Tenuta informatica e conservazione digitale del libro giornale – III Parte

La corretta conservazione digitale del libro giornale
In tema di conservazione digitale del libro giornale, ma più in generale delle scritture contabili e dei documenti, l’art.39 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n.82 riporta testualmente che “ I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”.
Le regole tecniche richiamate dall’art.71 sono quelle in materia di sistema di conservazione di cui al DPCM 3 dicembre 2013, e quelle in materia di formazione, trasmissione, copia e duplicazione dei documenti informatici di cui al DPCM 13 novembre 2014.
Lo stesso codice civile così come le disposizioni tributarie contemplano la possibilità di conservare le scritture contabili e quindi  il libro giornale in solo formato digitale, ed  in particolare:
-l’art.2220 terzo comma del codice civile riporta testualmente che  “Le scritture e i documenti di cui presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagine, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”.
-il DMEF 17 giugno 2014 titola appunto “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai
documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”.
Prima di procedere ad analizzare come si svolge la conservazione digitale del libro giornale, è utile soffermarsi su almeno 3 importanti aspetti:
 
Il libro giornale deve essere reso leggibile
Sia l’art. 2220 del codice civile che il DMEF 17 giugno 2014, richiedono che i documenti conservati siano “resi leggibili”, e quindi si ritiene ammissibile conservare il libro giornale in formato XML, purchè venga conservato il visualizzatore oppure il foglio di stile che lo renda leggibile all’occhio umano;
 
Il libro giornale deve essere conservato con i metadati
Così come richiesto dall’allegato 5 del DPCM 3 dicembre 2013, è necessario associare al libro giornale da conservare, i metadati minimi richiesti, ed in particolare:
-Identificativo: identificativo univoco e persistente utile a consentirne l’identificazione;
-Data di chiusura: ad indicare il momento nel quale il documento informatico è stato reso immodificabile;
-Oggetto: utile a riassumere brevemente il contenuto del documento informatico;
-Soggetto produttore: il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico;
-Destinatario: il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico.
 
Il libro giornale assolve l’imposta di bollo
L’imposta di bollo sul libro giornale avente una tenuta informatica e conservato in modalità digitale si assolve secondo le disposizioni di cui all’art.6 del DMEF 17 giugno 2014, e pagando entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio tramite modello F24 € 16,00 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
Un aspetto su cui soffermarci è definire esattamente cosa si intende con “registrazione” utilizzata dal legislatore, ed a tal riguardo è utile rammentare quanto contenuto nella Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007, ” (…) per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalla righe di dettaglio. Dunque, se si guarda al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite, – nonché la registrazione della nota integrativa – mentre per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate.”
Una corretta conservazione digitale del libro giornale, conforme all’art.2220 del codice civile, al DMEF 17 giugno 2014 ed al DPCM 3 dicembre 2013, la possiamo sintetizzare nei seguenti 3 passaggi:

• generazione dell’indice del pacchetto di archiviazione secondo lo standard SInCRO (Standard UNI 11386:2010) contenente l’impronta del file del libro giornale a cui è stata apposta una firma digitale ed una marca temporale ai fini di una regolare tenuta informatica (art.2215-bis del codice civile);
• generazione dei metadati da associare al libro giornale;
• chiusura del processo di conservazione digitale del libro giornale con apposizione all’indice del pacchetto di archiviazione generato secondo lo standard SInCRO della firma digitale del responsabile della conservazione  e della marca temporale, da eseguirsi entro 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni, cioè entro il 30 dicembre dell’anno successivo (30 dicembre 2016 per il libro giornale inerente il 2015).

In conclusione
Possiamo sintetizzare che la tenuta informatica e la conservazione digitale del libro giornale si svolge secondo i seguenti 2 principali passaggi:
1° – la tenuta informatica del libro giornale conforme all’art.2215-bis del codice civile si svolge formando il file del libro giornale ed apponendo allo stesso la firma digitale e la marca temporale, entro e non oltre 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali, cioè non oltre il 30 dicembre dell’anno successivo;
2° – la conservazione digitale del libro giornale si svolge formando l’indice del pacchetto di archiviazione secondo lo standard SInCRO (che contiene l’impronta del file del libro giornale firmato e marcato ai fini di una regolare tenuta informatica) ed apponendo allo stesso la firma digitale del responsabile della conservazione ed una marca temporale.
Mentre quindi la prima firma digitale e marca temporale hanno l’obiettivo di garantire la corretta tenuta informatica, la secondo firma digitale e marca temporale, quella cioè apposta al file SInCRO, hanno l’obiettivo di garantire la corretta conservazione digitale.
E’ utile infine segnalare che spesso la firma digitale apposta al libro giornale in fase di tenuta informatica (la prima firma digitale per intenderci) non sempre viene accompagnata da una marca temporale, dato che sovente si impiega un semplice riferimento temporale, ma considerato che l’art.2215-bis del codice civile richiede espressamente una marca temporale, pur essendo il suddetto libro giornale correttamente conservato in formato digitale (dato che il file SInCRO è stato firmato digitalmente e marcato temporalmente), siamo in presenza di una tenuta informatica non in grado di attribuire al libro giornale una efficacia probatoria di cui agli artt. 2709 e 2710 del codice civile.
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale