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Pubblicate le linee guida AgID sulla conservazione digitale

Pubblicate le linee guida AgID sulla conservazione digitale

14/01/2016
Digitalizzazione

Pubblicate lo scorso 10 dicembre dall’Agenzia per l’Italia Digitale, le “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici”.

Il documento, che è composto da 134 pagine, illustra le procedure, le attività e le caratteristiche dei sistemi di conservazione, ed è stato stilato al fine di fornire alle amministrazioni pubbliche tutte le informazioni relative ai requisiti, ai processi, ed alle responsabilità in materia di conservazione digitale dei documenti informatici prodotti e ricevuti.

Sebbene il suddetto documento sia rivolto principalmente alle amministrazioni pubbliche, è certamente un utile strumento anche per le imprese oppure per i professionisti che intendessero approfondire tematiche inerenti la digitalizzazione dei documenti.

Si suggeriscono in particolare i seguenti capitoli:

-Capitolo 1: Il documento informatico: evoluzioni tecnologiche, normative e procedurali

-Capitolo 4: Requisiti per la conservazione a norma e termini di adeguamento dei sistemi esistenti

-Capitolo 6: Il sistema di conservazione: modelli di riferimento

 

Link: www.agid.gov.it

 

A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale

 

2 Commenti

  1. ILENIA TEZZELE dice:

    Buonasera,
    in riferimento alla conservazione elettronica abbiamo inviato da intermediari per un nostro cliente alcune fatture elettroniche nel primo trimestre 2016, a partire dal secondo trimestre il cliente a Nostra insaputa ha inviato direttamente tramite ARUBA una fattura elettronica. Per quel che riguarda la conservazione la Nostra domanda é. chi é tenuto alla conservazione ed eventualmente, si puo´cedere il pacchetto con le fatture elettroniche inviate da noi in modo che il PROVIDER ARUBA conservi anche quelle inviate da noi come intermediari?
    Grazie
    Cordiali Saluti
    ylenia

  2. Redazione di Sistemiamo l'Italia dice:

    La conservazione digitale dei documenti fiscali può essere eseguita tramite una soluzione in house, oppure può essere esternalizzata ad un conservatore, come per esempio Aruba che è altresì un conservatore accreditato. Con riguardo poi alla fattura elettronica trasmessa dal Vs cliente tramite il provider Aruba, per capire se il servizio preveda anche la conservazione digitale della fattura elettronica trasmessa, è necessario leggere attentamente il contratto di servizio, ma ritengo che il servizio di Aruba lo preveda.
    Venendo alla domanda, è certamente possibile estrarre da un sistema di conservazione documenti conservati (il processo si chiama “distribuzione”), dopodichè importarli su un altro sistema di conservazione (il processo si chiama “versamento”), ma quello che suggerisco di verificare, è appurare se il servizio acquistato dal Vs cliente da Aruba, preveda appunto la possibilità di “versare” fatture elettroniche già trasmesse da altri intermediari oppure già conservate in altri sistemi di conservazione, e se vi sono particolari vincoli o determinati oneri.
    Se ciò non fosse possibile o comunque non conveniente, dovrebbe valutare di procede al contrario, cioè estrarre dal sistema di conservazione di Aruba la fattura elettronica trasmessa ed eventualmente conservata, dopodichè importarla nel Vs sistema di conservazione, sempre però che tale procedura sia un’opzione ammessa dal Vs software.
    Infine, tenga presente che è sempre possibile impiegare più conservatori, e quindi per esempio utilizzare il conservatore A (Aruba), per talune fatture elettroniche ed il conservatore B (la Vs struttura) per altre fatture elettroniche.

    Cordiali saluti
    Umberto Zanini