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I vantaggi della digitalizzazione per gli Studi Legali – II Parte

Privacy, sicurezza e archiviazione del documento informatico obbligano il professionista ad apportare misure idonee allo loro corretta gestione; adottare un sistema di archiviazione documentale può anche essere uno strumento per migliorare l’organizzazione dello studio legale ed individuare nuove strategie di sviluppo.
I dati che dovranno essere gestiti attraverso il processo telematico rientrano nella categoria dei dati sensibili oggetto del Codice della Privacy. In particolare l’art. 34 e l’allegato B indicano gli adempimenti che il professionista è tenuto ad osservare per la loro corretta gestione. Inoltre occorre ricordare che attraverso l’introduzione del processo civile telematico gli avvocati dovranno avere a che fare, per la prima volta, con documenti digitali giuridicamente rilevanti. La normativa, quindi, impone una nuova forma di gestione delle informazioni che prevede:

Archiviazione documentale
Protezione del dato => sicurezza informatica e privacy

I vantaggi che possono scaturire da queste nuove attività sono diversi, ed in particolare:

Gestione e condivisione delle informazioni => knowledge management
Uso più razionale ed efficiente dello spazio

Per fare in modo che gli obblighi di legge portino ad un miglioramento dell’organizzazione dello studio professionale occorre dotarsi di un software di archiviazione documentale. Il software di archiviazione va scelto in funzione dell’attività principale, ovvero la creazione di un archivio digitale, ma anche in funzione di come questo archivio può essere utilizzato e valorizzato. Anche la gestione delle informazioni deve far parte della strategia dello studio legale.
Ogni documento acquisito nel sistema di archiviazione, è facilmente ricercabile da tutti i collaboratori dello studio legale e può essere messo a disposizione dei clienti qualora ce ne sia bisogno; inoltre può essere modificato mantenendo la possibilità di recuperare le versioni precedenti e conoscere quali sono gli utenti che hanno operato le modifiche sul documento stesso.
L’integrazione tra il software di archiviazione documentale ed il software di gestione dello studio legale consente l’inserimento automatico dei documenti trasmessi telematicamente nell’archivio, ciò e è particolarmente rilevante nel caso dei documenti trasmessi nell’ambito del processo civile telematico. Il professionista ha sempre a disposizione la “prova” dell’invio del documento e del suo contenuto, anche nel caso di notifiche in proprio.
La possibilità di mettere a disposizione di utenti esterni le informazioni può essere uno strumento per evitare la perdita di tempo prezioso nella ricerca delle informazioni richieste, nella maggior parte dei casi telefonicamente, ma anche un mezzo per fidelizzare i propri clienti o per una migliore gestione dei rapporti con eventuali consulenti esterni.
In base al software utilizzato, queste attività possono essere eseguite attraverso l’uso di un portale web per la condivisione dei documenti o con l’invio programmato di comunicazioni via mail. In ogni caso é essenziale la consulenza del partner tecnologico che fornisce il programma di archiviazione in modo da poter adattare le diverse funzioni alle esigenze specifiche dello studio legale.
Una buona assistenza permetterà allo studio un’evoluzione graduale senza perdere di vista gli obiettivi prefissati.
Non bisogna poi trascurare l’aspetto legato allo spazio fisico utilizzato per l’archivio cartaceo: digitalizzare i documenti permette di utilizzare questi spazi in maniera più efficiente.
In funzione di queste nuove esigenze, molte società che offrono servizi di digitalizzazione e archiviazione dei documenti cartacei si stanno specializzando nel mercato degli studi legali il che significa che il processo di digitalizzazione riguarda un sempre maggior numero di studi legali.