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I riversamenti diretti e sostitutivi

I riversamenti diretti e sostitutivi

30/11/2017
Digitalizzazione

Che cosa sono i riversamenti diretti e sostitutivi? Come si eseguono? Quali sono gli aspetti di attenzione da monitorare durante il processo di riversamento? In questo articolo andremo a capire che cosa sono i riversamenti, quando devono essere svolti e soprattutto come eseguirli.

 

 

Con il termine riversamento si intende quel processo informatico che partendo dai pacchetti di distribuzione prodotti da un sistema di conservazione, consente di immetterli in un nuovo sistema di conservazione tramite l’ausilio di pacchetti di versamento.

Il DPCM 3 dicembre 2013 non interviene a definire e delineare la procedura di riversamento, ma si limita semplicemente ad indicare all’art. 14 terzo comma che “Il Responsabile della conservazione valuta l’opportunità di riversare nel nuovo sistema di conservazione gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti”, mentre l’art.7 quarto comma del DMEF 17 giugno 2014 riposta testualmente che “I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche di cui al comma 3 (da intendersi decreto 23 gennaio 2004) possono essere riversati in un sistema di conservazione elettronico tenuto in conformità delle disposizioni del presente decreto”.

 

Nella precedente deliberazione CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004 (sostituita dal DPCM 3 dicembre 2013), erano invece chiaramente individuate le seguenti due tipologie di riversamento:

“riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità”;

–  “riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica”.

 

Sebbene il DPCM 3 dicembre 2013 non contempli la procedura di riversamento dato che nella pratica è un semplice versamento in un sistema di conservazione di documenti già conservati, anche con le nuove regole tecniche nella sostanza possono esistere due diverse tipologie di riversamento:

a) riversamento diretto, quando vengono versati nel sistema di conservazione oggetti già conservati in altri sistemi senza modificare la loro sequenza di valori binari;

b) riversamento sostitutivo, quando vengono versati nel sistema di conservazione oggetti già conservati in altri sistemi modificando la loro sequenza di valori binari.

 

Prima di analizzare le due diverse procedure di riversamento, è utile soffermarsi sul concetto di  copia e duplicato informatico, e sul loro valore giuridico.

  •  Definizione di duplicato e copia

A norma dell’art.1 del decreto legislativo  7 marzo 2005 n.82 (CAD):

“i-quinquies) duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario”;

“i-quater) copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari”.

 

  • Valore giuridico dei duplicati e delle copie informatiche di documenti informatici

A norma dell’art.23-bis del CAD:

“1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71.

2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”.

  

Riversamento diretto

Il riversamento diretto è quella procedura che consente di versare in un sistema di conservazione oggetti conservati in un precedente sistema di conservazione (e quindi dallo stesso distribuiti), senza che vi sia stata alcuna modifica nella sequenza dei valori binari dei documenti, il che consiste quindi nel versare duplicati informatici di documenti precedentemente distribuiti.

E’ necessario quindi che nessun oggetto conservato (i documenti conservati oppure i metadati), abbiano subito modifiche per esempio nel formato, ed un caso molto frequente è quando un’impresa decide di sostituire il conservatore a cui ha esternalizzato il servizio, chiedendo al nuovo conservatore di prendersi in carico gli oggetti conservati dal precedente conservatore.

La procedura di riversamento diretto la possiamo riassumere nelle seguenti cinque principali fasi:

  • Produzione dei pacchetti di distribuzione (PdD) da parte del vecchio sistema di conservazione, riportante anche l’indice del PdD firmato digitalmente ed eventualmente marcato temporalmente;
  • Produzione dei pacchetti di versamento (PdV) contenenti gli oggetti conservati da immettere nel nuovo sistema di conservazione;
  • Versamento dei PdV nel nuovo sistema di conservazione;
  • Eventuale generazione di un indice del pacchetto di archiviazione (PdA) in formato SInCRO su cui apporre eventualmente la firma digitale e la marca temporale;
  • Produzione e conservazione del rapporto di versamento.

 

Riversamento sostitutivo

Il riversamento sostitutivo è quella procedura che consente di versare in un sistema di conservazione oggetti conservati in un precedente sistema di conservazione (e quindi dallo stesso distribuiti), dopo che hanno subito una modifica nella sequenza dei valori binari, il che consiste quindi nel versare copie informatiche di documenti precedentemente distribuiti.

E’ il caso per esempio di quando i documenti conservati oppure i metadati, hanno subito modifiche nel formato, ed un caso potrebbe essere quando un’impresa decide di intervenire a sostituire il formato dei documenti conservati, e passare dal formato PDF al formato XML.

 

La procedura di riversamento sostitutivo la possiamo riassumere nelle seguenti cinque principali fasi:

  • Produzione dei PdD da parte del vecchio sistema di conservazione (contenente per esempio i file in formato PDF), riportante anche l’indice del PdD firmato digitalmente ed eventualmente marcato temporalmente;
  • Produzione dei documenti nel nuovo formato (e.g. XML) con attestazione da parte del pubblico ufficiale della loro conformità all’originale così come richiesto dall’art. 23-bis del CAD, e produzione dei PdV contenenti i nuovi documenti da conservare;
  • Versamento dei PdV nel sistema di conservazione;
  • Generazione dell’indice del pacchetto di archiviazione (PdA) in formato SInCRO su cui apporre la firma digitale e la marca temporale;
  • Produzione e conservazione del rapporto di versamento.

 

 

Nella pratica i riversamenti sostitutivi sono estremamente rari, mentre molto più frequenti sono i riversamenti diretti, come per esempio quando si decide di cambiare il Commercialista a cui era stato affidato il processo di conservazione digitale dei documenti fiscali, oppure da una soluzione di conservazione digitale in house si è deciso di esternalizzare il servizio (o viceversa), e dato che spesso si celano dei costi che sovente sono tutt’altro che trascurabili, è necessario scegliere con cura se adottare una soluzione in house oppure in outsourcing, ma soprattutto il conservatore a cui esternalizzare il servizio.

 

Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale

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