Le scritture contabili devono essere conservate e non semplicemente memorizzate
Le disposizioni fiscali da anni consentono di adottare una tenuta delle scritture contabili tramite la memorizzazione dei dati nei sistemi elettronici. È possibile non conservare i suddetti dati perché comunque sono già memorizzati? In questo articolo andremo a esaminare perché è necessario adottare una conservazione digitale a norma dei suddetti dati, anche se memorizzati.
È risaputo che le scritture contabili, quali per esempio i registri Iva, il libro giornale e i mastri contabili prodotti dai sistemi informatici delle aziende a seguito della elaborazione dei dati amministrativi e contabili, devono essere correttamente tenute e conservate. Mentre con il termine “tenute” si intendono le attività di preparazione, composizione e formazione delle scritture contabili (i.e. numerazione progressiva, ordinata contabilità senza spazi in bianco e interlinee, etc), con il termine “conservate” si intendono tutte quelle attività aventi l’obiettivo di preservare la scrittura contabile per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento, e che potrà essere eseguita su carta oppure in modalità digitale.
La conservazione secondo il codice civile
L’art. 2220, primo comma, del codice civile recita che “ Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione”, mentre il terzo comma del medesimo articolo riporta che “Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”
In tema di conservazione digitale, va rilevato poi che l’art.39 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 (Codice dell’amministrazione digitale) riporta che “I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”, mentre l’art. 43 primo comma riporta che “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida”.
La conservazione secondo la normativa fiscale
L’art.22, secondo comma del DPR 600 del 29 settembre 1973, riporta testualmente che “Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie, salvo il disposto dall’art. 2457 del detto codice. Gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge.”
Da aggiungere poi che l’art.21, quinto comma, del Codice dell’amministrazione digitale, riporta che “Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell’economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie”.
Nella sostanza quindi, la conservazione digitale delle scritture contabili, sia ai fini del codice civile che delle disposizioni fiscali, DEVE essere eseguita secondo le disposizioni di cui al DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014.
Ricordato la distinzione tra i termini “tenute” e “conservate”, ed evidenziato che solo la conservazione digitale eseguita secondo le disposizioni di cui al DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014 consente di soddisfare a tutti gli effetti di legge la preservazione dei file per gli anni richiesti dalle disposizioni del codice civile e delle disposizioni fiscali, è utile soffermarsi su un aspetto che spesso è fonte di fuorviante interpretazione da parte di aziende e professionisti.
L’art. 7 del DL 357/94 riporta testualmente che :
“4-ter. A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.
4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.”
Premesso quindi che siamo nell’ambito della mera tenuta, e non quindi della conservazione delle scritture contabili, le disposizioni di cui al DL 357/94 prevedono due diverse ipotesi:
- qualora si adottino sistemi meccanografici di tenuta delle scritture contabili, è ammissibile la loro tenuta tramite i suddetti sistemi, purché siano regolarmente aggiornati e vengano stampati su carta (oppure conservati in modalità digitale) entro i tre mesi successi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni, e qualora in tale periodo vi sia un controllo oppure una ispezione, siano stampati (oppure conservati in modalità digitale) contestualmente alla richiesta avanzata da parte dell’amministrazione finanziaria;
- qualora si adottino sistemi elettronici di tenuta delle scritture contabili, è ammissibile la loro tenuta tramite i suddetti sistemi, purché siano regolarmente aggiornati e vengano stampati a seguito della richiesta avanzata da parte dell’amministrazione finanziaria ed in loro presenza.
Concludendo, non bisogna confondere la mera tenuta elettronica con la conservazione digitale, e rilevato che l’art. 2220 del codice civile prevede espressamente l’obbligo di conservazione delle scritture contabili, queste DEVONO essere conservate in modalità digitale seguendo pedissequamente le disposizioni di cui al DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014, e non semplicemente memorizzate nei sistemi elettronici.
Ricordo infine che la conservazione digitale delle scritture contabili dell’anno 2018, rilevato che il termine di trasmissione delle dichiarazioni è stato prorogato al 30 novembre 2019 (2 dicembre dato che il 30 novembre cade di sabato), dovrà essere eseguita entro il 2 marzo 2020.
