata. Scorrendo a sinistra, sarà possibile posticiparla, in modo che venga classificata come non letta e venga reinviata alla propria casella di posta dopo un certo tempo oppure non appena il dispositivo viene localizzato in un certo luogo.
 
Appuntare e creare promemoria
Altra funzionalità molto utile è quella di appuntare le mail più importanti: una volta che una mail avrà la spunta, farà parte di una sezione raggiungibile semplicemente toccando il simbolo del pin, presente nella barra in alto dell’applicazione. Un ottimo modo per segnarsi le mail da non dimenticare.
Inoltre, è possibile creare dei promemoria: veri e propri reminder che compariranno in alto, nella posta in arrivo, in modo da averli sempre sott’occhio.
È vero che molte funzionalità di Inbox e Gmail sono in comune, ma le due applicazioni non sono esattamente intercambiabili, ed è possibile che, abituati alle caratteristiche di un servizio, non si voglia più passare all’altro. Il consiglio è quello di capire quale filosofia si preferisce adottare: quella di Gmail, che consente di avere tutte le mail sempre sotto controllo, ma organizzate in gruppi; oppure Inbox, dove l’idea è quella di archiviare le conversazioni una volta completato il task, stimolando l’utente ad avere la posta in arrivo sgombra e libera da impegni.
 
  
 
Idee digitali è la nuova rubrica del portale Sistemiamo l’Italia, pensata con l’obiettivo di offrire agli studi professionali e alle PMI consigli utili su come utilizzare i social network e sfruttare le possibilità offerte dal web per migliorare la comunicazione digitale, apportando vantaggi alla propria professione.
A cura di Eggers 2.0.