Conservazione digitale e luogo di conservazione dei documenti fiscali – I Parte

Quando è che cambia il luogo di conservazione delle scritture contabili in caso di conservazione digitale? Quale è la differenza tra depositario e conservatore? Va comunicato il luogo ove sono localizzati i server? Ed in caso di conservazione tramite servizi cloud? Vediamo in questo articolo di fare chiarezza su tutti questi aspetti, sovente trascurati, sia da aziende che da Commercialisti.
  
 
L’art.43 terzo comma del decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 (Codice dell’amministrazione digitale), riporta che i documenti informatici “sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”, e gli attuali sistemi di conservazione impiegano diverse tecnologie per preservare i bit ( i.e. bit preservation), tra cui i server, soluzioni di cloud computing, oppure servizi di housing, ed è quindi necessario dare loro una definizione e capirne le principali peculiarità.
 
? Definizione di server, housing e cloud computing

• server: è un computer che fornisce dati ad altri computer oppure ai loro utenti, e solitamente sono progettati per specifiche attività, e quindi vi sono i database server, i network server, i web server, i mail server, i print server, etc, e nella pratica è sempre possibile sapere con precisione la loro esatta localizzazione, come per esempio: server A01, rack 6, sala 1, data center Alfa Spa, Via Rossi 1, 20121, Milano;

• servizio di housing: ove un fornitore (e.g. server farm) fornisce al cliente la possibilità di collocare all’interno di speciali armadi (denominati rack) del proprio data center, server di proprietà del cliente, e dove vengono demandate alla server farm tutte le attività di manutenzione e gestione degli aspetti hardware ed infrastrutturali dei suddetti server. Anche in questo caso è sempre possibile sapere con precisione la loro esatta localizzazione, come per esempio: server A03, rack 4, sala 1, data center Alfa Spa, Via Rossi 1, 20121, Milano;

• cloud computing: è una tecnologia che consente di collegarsi tramite internet a server remoti, e di fruire di servizi on-demand e scalabili quali software (e quindi si parla si SaaS, cioè “Software as a Service”), hardware (e quindi si parla si HaaS, cioè “Hardware as a Service”), piattaforme (e quindi si parla si PaaS, cioè “Platform as a Service”), oppure intere infrastrutture (e quindi si parla si IaaS, cioè “Infrastructure as a Service”). Sul mercato esistono molte varietà di soluzioni di cloud computing da impiegare e su cui installare software di conservazione digitale oppure da utilizzare per memorizzare i bit dei documenti informatici da conservare, ma non sempre si hanno informazioni sulla esatta localizzazione dei server utilizzati per fornire il servizio, e quindi mentre in alcuni casi i contratti riportano l’esatta localizzazioni dei server, in altri casi, anche al fine di garantire una maggiore sicurezza da attacchi esterni, vengono riportate solo le città ove sono localizzati i server (e.g. Dublino, Francoforte, Londra, etc), e quindi non si ha alcuna informazione sulla loro esatta localizzazione.

 
? Definizione di tenuta e di conservazione
Mentre con il termine tenuta si intendono le attività di preparazione, composizione e formazione delle scritture contabili (i.e. numerazione progressiva e quanto contemplato all’art.2219 del codice civile: ordinata contabilità, etc), con il termine conservazione si intendono tutte quelle attività aventi l’obiettivo di preservare la scrittura contabile per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento, e cioè almeno 10 anni così come previsto dall’art.2220 primo comma del Codice civile.
Con riguardo alla tenuta delle scritture contabili, così come indicato all’art.14 del DPR 600/73 e all’art.2219 del Codice civile, questa può essere svolta direttamente dalla società o impresa, oppure essere esternalizzata a terzi soggetti professionalmente competenti ad eseguire la delicata attività di elaborazione e tenuta delle scritture contabili, quali i Commercialisti oppure idonei centri di elaborazione dati. Nell’ambito di gruppi multinazionali poi, da anni l’Agenzia delle Entrate ha ammesso la possibilità di centralizzare l’elaborazione dei dati contabili tramite l’ausilio di server localizzati presso la casa madre estera e collegati ai terminali ubicati presso la sede secondaria o la filiale italiana, purché ”i libri, i registri e i documenti contabili siano messi a disposizione contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi di controllo”.
Nella pratica quindi, la tenuta delle scritture contabili, oltre che essere eseguita direttamente dalla società o impresa, può essere affidata al Commercialista, rilevando che la suddetta attività comporta l’assunzione di specifiche responsabilità (e.g. decidere sulla detraibilità o meno dell’Iva indicata nelle fatture di acquisto, stabilire se un costo è deducibile oppure no, etc), e se vi è anche una conservazione cartacea dei documenti, sarà necessario darne comunicazione all’Agenzia delle Entrate  così come richiesto dall’art.35 secondo comma lettera d) del decreto 633/72 ove riporta che va comunicato “d) il tipo e l’oggetto dell’attività e il luogo o i luoghi in cui viene esercitata anche a mezzo di sedi secondarie, filiali, stabilimenti, succursali, negozi, depositi e simili, il luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti dal presente decreto e da altre disposizioni”.
 
Con riguardo alla conservazione delle scritture contabili, ed in particolar modo alla conservazione digitale, questa è un’attività che ha come unico obiettivo quello di preservare correttamente negli anni le scritture contabili secondo precise regole tecniche e standard internazionali, ed anche questa attività può essere  eseguita direttamente dalla società o impresa, oppure essere esternalizzata a provider quali i conservatori oppure i conservatori accreditati di cui all’art.44-bis del  decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 (Codice dell’amministrazione digitale).
Diversamente dalla tenuta, ove come detto il terzo che elabora le scritture contabili dovrà essere un professionista competente ed in grado di elaborare i dati contabili in conformità alla normativa fiscale in continua evoluzione, con riguardo alla conservazione digitale, dopo che le scritture contabili sono state “versate“ (i.e. immesse) nel sistema di conservazione realizzato in conformità alle regole tecniche stabilite dal legislatore ed agli standard internazionali dallo stesso richiamati, nella pratica è un’attività avente una prevalente componente tecnologica ed informatica, ed il cui unico obiettivo è preservare i dati memorizzati sui server per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento. Da rilevare poi che con la risoluzione dell’Agenzia delle Entrate del 25 settembre 2015 n.81, all’Amministrazione Finanziaria non interessa sapere il luogo ove sono localizzati i server su cui sono memorizzati i bit che rappresentano i documenti informatici oggetto di verifica,  ciò che è rilevante è che dalla sede del contribuente (o del depositario) vi sia la possibilità di accedere da remoto, ai documenti informatici conservati, consentendo ai verificatori di ricercarli, consultarli, ed esportarli, tramite la produzione di pacchetti di distribuzione selettivi (e.g. file . zip).
Infatti, uno dei più rilevanti cambiamenti legati alla conservazione digitale dei documenti fiscali, è la netta separazione tra luogo fisico del server ove sono memorizzati i bit che rappresentano i documenti conservati, e luogo fisico da dove è possibile consultarli (che può essere a miglia di Km di distanza), mentre con la conservazione cartacea questa separazione non c’è, e la consultazione deve necessariamente avvenire nel medesimo luogo ove sono conservati i documenti cartacei.
 
 
Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale