La conservazione digitale di documenti cartacei rilevanti ai fini fiscali

La conservazione digitale di documenti cartacei rilevanti ai fini fiscali, è una procedura sempre più adottata da imprese e studi professionali, ma è sempre utile ricordare che vi sono importanti aspetti da considerare, alcuni dei quali saranno analizzati nel presente articolo.
 
La conservazione digitale di documenti rilevanti ai fini fiscali ricevuti su carta (e.g. fatture di acquisto) oppure generati dai sistemi informativi direttamente su carta (e.g. le fatture di vendita), deve svolgersi secondo le disposizioni di cui all’art.4 del DMEF 17 giugno 2014, in tema di dematerializzazione di documenti e scritture analogici, cioè cartacei.
Il processo di conservazione digitale di documenti cartacei rilevanti ai fini fiscali, è riassumibile nelle seguenti 5 principali fasi:
? Produzione delle copie per immagine su supporto informatico
La presente attività consiste nell’eseguire la scansione del documento cartaceo e nel produrre la copia per immagine su supporto informatico del documento analogico, che così come riportato dall’art.1 lettera i-ter del Decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82, viene definito come “il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto”.
Come detto, il processo di produzione della copia per immagine su supporto informatico si svolge principalmente tramite l’ausilio di scanner, ma è sempre utile ricordare che la Risoluzione n.158/E del 15 giungo 2009 ammette anche la possibilità per l’azienda o il Commercialista di impiegare per esempio lo spool nel rigenerare i documenti che si intendono conservare, purché sia in grado di garantire che “l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta”.
Da rilevare poi che oltre alla copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (cioè la semplice scansione di un documento cartaceo), vi è anche la possibilità di conservare in digitale la copia informatica di documento analogico, che a norma dell’art. 1 lettera i-bis del Decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82, corrisponde al “documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto”, come per esempio la produzione di file XML contenente i dati estratti dal documento cartaceo tramite sistema OCR (Optical Character Recognition);
 
? Firma digitale sulle copie per immagine su supporto informatico
L’art. 4 del DMEF 17 giugno 2014, richiede che il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici termini con l’apposizione della firma digitale. Trattandosi di documenti fiscali, è quindi necessario apporre ai singoli documenti informatici, che possono essere composti anche da più pagine, la firma digitale di colui che garantisce la corretta esecuzione del suddetto processo di generazione. Se quindi intendo conservare in digitale 100 fatture di acquisto pervenute su carta, dovrò produrre 100 file, per esempio in formato PDF, e su ciascun file PDF apporre una firma digitale. Non è quindi corretto, per esempio, creare un unico file PDF riportante le 100 fatture e su cui verrà apposta una sola firma digitale, oppure conservare i 100 file PDF senza che i singoli file siano firmati digitalmente;
 
? Produzione dei metadati
Così come contemplato all’allegato 5 al DPCM 3 dicembre 2013, è necessario associare ai singoli documenti informatici che si andranno a conservare, i metadati, cioè quelle informazioni utili ad identificare il documento informatico, descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, oltre che permetterne la gestione nel sistema di conservazione.
 
I metadati minimi previsti per i documenti informatici, siano essi fiscali che non fiscali, sono:

• Identificativo, cioè un identificativo univoco e persistente in grado di consentirne l’identificazione;
• Data di chiusura, che consente di comprovare quando il documento informatico è reso immodificabile, come per esempio l’impiego del riferimento temporale associato alla firma digitale;
• Oggetto, utile a riassumere il contenuto del documento informatico o comunque a chiarirne la natura;
• Soggetto produttore, ad indicare il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico;
• Destinatario, ad indicare il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico;

? Firma digitale e marca temporale sul file SInCRO
Per ultimare il processo di conservazione digitale, è necessario apporre all’indice del pacchetto di archiviazione prodotto secondo lo standard UNI 11386 SInCRO, la firma digitale del Responsabile della conservazione e la marca temporale, rilevando che trattandosi di una conservazione di documenti analogici, il suddetto processo non è soggetto ad alcun vincolo temporale, e quindi potrà essere eseguito in qualsiasi momento;
 
? Macerazione del documento cartaceo
L’art. 4 terzo comma del DMEF 17 giugno 2014, riporta testualmente che “La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi”.
In sostanza quindi, dopo che il processo di conservazione digitale si è concluso con l’apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale, l’azienda oppure il Commercialista potranno valutare l’opportunità di distruggere il documento cartaceo tramite triturazione meccanica, incenerimento negli appositi impianti, oppure immissione nelle vasche di macerazione delle cartiere.
Per fare un esempio quindi, le fatture di acquisto cartacee dell’anno 2013, scansionate nel corso del 2014, e conservate digitalmente in data 31 gennaio 2016, dal giorno successivo potranno eventualmente essere oggetto di distruzione tramite triturazione meccanica.
 
E’ sempre utile infine rammentare, che le suddette attività possono essere eseguite con soluzioni in house poste in essere dall’impresa o dal Commercialista, oppure affidare il servizio all’esterno ad operatori specializzati, come per esempio i conservatori accreditati che ad oggi risultano essere 56 ed un loro elenco è reperibile sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (www.agid.gov.it ).
 
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale