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La notifica in proprio via PEC – IV parte

La notifica in proprio via PEC – IV parte

16/03/2016
Digitalizzazione

Ormai giunti alla quarta puntata della nostra guida passo passo alla notificazione in proprio via PEC (per la precedenti sezioni rimando alla lettura di questi tre contenuti: prima parte, seconda parte, terza parte) oggi ci occuperemo della redazione del messaggio di posta elettronica certificata e del salvataggio delle ricevute PEC.

Ci eravamo lasciati al momento della redazione della relata di notificazione, e quindi con tutti i documenti pronti ad essere sottoscritti ed inseriti all’interno del messaggio di posta elettronica certificata.

Ricapitolando, in virtù del nostro caso di esempio, avremo già elaborato:

1)      scansione del verbale autorizzativo della chiamata in causa del terzo

2)      atto di citazione per chiamata del terzo in originale digitale (redatto quindi con il nostro programma di videoscrittura e salvato in PDF)

3)      eventuale scansione della procura alle liti rilasciata dal cliente (sul punto si veda la prima parte di questa guida)

4)      relata di notificazione (per la cui elaborazione si consigliava l’utilizzo dell’apposita applicazione presente sul portale “diritto pratico”)

A questo punto dovremo necessariamente passare alla fase di sottoscrizione.

Come più volte ribadito durante questa trattazione, dovranno essere obbligatoriamente sottoscritti digitalmente dal difensore solo i documenti creati ex novo come originali digitali, e di conseguenza – nel casi di specie – l’atto di citazione per chiamata in causa del terzo e la relata di notificazione (in ordine alla sottoscrizione della procura, come detto, si rimanda alle considerazioni svolte nella prima parte di questa guida).

La scansione del verbale di udienza autorizzativo della chiamata in causa, invece, non dovrà essere oggetti di sottoscrizione, poiché privo dell’attestazione di conformità.

L’attestazione de qua, infatti, sarà stata redatta (così come prescritto dal combinato disposto dell’art. 3bis L. 53/1993 e 16undecies D.L. 179/2012) all’interno della relata di notificazione che, come detto, dovrà – questa sì – essere sottoscritta digitalmente dal difensore notificante.

I documenti de quibus potranno essere alternativamente sottoscritti con firma CADES (che crea un file con estensione .p7m) o con firma PADES, tenendo però in considerazione l’effettiva intellegibilità del file finale.

Mentre, infatti, la firma PADES consente al documento sottoscritto digitalmente di mantenere l’estensione .pdf (con notevole vantaggio per il soggetto che riceverà la notificazione) la firma CADES modifica – come detto – l’estensione originaria del documento in.p7m, e sarà quindi necessario un apposito software di verifica affinché il file de quo possa essere aperto e letto dal soggetto che riceva la notifica via PEC.

Ad ogni modo, dopo aver scelto la tipologia di firma da utilizzare, potremo passare alla vera e propria sottoscrizione del documento, da effettuarsi: con un apposito software di sottoscrizione (sono reperibili in rete – fra gli altri – i programmi arubasign e dyke) oppure attraverso l’applicativo presente all’interno delle chiavette di firma digitale provviste di memoria interna.

Una volta preparata e sottoscritta la documentazione da notificare, dovremo poi provvedere alla redazione del messaggio di posta elettronica certificata.

Utilizzando il nostro client di posta elettronica predefinito o, in alternativa, accedendo alla nostra casella mail via web, dovremo innanzitutto indicare nel campo “destinatario” l’indirizzo del soggetto destinatario della notifica reperito su uno dei pubblici registri previsti dalla normativa di riferimento (per un approfondimento si veda la seconda parte di questa guida), e poi inserire nel campo “oggetto” la dicitura: “notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”, così come previsto dall’art. 3bis comma 4 della L. 53/1994.

Si consiglia di non modificare in alcun modo la dicitura de qua.

Dopo aver poi allegato tutti i documenti previamente preparati al nostro messaggio di posta elettronica certificata, potremo infine inserire un messaggio di cortesia all’interno della mail

Preciso che non è previsto alcun messaggio standard e nessun contenuto minimo da inserirsi nel corpo del messaggio, potendosi addirittura inviare una mail priva di testo all’interno di detta sezione, ma al fine di rendere più agevole l’opera di apertura e lettura dei documenti allegati al messaggio di posta – in particolare qualora si sia scelto di utilizzare la firma CADES –, consiglio vivamente di inserire un testo contenente le istruzioni base per la verifica e l’apertura dei documenti, quale – ad esempio – quello riportato di seguito:

“Trattasi di notificazione ai sensi della L. 53 del 1994.

In allegato al presente messaggio di posta elettronica certificata sono presenti i documenti oggetto di notificazione e la relata di notifica sottoscritta digitalmente.

I file in formato p7m necessitano di un apposito software per essere aperti e verificati, pertanto – qualora ne siate sprovvisti – si consiglia di utilizzare uno fra i numerosi software gratuiti reperibili sul web quali, ad esempio, quelli presenti ai link indicati di seguito:

https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php

https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0

http://vol.ca.notariato.it/

Cordiali saluti.

Avv…………..”.

Una volta inviata la mail di notificazione, nell’arco di pochi minuti riceveremo le due ricevute PEC di accettazione e – se il messaggio è stato effettivamente recapitato – di consegna.

Detti file dovranno necessariamente essere salvati sul computer del professionista in uno dei due formati ammessi nel processo civile telematico, ossia, .msg (attualmente utilizzato solo da Microsoft Outlook) oppure .eml (utilizzato da tutti gli altri client di posta elettronica).

Nel caso utilizziate un client mail per la gestione della posta elettronica (scelta caldamente consigliata) per il salvataggio in locale dei messaggi dovranno essere utilizzate le funzioni proprie del programma stesso, ad esempio, in software quali Windows live mail o Microsoft Outlook, basterà selezionare il messaggio di posta e poi cliccare in alto a sinistra su “File” e dopo su “salva” o “salva con nome, mentre qualora utilizziate Mozilla Firefox, sarà necessario cliccare con il tasto destro del mouse sul messaggio di posta e poi selezionare “salva come”.

Per un approfondimento sul punto, vi invito a visualizzare la guida realizzata dal Collega Roberto Arcella, reperibile al seguente indirizzo:

https://avvocatotelematico.wordpress.com/2015/02/17/quesiti-e-risposte-come-faccio-a-salvare-i-messaggi-di-posta-come-msg-eo-come-eml/

Il salvataggio delle ricevute della nostra notificazione via PEC, oltre ai fini di un’oculata conservazione documentale, sarà necessaria per poter dar prova dell’avvenuta notificazione.

La pratica, ahimè piuttosto diffusa, di stampare i messaggi di accettazione e consegna e di conservarli nel fascicolo cartaceo per un successivo deposito, non solo è deprecabile dal punto di vista della scarsa valenza probatoria che tali stampe potrebbero avere in giudizio ma anche in relazione alla corretta applicazione della normativa sul PCT.

Un’eventuale attestazione di conformità delle riproduzioni cartacee delle ricevute de quibus, infatti, sarebbe possibile (a norma dell’art. 9 comma 1bis della L. 53 del 1994) unicamente qualora non possa essere data prova telematica dell’avvenuta notificazione, prova telematica che – stante l’odierna generalizzata facoltà di deposito telematico per tutte le procedure esecutive e civili ordinarie dinanzi a Tribunale e Corte d’Appello – potrà in realtà essere sempre fornita, a meno che non ci si trovi dinanzi al Giudice di Pace o alla Suprema Corte di Cassazione.

Della procedura di deposito telematico dei messaggi di accettazione e consegna ci occuperemo, infine, nell’ultima parte di questa guida passo passo alla notificazione via PEC.

 

A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico.

 

 

2 Commenti

  1. enrica dice:

    Dovrei depositare telematicamente un atto di chiamata in causa del terzo notificato via pec, come procedo?

  2. Redazione di Sistemiamo l'Italia dice:

    Basterà salvare le ricevute di accettazione e consegna nella cartella della pratica e poi procedere al deposito telematico di una nota di deposito con allegate le ricevute stesse. Per maggiore fruibilità da parte del Magistrato consiglio sempre – benché non strettamente necessario – di estrapolare dalla ricevuta di consegna la relata di notifica e l’atto di citazione notificato e di inserirle, unitamente alle due ricevute PEC, all’interno della busta telematica.