La digitalizzazione dello studio legale: la PEC e la prova dell’avvenuta ricezione del messaggio

A conclusione del ciclo di articoli riguardanti le funzionalità, l’utilizzo ed il salvataggio dei messaggi di posta elettronica certificata ci occuperemo della prova dell’avvenuta ricezione (e quindi anche del corretto invio) del messaggio PEC.
Nei precedenti articoli di questo ciclo ho sottolineato la necessità di utilizzare un client di posta elettronica per gestire la propria mail certificata, nonché quella di archiviare i singoli messaggi di posta all’interno delle cartelle virtuali delle proprie pratiche.
Tali attività sono finalizzate a poter fornire idonea prova dell’avvenuto invio e ricezione di un determinato messaggio PEC, nonché – per gli invii telematici –, del tempestivo deposito degli atti giudiziari.
Contrariamente ad alcune credenze diffuse nell’ambito delle professioni forensi, la stampa di una email – ed in particolar modo di una PEC – non è un idoneo mezzo di archiviazione delle proprie comunicazioni e, certamente, non è lo strumento ideale per fornire la prova di dette comunicazioni. Fra gli studiosi di informatica giuridica, la summa divisio probabilmente più diffusa è quella fra documento analogico e documento digitale, definiti dall’art. 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale come: “la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” e come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Ciascuna delle due tipologie di documento, quindi, ha proprie peculiarità ed è portatrice di “atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, orbene, il passaggio dalla forma analogica alla forma digitale, e viceversa, può eliminare alcuni di tali “atti, fatti, o dati”, rendendo così il documento finale parzialmente difforme da quello originale.
Uno dei classici esempi che si è soliti fare in questi casi, attiene al testamento olografo redatto dal de cuius. Se volessimo richiedere una perizia calligrafa su tale documento analogico, non potremmo consegnare al perito una scannerizzazione e quindi una digitalizzazione del testamento de quo, semplicemente perché il documento scannerizzato non sarà in grado di fornire al tecnico le necessarie indicazioni relative alla pressione della penna sul foglio, alla qualità e conservazione della carta, etc…. e quindi, di fatto, il documento ottenuto mediante il processo di scannerizzazione sarà in grado di fornire solo una parte delle informazioni che il documento analogico reca con se.
Lo stesso potrà dirsi per la stampa del documento digitale poiché la stampa cartacea, e quindi il documento analogico, non sarà in grado di fornire i medesimi dati ed informazioni contenuti nel documento originale.
I file della ricevuta di accettazione e di consegna delle nostre comunicazioni via PEC, ad esempio, sono documenti digitali idonei a comprovare il corretto invio e l’effettiva ricezione del messaggio di posta, ciò in virtù di tutta una serie di elementi contenuti all’interno dei file stessi, come l’identificativo univoci del messaggio, il mittente, il destinatario, la firma digitale del certificatore che attesta l’ora di invio e di ricezione del messaggio, etc…. , mentre lo stesso non potrà dirsi per le versioni cartacee di dette ricevute, ove ogni elemento digitale (come ad esempio la firma del certificatore) verrà integralmente eliminato. Oltretutto una stampa di una mail può essere facilmente artefatta con qualsiasi programma di editing testuale e/o fotografico, ciò perché – come è ovvio – il documento cartaceo non reca con se i riferimenti digitali idonei ad attestare che quel documento era con certezza un messaggio di posta elettronica.
I principi appena enunciati hanno trovato una recente conferma giurisprudenziale nel Provvedimento 23 febbraio 2015 della Commissione Tributaria Provinciale di Grosseto che ha annullato una cartella esattoriale notificata via PEC da Equitalia poiché non era stata data prova della corretta notificazione della cartella stessa.
In sede di giudizio di opposizione, infatti, detta società aveva depositato unicamente le stampe delle ricevute di PEC e la Commissione Tributaria, a seguito di disconoscimento da parte del legale del contribuente della conformità delle stampe agli originali digitali, non le ha ritenute idonee a dar prova dell’avvenuta notificazione.
Tale precedente giurisprudenziale ci fa comprendere come sia quanto mai essenziale salvare i singoli messaggi di posta elettronica certificata all’interno del proprio computer, ciò al fine di poter dare compiutamente prova dell’avvenuto invio e ricezione della comunicazione.
A tal fine ricordo che, in virtù della norma di cui all’art. 13 comma I provvedimento 16 aprile 2014, è possibile depositare in giudizio file di tipo .eml e di tipo .msg, ossia, documenti nei classici formati di tipo email.
Ciò ci consentirà, ad esempio, di dar prova dell’avvenuta ricezione della messa in mora inviata via PEC all’interno di un ricorso per decreto ingiuntivo, oppure di comprovare l’avvenuta notificazione di un atto giudiziale inviato in proprio ex L. 53/1994.
Preciso, infine, che proprio per le notificazioni via PEC effettuate personalmente dall’Avvocato ex L. 53/1994 esiste la possibilità di dare prova cartacea dell’avvenuta notificazione, ciò in virtù del disposto dell’art. 9 comma 1bis di detta Legge: “Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato a norma dell’articolo 3-bis, l’avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell’articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
In tutti i casi in cui l’avvocato debba fornire prova della notificazione e non sia possibile fornirla con modalità telematiche, procede ai sensi del comma 1-bis.”
In virtù di tale disposizione normativa, quindi, l’Avvocato potrà fornire prova analogica dell’avvenuta notificazione digitale ma, unicamente, “Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato a norma dell’articolo 3-bis” e quindi non in ogni caso!
Dovremo, di conseguenza, far attenzione ad utilizzare tale soluzione unicamente nei casi in cui non sia possibile depositare in via telematica l’atto notificato via PEC, poiché – qualora fosse invece possibile il deposito telematico – si potrebbe ipotizzare il venir meno del potere di autentica dell’Avvocato e quindi la totale invalidità dell’attestazione di conformità redatta dallo stesso.
Ciò, come è ovvio, farebbe cadere nel nulla la piena valenza probatoria che il documento avrebbe invece avuto in presenza di una corretta attestazione di conformità.
http://www.scribd.com/doc/257740109/Commissione-Tributaria-Grosseto-Febbraio-2015
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico