Conservazione digitale

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Eliminata la procedura di accreditamento dei conservatori

Quali sono le principali novità in ambito conservazione digitale contenute nel decreto legge 16 luglio 2020 n.76 ? E’ vero che la procedura di accreditamento è stata eliminata? Cosa succederà ora? In questo articolo andremo a dare una risposta a tutte queste domande.

Le principali novità in ambito conservazione digitale contenute  nel decreto legge 16 luglio 2020 n. 76, attualmente in fase di conversione in legge, sono certamente quelle contenute nell’art. 25. Il suddetto articolo infatti interviene ad eliminare la procedura di accreditamento dei conservatori, in quanto, così come testualmente riportato nel dossier allegato al DL e redatto dal servizio studi del Senato e della Camera, la Commissione europea “ha invitato l’Italia a rimuovere gli ostacoli all’esercizio dell’attività dei fornitori dei servizi di conservazione in uno Stato membro (Notification 2019/0540/I), tenuto conto che nella disciplina comunitaria, i servizi di conservazione non figurano inclusi tra quelli fiduciari qualificati, quali previsti dal Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS)”.

La nuova formulazione quindi dell’art.34 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 (CAD), così come modificata dall’art.25 del DL 16 luglio 2020 n. 76, con riguardo ai conservatori di documenti non fa più riferimento a un meccanismo di accreditamento, quanto al possesso di specifici requisiti e a criteri di fornitura del servizio di conservazione dei documenti.

L’articolo infatti interviene a stabilire che la conservazione dei documenti, nel rispetto della disciplina europea, debba uniformarsi alle linee guida contenenti le regole tecniche (una prima bozza è già stata oggetto di consultazione pubblica in novembre 2019), nonché ad un regolamento, che dovranno entrambi essere emanati dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID). Mentre le linee guida stabiliranno i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione, che i soggetti conservatori debbono possedere, il regolamento determinerà i criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, affinché sia assicurata la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.

Tornando al punto centrate della questione, è utile rammentare che i servizi fiduciari previsti dal Regolamento (UE) n. 910/2014 sono essenzialmente raggruppati in tre categorie:

  1. servizi di creazione, verifica e convalida di firme elettroniche, sigilli elettronici o validazioni temporali elettroniche, servizi elettronici di recapito certificato e certificati relativi a tali servizi;
  2. servizi di creazione, verifica e convalida di certificati di autenticazione di siti web;
  3.  servizi conservazione di firme, sigilli o certificati elettronici relativi a tali servizi

Si parla poi di “servizio fiduciario qualificato” qualora il prestatore del servizio soddisfi pienamente i requisiti stabiliti nell’art.24 del regolamento 910/2014 (eIDAS).

Con riguardo ai servizi indicati alla lettera c), cioè i servizi di conservazione delle firme e dei sigilli elettronici, la Commissione europea aveva già rilevato nel 2016 che la conservazione digitale dei documenti è cosa ben diversa rispetto alla conservazione digitale delle firme elettroniche, e quindi solo quest’ultimo servizio può essere eventualmente considerato un servizio fiduciario qualificato ex art. 34 del regolamento eIDAS. La FAQ n.4 pubblicata in data 29 febbraio 2016 sul sito istituzionale della Commissione europea, riportava infatti che: “The eIDAS Regulation sets rules for the preservation of electronic signatures, electronic seals or certificates related to trust services. Preservation is different from electronic archiving (which is NOT a trust service under eIDAS). The objectives and targets of the process will make a distinction between the two activities:

  • Preservation under eIDAS aims at guaranteeing the trustworthiness of a qualified electronic signature or qualified electronic seal through time. The technology underpinning such trust service therefore targets the electronic signature or seal;
  • Electronic archiving aims at ensuring that a document is stored in order to guarantee its integrity (and other legal features). The technology underpinning electronic archiving therefore targets the document. Electronic archiving remains the competence of Member States.

In other words, electronic archiving of documents and preservation of electronic signatures and electronic seals are different in nature, are based on different technical solutions (attached to the document or to the electronic signature/electronic seal) and differ in their finality (conservation of the document vs preservation of electronic signature/electronic seal)”.

Ma vediamo nel dettaglio le novità contenute nell’art. 25 del decreto legge 16 luglio 2020 n. 76:

Modificato l’art.14-bis del CAD

L’art.14-bis, comma 2, lettera i) del CAD, riportava che l’AgID svolgeva funzioni di vigilanza sui conservatori di documenti informatici accreditati.

La nuova formulazione prevede invece che AgID svolga funzioni di vigilanza  sui soggetti di cui all’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), dato appunto la soppressione del procedimento di accreditamento;

Modificato l’art.29 del CAD

L’art.29, rubricato “Qualificazione e accreditamento”, al secondo periodo del primo comma riportava che i soggetti che intendevano svolgere l’attività di conservatore accreditato, potevano presentare all’AgID domanda di accreditamento, secondo le modalità’ fissate dalle Linee guida.

La nuova formulazione del titolo è “Qualificazione dei fornitori di servizi”, mentre è stato soppresso il secondo periodo che prevedeva la procedura di accreditamento presso AgID;

Modificato l’art.34 del CAD

L’art.34, comma 1-bis, lettera b) del CAD, riportava che le pubbliche amministrazioni potevano procedere alla conservazione dei documenti informatici esternalizzando eventualmente il servizio a conservatori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.

La nuova formulazione prevede invece che le pubbliche amministrazioni possono esternalizzare la conservazione dei documenti informatici ad operatori che possiedono i requisiti di qualità’, sicurezza e organizzazione, nel rispetto della disciplina europea, delle linee guida di cui all’art 71 del CAD, e del regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID;

Modificato l’art.44 del CAD

L’art.44, comma 1-ter del CAD, prevedeva che il sistema di conservazione dei documenti informatici doveva assicurare, con riguardo ai documenti conservati, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.

La nuova formulazione prevede invece che le suddette garanzie devono essere assicurate dal sistema di conservazione in tutti i casi in cui la legge  prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati;

Tempistica di adozione

Fino all’adozione del regolamento e delle linee guida, in materia di conservazione dei documenti informatici si applicano le disposizioni vigenti al momento dell’entrata in vigore del decreto legge.

Si attende ora la conversione del suddetto decreto legge, per verificare la presenza di eventuali  ulteriori novità in ambito conservazione digitale.

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