La digitalizzazione dello studio legale: il salvataggio dei messaggi PEC

Dopo esserci occupati della configurazione del client di posta elettronica, dobbiamo  trattare del salvataggio dei singoli messaggi di posta all’interno delle cartelle del nostro computer. Come ho sottolineato nei precedenti articoli sul tema, la necessità di avvalersi di un programma che gestisca la posta elettronica certificata direttamente in locale è quanto mai necessario, anche al fine di salvare ad archiviare i singoli messaggi PEC.
E’ possibile,  effettuare l’archiviazione anche utilizzando la così detta “webmail”, ossia, accedendo alla pagina del proprio provider di posta attraverso la navigazione internet. Tale scelta, però, è infinitamente meno pratica rispetto all’utilizzo di un client di posta. La necessità di salvare i singoli messaggi PEC deriva direttamente dal processo di digitalizzazione del nostro studio legale. Come, infatti, per le pratiche integralmente cartacee avevamo l’abitudine di inserire all’interno del fascicolo la corrispondenza scambiata con Colleghi, così, nel nostro nuovo fascicolo digitale, non potremo non inserire i messaggi PEC che costituiscono la prova delle comunicazioni intercorse, nonché le ricevute dei nostri invii telematici.
Come avremo modo, di approfondire nel prossimo articolo di questa serie, la semplice stampa dei messaggi di posta inviati e ricevuti non consente di adempiere correttamente a quell’obbligo di conservazione documentale a cui tutti gli Avvocati sono tenuti. Per una corretta archiviazione, quindi, consiglio di creare all’interno della cartella ove risiedono i file della pratica interessata una sotto cartella dedicata alla corrispondenza e tante sotto cartelle per ciascun deposito telematico effettuato.
Qui di seguito uno schema esemplificativo:

Una volta create le cartelle di archiviazione, dovremo aprire il nostro programma di posta elettronica, selezionare il messaggio da archiviare e, a seconda del singolo client di posta, operare il salvataggio.
Preciso che la maggior parte dei software di questo tipo recano, in alto a sinistra della schermata, un pulsante denominato “File”, che consente l’accesso ad un menù nel quale è solitamente inserita la funzione “Salva”.
I file di posta dovranno obbligatoriamente essere salvati in formato “.eml” o, in alternativa, in formato “.msg”, detti formati, infatti, sono gli unici ammessi nel processo civile telematico (art. 13 comma I provvedimento 16 aprile 2014) e sono quindi gli unici idonei ad essere poi depositati in giudizio in caso di necessità.
Preciso che il 99% dei client di posta elettronica utilizza il formato “.eml”, mentre Microsoft Outlook utilizza il formato “.msg”.
Le procedura qui descritta, ci consentirà di organizzare in modo sapiente le nostre pratiche virtuali, nonché di archiviare correttamente i messaggi di posta elettronica certificata che – in tal modo – saranno anche inseriti in tutte le procedure di backup che (almeno auspicabilmente) i nostri sistemi effettueranno giornalmente in via automatica.
Un software gestionale completo , ci supporterà nello svolgimento di questa attività.
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico