La conservazione digitale delle scritture contabili dei clienti dello studio da eseguirsi entro fine anno

Le scritture contabili dei clienti dello studio professionale inerenti l’anno 2014, possono essere conservate in digitale entro fine anno. Ma quali sono le procedure da seguire e gli adempimenti? In questo articolo verranno ripercorse le diverse fasi del suddetto servizio.
 
La tenuta meccanografica delle scritture contabili dell’anno 2014, come per esempio il libro giornale, i registri IVA vendite ed acquisti, i mastri contabili, il registro dei beni ammortizzabili ed il registro di magazzino, richiede che le stesse vengano conservate entro 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali, così come previsto dall’art. 3 terzo comma del DMEF 17 giugno 2014, ove testualmente riporta che “Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489”, mentre l’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489 riporta poi che “A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”.
 
In particolare, la conservazione delle suddette scritture contabili potrà avvenire stampandole su carta, oppure conservandole in digitale tramite un processo di conservazione digitale a norma, ed in questo caso il suddetto processo lo possiamo riassumere in almeno 5 fasi:
1 – Sottoscrizione del mandato per l’affidamento del servizio di conservazione digitale
Prima di avviare il processo di conservazione digitale delle scritture contabili dei clienti dello studio, è necessario fare sottoscrivere a ciascun cliente un Mandato per l’affidamento del servizio di conservazione digitale, con il quale viene incaricato lo studio professionale ad eseguire la conservazione digitale delle scritture contabili. Il suddetto mandato, che potrà essere sottoscritto anche con firma digitale, dovrà riportare i dati del responsabile della conservazione (solitamente viene nominato lo stesso titolare dello studio professionale), ed elencare le scritture contabili che si intendono conservare in formato digitale (si suggerisce di riportare l’elenco in un allegato al mandato).
Va rilevato che il suddetto modello organizzativo, sebbene differisca da quello adottato dai conservatori accreditati (ove il responsabile della conservazione è il cliente, mentre all’interno dell’organizzazione del conservatore accreditato vi è il responsabile del servizio di conservazione), è comunque un modello valido e che può essere adottato, soprattutto nell’ambito delle PMI e delle microimprese ove è improbabile che il cliente abbia le competenze ed il know-how per svolgere un simile ruolo.
 
2 – Pagamento dell’imposta di bollo
Con riguardo alle scritture contabili, va rammentato che il libro giornale ed il libro inventari assolvono l’imposta di bollo secondo le modalità di cui all’art.6 del DMEF 17 giugno 2014, ed in particolare l’importo da versare entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio è di € 16,00 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
Con riferimento quindi al libro giornale inerente l’anno 2014, l’imposta di bollo andava versata entro il 30 aprile 2015 tramite F24 ed impiegando il codice tributo 2501.
Se il suddetto importo non era stato a suo tempo assolto, come da Risoluzione n.32/E del 23 marzo 2015 è sempre possibile adottare un ravvedimento (Art. 13 Decreto Legislativo 18 Dicembre 1997 n.472), ed in questo caso i codici tributo sono i seguenti:
– “2502” denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – art. 6, decreto 17 giugno 2014 – SANZIONI”;
– “2503” denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – art. 6, decreto 17 giugno 2014 – INTERESSI”.
 
3 – Redazione del manuale di conservazione
E’ necessario che lo studio professionale rediga il manuale di conservazione, rilevando che non sarà necessario stilare un manuale di conservazione per ciascun cliente, ma basterà stilare un unico manuale che avrà valore per tutti i clienti dello studio professionale, compreso altresì la conservazione dei documenti e degli atti di proprietà dello studio, dato appunto che il sistema di conservazione è unico.
La quasi totalità dei software di conservazione impiegati dagli studi professionali propongono già dei facsimili di manuale di conservazione, diversamente è possibile reperire una bozza di manuale di conservazione sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (www.agid.gov.it ) accedendo all’area “Accreditamento e conservatori”.
 
4 – Compilare l’apposito prospetto nel modello Unico/2015
Nel prospetto “Conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari” del modello Unico/2015, andava riportato il codice “1” a significare appunto che si è adottata una conservazione digitale.
 
5 – Processo di conservazione digitale
Entro 3 mesi dal termine ultimo di presentazione dei dichiarativi, lo studio professionale dovrà provvedere ad ultimare la conservazione digitale delle scritture contabili dei clienti, in cinque semplici passaggi:
a-Verificare la disponibilità delle marche temporali;
b-Inserire la smart-card del responsabile della conservazione nel software di conservazione;
c-Apporre su ciascun file che compone la scrittura contabile, la firma digitale ed il riferimento temporale. Su questo punto vanno rilevati almeno 2 aspetti: il libro inventari dovrà essere firmato digitalmente dall’imprenditore (art.2217 terzo comma del Codice Civile), e valutare di apporre anziché un riferimento temporale una marca temporale, così come richiesto dall’art.2215/bis del codice civile;
d-Creare il file di chiusura secondo lo standard SInCRO (Standard UNI 11386:2010);
e-Apporre al file SInCRO la firma digitale del responsabile della conservazione (solitamente il titolare dello studio professionale) e la marca temporale.
 
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale