Notifica di esito accettazione/rifiuto della PA: quali sono i controlli da eseguire?

Le Amministrazioni Pubbliche, dopo aver ricevuto le fatture elettroniche dal SDI, possono emettere una “Notifica di esito cessionario/committente” di accettazione oppure di rifiuto. Ma quali sono i controlli che la PA dovrebbe svolgere per verificare la regolarità contabile della fattura elettronica?
 L’allegato C (Linee guida) del DMEF 3 Aprile 2013 riporta testualmente che “La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture consente una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all’accettazione o al disconoscimento della fattura”, e quindidiventa rilevante per le amministrazioni pubbliche definire con precisione quali sono i controlli da eseguire al fine di poter verificare la “coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile” e poter eventualmente emettere una “Notifica esito cessionario/committente” di accettazione oppure di rifiuto.
I dati e le informazioni contenuti in una fattura elettronica XML trasmessa alla PA, li possiamo suddividere in almeno 3 gruppi, rilevando altresì che la suddetta verifica di “coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile” dovrebbe riguardare tutti e tre i gruppi:
1-dati ed informazioni richiesti dall’art.21 secondo comma del DPR 633/72;
2-dati ed informazioni richiesti da  altre disposizioni normative;
3-altri dati ed informazioni.

1. Dati ed informazioni richiesti dall’art.21 secondo comma del DPR 633/72.

La verifica di coerenza e regolarità del documento dovrebbe per esempio riguardare:

• ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore;
• numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore;
• ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente;
• numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente
• natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;
• corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile:
• aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro;
• etc

2. Dati ed informazioni richiesti da altre disposizioni normative.

La verifica di coerenza e regolarità del documento dovrebbe per esempio riguardare:

•  imposta di bollo (DPR 642/72), ove richiesto di indicare “SI” nel campo <BolloVirtuale> ed indicare l’importo nel campo <Importo Bollo>;
•  split payment (Art. 17 ter DPR 633/72), ove richiesto di indicare “S” nel campo <EsigibilitàIVA>;
•  reverse charge (Art. 17 sesto comma DPR 633/72), ove richiesto di indicare “N6” nel campo <Natura>;
• CIG e CUP (Art.25 del DL 66/2014), ove richiesto, se previsto, di indicare il CUP nel campo <CodiceCUP> ed il CIG nel campo <CodiceCIG>;
•  etc

3. Altri dati ed informazioni.

La verifica di coerenza e regolarità del documento dovrebbe per esempio riguardare:

• la verifica del corretto Codice Univoco dell’Ufficio, dato che la stessa PA può avere più CUU;
• la corretta compilazione del campo <ModalitàPagamento>;
• in caso di ricezione di fatture elettroniche con allegati, verificare la conformità del formato impiegato a quelli previsti dalle regole tecniche (e.g. PDF, PDF/A, TIFF, JPG, TXT, XML, etc);
•  etc

La verifica della “coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile” da parte della PA, potrebbe svolgersi anche in più fasi e da parte di più addetti, ma è chiara la necessità di impiegare procedure di controllo automatiche o semiautomatiche in grado di confrontare in modo veloce e senza ambiguità i dati contenuti nella fattura ricevuta con i dati presenti nei sistemi  informativi della PA. Diversamente, se la PA non ha alcun specifico sistema di controllo oppure di riconciliazione (evidenziando che con “riconciliazione” si intende quell’attività che consente di verificare la correttezza contabile della fattura partendo da altri documenti, come per esempio contratti, ordini e documenti di trasporto), la suddetta attività dovrebbe svolgersi a livello di registrazione contabile della fattura.
Svolta comunque la suddetta attività di controllo di regolarità del documento contabile, la PA ha la possibilità nei 15 giorni successivi dalla ricezione di adottare almeno 3 diverse soluzioni:

• emettere a fronte delle fatture elettroniche ricevute una “Notifica di esito cessionario/committente” che potrà essere di accettazione oppure di rifiuto;
• emettere a fronte delle sole fatture elettroniche non corrette una “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto (senza emettere quindi le notifiche esito di accettazione), impiegando in questo modo il canale dello SDI per comunicare al fornitore le incoerenze e le irregolarità emerse in fase di controllo di regolarità del documento;
• emettere nessuna “Notifica di esito cessionario/committente” ed in questo caso decorsi 15 giorni  lo SDI invierà ad entrambi (fornitore e PA) una “Notifica di decorrenza termini”.

Come più volte ribadito, la “Notifica di esito cessionario/committente” di accettazione non costituisce promessa di pagamento o ricognizione di debito (art.1988 del C.C.), e quindi non significa che la fattura sarà certamente pagata, ma è una semplice comunicazione trasmessa al fornitore inerente appunto la “coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile”.
Se quindi per esempio la PA ha emesso una “Notifica di esito cessionario/committente” di accettazione, e successivamente viene riscontrato che dei 12 personal computer consegnati 2 non avevano installato i software richiesti, sarà necessario sospendere il pagamento della fattura fino a quando il fornitore non avrà correttamente adempiuto alla prestazione.
Si suggerisce quindi alla PA di emettere la “Notifica di esito cessionario/committente” sia di accettazione che di rifiuto, dato che in questo modo, sfruttando il canale di comunicazione messo a disposizione dallo SDI, si comunicano al fornitore informazioni a lui utili, ma è necessario che la PA sia in grado di controllare in modo spedito le fatture elettroniche ricevute sfruttando le peculiarità del formato XML, ed abbandonando le procedure di lavorazione in uso per i documenti cartacei.
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale