La conservazione digitale della copia dei dichiarativi da parte dei soggetti incaricati della trasmissione

I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni, hanno l’obbligo di conservare copia delle dichiarazioni trasmesse all’Agenzia delle Entrate, e nel presente articolo andremo ad analizzare come si svolge la conservazione digitale dei suddetti documenti.
 A norma dell’art.3 terzo comma del Decreto del Presidente della Repubblica n.322 del 22 luglio 1998, sono considerati soggetti incaricati alla trasmissione delle dichiarazioni in via telematica:

• gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei ragionieri e dei periti commerciali e dei consulenti del lavoro;
• i soggetti iscritti alla data del 30 settembre 1993 nei ruoli di periti ed esperti tenuti dalle CCIAA per la sub-categoria tributi, in possesso di diploma di laurea in giurisprudenza o in economia e commercio o equipollenti o diploma di ragioneria;
• le associazioni sindacali di categoria tra imprenditori (art.32, comma 1, lettere a), b) e c), del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241), nonché quelle che associano soggetti appartenenti a minoranze etnico-linguistiche;
• i centri di assistenza fiscale (CAF) per le imprese e per i lavoratori dipendenti e pensionati;
• altri incaricati individuati con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze.

A norma poi dell’art.3 comma 9-bis: “I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, per il periodo previsto dall’articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’articolo 1, comma 1”.
In capo al soggetto incaricato della trasmissione, vi è quindi l’obbligo di conservare la copia delle dichiarazioni trasmesse, ed a tal proposito vanno subito rilevati due importanti aspetti:
1- la conservazione può svolgersi anche in modalità digitale, e trattandosi di documenti rilevanti ai fini fiscali, la suddetta conservazione dovrà svolgersi secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014 e DPCM 3 dicembre 2013;
2- la copia della dichiarazione conservata dal soggetto incaricato della trasmissione può anche non riportare la sottoscrizione del contribuente, dato che a norma della Risoluzione n.354/E del 8 agosto 2008 “Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono “anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”.
Il processo di conservazione digitale della copia dei dichiarativi eseguita dai soggetti incaricati della trasmissione, potrà svolgersi secondo i seguenti 5 principali passaggi:
? Produzione del PDF delle copie dei dichiarativi da conservare
Dopo che le dichiarazioni sono state trasmesse all’Agenzia delle Entrate da parte del soggetto incaricato della trasmissione, il software impiegato dallo studio professionale per trasmettere e gestire i dichiarativi, produrrà la copia dei dichiarativi trasmessi, generando un file per ciascun dichiarativo trasmesso. Considerato poi che l’art.3 comma 9-bis del DPR 322/98 richiede espressamente che “l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’articolo 1, comma 1”, il che significa che l’esibizione dovrà eseguirsi sumodelli conformi a quelli approvati annualmente dall’Agenzia delle Entrate, al fine di non conservare anche le diverse versioni dei fogli di stile o dei visualizzatori, è preferibile conservare direttamente la copia del dichiarativo in formato PDF (oppure PDF/A) sumodello conforme a quello approvato annualmente dall’Agenzia delle Entrate;
? Apposizione della firma digitale sulla singola copia dei dichiarativi
E’ necessario garantire la immodificabilità e la integrità dei singoli dichiarativi conservati e quindi su ciascun file, che solitamente rappresenta una singola copia della dichiarazione trasmessa, viene apposta la firma digitale necessaria a cristallizzarne il contenuto, così come richiesto dall’art.3 del DPCM 13 novembre 2014 in tema di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici.
Da rilevare che la firma digitale sulla copia della dichiarazione viene sovente apposta dopo avergli associato il numero di protocollo emesso dalla procedura Entratel a seguito della trasmissione dei file, accodando per esempio una pagina al file della copia del dichiarativo oppure sovrascrivendolo sulla prima pagina;
? Generazione dei metadati
Così come richiesto dall’allegato 5 del DPCM 3 dicembre 2013, è necessario associare alle copie dei dichiarativi da conservare, i metadati minimi richiesti, ed in particolare:
–Identificativo: identificativo univoco e persistente utile a consentirne l’identificazione;
–Data di chiusura: ad indicare il momento nel quale il documento informatico è stato reso immodificabile;
–Oggetto: utile a riassumere brevemente il contenuto del documento informatico;
–Soggetto produttore: il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico;
–Destinatario: il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico.
Oltre ai suddetti metadati, il sistema di conservazione dovrà altresì generare ed associare alla copia dei dichiarativi conservati anche i metadati necessari ad attivare le funzioni di ricerca, così come richiesto dall’art.3 primo comma lettera b) del DMEF 17 giugno 2014, come per esempio
–tipologia di dichiarativo;
–anno;
–nome e cognome oppure denominazione del contribuente;
–Codice fiscale del contribuente;
–Partita Iva del contribuente.
? Conservazione digitale
La conservazione digitale si esegue secondo le disposizioni normative di cui all’art.3 secondo comma del DMEF 17 giugno 2014, con chiusura del processo di conservazione tramite apposizione all’indice del pacchetto di archiviazione generato in formato XML secondo lo standard SInCRO, della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale. Come termine ultimo entro cui ultimare la conservazione digitale, l’art.3 terzo comma del DMEF 17 giugno 2014 richiama l’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, e quindi la conservazione dovrà svolgersi entro 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni, rilevando però che non è chiaro se si deve fare riferimento allo stesso anno in cui le dichiarazioni vengono elaborate e trasmesse (dicembre 2016 per le dichiarazioni trasmesse entro settembre 2016 e riguardanti il 2015), oppure, come nel caso delle scritture contabili, fare riferimento all’anno successivo rispetto all’anno in cui le dichiarazioni sono trasmesse (dicembre 2017 per le dichiarazioni trasmesse entro settembre 2016 e riguardanti il 2015).
Su questo punto viene in aiuto la Risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007, ove con riguardo ai CAF viene rilevato che i termini di conservazione “validi per “i libri e i registri obbligatori”, possano estendersi a tutti i documenti diversi dalle fatture – e, quindi, anche alle copie delle dichiarazioni conservate dai C.A.F.” e quindi con riferimento alle dichiarazioni elaborate e trasmesse nel corso del 2016 (anno 2015), potranno essere conservate entro dicembre 2017.
Per analogia si ritiene che la medesima tempistica possa essere estesa anche agli studi professionali, ma per semplicità operativa si suggerisce di valutare l’opportunità di ultimare la conservazione entro il medesimo anno di elaborazione e trasmissione delle dichiarazioni, dopo aver consegnato al contribuente “entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica, la dichiarazione trasmessa, redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’articolo 1, comma 1 e copia della comunicazione dell’Agenzia delle entrate di ricezione della dichiarazione”;
 ? Storage dei file
E’ necessario conservare in digitale i file inerenti le copie delle dichiarazioni trasmesse per il periodo previsto dall’art.43 del DPR 29 settembre 1973 n.600, ad oggi corrispondente al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione (termine modificato dall’art.1 della legge 28 dicembre 2015 n. 208), rilevando che anche per i suddetti documenti vi è l’art.2220 del Codice Civile che ne richiede la conservazione per dieci anni.
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale