Risoluzione 96/E in tema di gestione e conservazione digitale delle note spese

Pubblicata la risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 96 del 21 luglio 2017, in tema di gestione e conservazione digitale delle note spese e dei relativi giustificati sostenuti dai trasfertisti.
Il processo validato dall’Agenzia delle Entrate lo possiamo riassumere nei seguenti 10 principali passaggi:

1. Produzione dell’immagine digitale del giustificativo di spesa tramite fotografia scattata dal trasfertista con l’ausilio di un dispositivo portatile (smartphone o tablet) ove è installata l’applicazione utile alla gestione delle note spese;
2. L’immagine digitale prodotta viene identificata univocamente e trasferita via web al server che sottopone l’immagine a lettura OCR (Optical Character Recognition)  per l’estrazione dei dati utili alla compilazione della nota spese;
3. L’applicazione genera la nota spese in forma tabellare con righe numerate progressivamente ove vengono registrati i dati del singolo giustificativo e con in calce la relativa immagine;
4. Il trasfertista, tramite le proprie credenziali (ID e password), accede all’applicazione e dopo aver correttamente compilato la nota spese, provvede a firmarla con firma elettronica;
5. Sempre tramite l’applicazione, il trasfertista provvede ad inoltrare la nota spesa alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione;
6. La funzione aziendale autorizzata alla verifica delle note spese, tramite l’applicazione, provvede a controllare le diverse voci della nota spese e dei giustificativi, con possibilità di rifiutarle o modificarle;
7. Dopo che la nota spese è stata approvata, viene autorizzata al pagamento e registrata in contabilità;
8. La nota spese con tutti i giustificativi viene inoltrata al conservatore al fine di procedere con la loro conservazione digitale a norma secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014 e DPCM 3 dicembre 2013;
9. Il trasfertista, dopo che ha avuto conferma che la conservazione digitale della nota spese e dei giustificativi è stata ultimata, provvede alla distruzione dei documenti cartacei;
10. E’ sempre possibile accedere al sistema di conservazione e richiedere l’esibizione della nota spese e dei relativi giustificativi.

 
Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale