La digitalizzazione dello studio legale: il Backup

Continuando nell’analisi delle attività da porre in essere per una corretta digitalizzazione dello studio legale, è a questo punto necessario occuparci dei sistemi di backup o – per dirla in italiano – dei sistemi di ripristino dei dati.
Partiamo dal presupposto che le esigenze di archiviazione dati dei nostri studi professionali sono radicalmente mutati nell’arco dell’ultimo quinquennio e, in particolare, dal momento dell’entrata in vigore del processo civile telematico.
Se  prima del 30 giugno 2014 il nostro PC poteva comunque essere utilizzato come una sorta di “macchina da scrivere con un video”, dopo tale data un utilizzo di questo tipo non è più né consigliabile né possibile. A mutare in modo radicale, è stata la forma dei documenti che vengono depositati in Tribunale e, di conseguenza, anche la forma del nostro fascicolo di studio che da cartaceo è oramai divenuto digitale.In passato, ad esempio, per una pratica di recupero credito l’Avvocato poteva avere nel proprio PC anche solo uno o due file (lettera di messa in mora e ricorso per decreto ingiuntivo) lasciando che tutta la documentazione a corredo del proprio atto giudiziario mantenesse la forma unicamente cartacea.
Ad oggi, invece, un ricorso monitorio necessita di tutta una serie di documenti che devono essere inseriti all’interno del nostro computer attraverso un processo di digitalizzazione (scansione);  documenti – questi – che ante 30 giugno 2014 avremmo depositato in forma analogica.
La quantità di dati che necessitiamo di archiviare sui nostri computer è quindi quintuplicata, se non – addirittura – decuplicata.Tutta questa mole di dati, in parte composta anche da documenti originali digitali, dovrà necessariamente essere oggetto di un sapiente processo di archiviazione e di backup, onde evitare perdite di dati impreviste. Ricordo che, come sussiste un obbligo per il Legale di conservare i documenti cartacei relativi alle proprie pratiche, analogo obbligo di conservazione sussiste anche per i documenti digitalizzati o nativi digitali.
Onde evitare, quindi, che la rottura dell’hard disk del nostro pc di studio causi danni irreparabili alla nostra vita professionale, analizziamo quali sono i maggiori sistemi di storage e backup dati:

• Il più semplice è certamente rappresentato dal classico hard disk esterno, sul quale è possibile salvare periodicamente i dati delle proprie pratiche di studio o, tramite software specifici, programmare backup periodici sia totali (salvataggio di tutti i dai ex novo) che incrementali (aggiornamento dei dati già salvati durante un precedente backup). Tale sistema, certamente semplice e di facile utilizzo, presta però il fianco alla fragilità dei supporti di archiviazione che, come ogni altro prodotto elettronico, sono soggetti a guasti più o meno importanti.Oltre a ciò i supporti di questo tipo sono spesso lasciati connessi al computer in modo permanente così che, in caso di sbalzi di tensione importanti, come – ad esempio – per la caduta di un fulmine, possono subire la medesima sorte del pc ai quali sono collegati, con relativi crash e perdite di dati.

• Analoga riflessione possiamo poi effettuare per il salvataggio dei dati su supporto esterno c.d. “consumabile” (cassette zip, cd, dvd, etc….) che possono presentare problematiche analoghe rispetto a quelle appena analizzate, con l’ulteriore pecca della scarsa capacità dei supporti rispetto a quella vantata dai normali hard disk removibili.

• Ad un livello di sicurezza molto superiore possiamo annoverare i sistemi di archiviazione ad hard disk multipli come i server o i NAS. Tali sistemi si basano su una pluralità di dischi contenuti all’interno di un sopporto esterno rispetto al proprio personal computer e ad esso connesso attraverso una rete creata ad hoc.Queste soluzioni, quindi, prevedono supporti che, innanzitutto, non sono direttamente interconnessi al pc oggetto di backup (in tal modo scongiurando i pericoli analizzati ai precedenti punti 1 e 2) e che hanno poi solitamente a disposizione una spazio fisico per contenere almeno 2 o 4 hard disk per il salvataggio dei dati.Tali supporti magnetici vengono solitamente configurati in mirror, ossia, in modo che si comportino da “dischi gemelli”.Due hard disk configurati in mirror, in pratica, avranno sempre il medesimo contenuto poiché saranno costantemente sincronizzati l’uno con l’altro e, in caso di rottura di uno dei due, potranno permettere il ripristino dei dati dall’altro disco rimasto integro.Un sistema “server”, quindi, è certamente la miglior soluzione per uno studio professionale completamente digitalizzato ma necessita, purtroppo, di uno sforzo economico nettamente superiore rispetto alle ipotesi sub A) e B).

•  Egualmente sicuro, almeno in termini di integrità dei dati oggetto di backup, si inserisce infine il “cloud”, ossia un servizio di archiviazione dati esterno che funziona attraverso la rete internet. Tale sistema permette di caricare i propri dati su dei server appositamente messi a disposizione dall’azienda che offre il servizio di cloud, rendendoli di fatto accessibili in qualunque parte del mondo ed attraverso qualsiasi supporto connesso ad internet. I dati salvati, quindi, potranno essere accessibili e costantemente sincronizzati su una pluralità di personal computer (ad esempio pc di casa e pc di ufficio) nonché sulla maggior parte dei dispositivi mobili come cellulari, tablet, etc….Pecca del sistema, però, è la possibile vulnerabilità dei dati ad attacchi hacker o a letture esterne, rischio che – benché remoto – non è del tutto eliminabile. Ulteriore problematica, oltretutto di particolare rilevanza per la nostra professione, è la possibile involontaria diffusione di dati sensibili contenuti nei file salvati sui supporti cloud. A tal fine segnalo le c.d. best practice elaborate dal CCBE (Consiglio degli Ordini Forensi d’Europa) nel settembre del 2012, che dovrebbero essere prese in debita considerazione dal professionista che si appresti ad utilizzare questo servizio di backup e storage. Ricordo, infine, che sarebbe in ogni caso auspicabile un aggiornamento ad hoc della nostra informativa sulla privacy, che avverta quindi il cliente che i suoi dati vengono archiviati anche attraverso servizi di questo tipo. Per garantire una maggior protezione dei dati ed un minor rischio di letture da parte di occhi indiscreti, esiste poi la possibilità di ricorrere a servizi di cloud che utilizzino la crittografia dei file in modo nativo. In tal caso, infatti, i dati subirebbero un processo di crittografazione (e quindi un vero e proprio criptaggio) prima dell’upload (caricamento) degli stessi sui server della società che offre il servizio, in tal modo il personale che si trova “all’altro capo del filo” o – comunque – un qualunque malintenzionato che riuscisse ad accedere a quei server, si troverebbe davanti a documenti illeggibili se non attraverso l’inserimento di un’apposita password atta al decriptaggio dei dati.

Un software gestionale che integri nativamente la procedura di archiviazione e conservazione è una delle soluzioni che garantisce il maggior livello di sicurezza e di performance per lo Studio Legale.
Link alle best practice del Consiglio degli Ordini Forensi d’Europa www.consiglionazionaleforense.it/site/home/pubblicazioni/studi-e-ricerche/documento6132.html
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico