I vantaggi della digitalizzazione per gli Studi Legali

Finalmente si è giunti alla consapevolezza che il professionista del settore legale si trova di fronte ad un passaggio epocale: l’ingresso nell’era digitale. Per la prima volta l’avvocato dovrà gestire documenti che hanno valore legale nel loro essere digitali, qualità che perderebbero nella riproduzione cartacea.
Ad esempio un documento firmato digitalmente, una volta stampato,  diventa un semplice foglio di carta anche se,  nel suo contenuto,  presenta simboli che testimoniano la provenienza da file firmato digitalmente. Questo esempio può sembrare banale, ma nella vita pratica di un avvocato assume una grande importanza come, ad esempio, nel caso delle notifiche in proprio a mezzo pec.
Questo cambiamento è dato in particolare dalle norme che prevedono l’introduzione del processo telematico e della fattura elettronica, quindi da un obbligo di legge. Gli elementi che vanno presi in considerazione per analizzare e gestire il passaggio verso la digitalizzazione sono:
prima fase

•  Nuovi adempimenti imposti dalla normativa
• Acquisizione di competenze e strumenti per poter gestire le novità introdotte

seconda fase

• Analisi strategica di come i nuovi adempimenti modificano l’organizzazione delle attività
• Come affrontare il cambiamento per sfruttare i vantaggi della digitalizzazione.

La prima fase,  può riassumersi nel concetto: occorre obbligatoriamente adeguarsi, come?
La seconda fase: sfruttiamo i possibili vantaggi
Anche il lettore meno informatizzato, può individuare quali possono essere i vantaggi  immediati nella gestione telematica e digitalizzata delle proprie attività: parliamo innanzitutto dei temi che contraddistinguono la nostra epoca e che, nel mondo dei professionisti in particolare, sono sempre più oggetto di grande attenzione, ovvero il rapporto tra tempo, spazio e costi.
Se è vero che per inviare telematicamente un atto occorre dotarsi di una strumentazione informatica che prima non era necessaria (software, dispositivi di firma digitale, pec, ecc.) è anche vero che non occorre più recarsi in cancelleria per il deposito, attività che genera conseguenze alle quali ci si è abituati ma che verrebbero meno con l’invio telematico: recarsi fisicamente in tribunale (tempo perso negli spostamenti, costo degli stessi o costo della risorsa che viene impegnata in questa attività).
Con le adeguate dotazioni informatiche è importante sottolineare che anche gli atti depositati dalla controparte o dalla stessa cancelleria possono essere consultatitelematicamente attraverso il POLISWEB, scaricati e utilizzati per notifiche in proprio verso terzi.
La somma di tutti i micro/macro costi legati alle attività tradizionali sono superiori rispetto a quelli, sicuramente più evidenti, dell’acquisto di un software e per l’assistenza tecnica legata al suo utilizzo.
Per adeguarsi agli obblighi di legge il professionista, in questa fase iniziale, dovrà impiegare anche una parte del suo tempo.
Con l’introduzione del PCT e della fattura PA occorre:

•  utilizzare una nuova procedura per rapportarsi  con le cancellerie ed i Tribunali
•  imparare ad usare un software specifico per il deposito telematico degli atti e l’integrazione con PolisWeb.

Una volta individuato il software più affidabile e un’assistenza tecnica competente, la procedura per l’invio dell’atto telematico e per la generazione della fattura PA è semplice, intuitiva e soprattutto, molto rapida.
La digitalizzazione comporta anche vantaggi legati allo spazio fisico in cui si opera: utilizzando soluzioni software che insieme agli adempimenti relativi al PCT consentono anche una gestione documentale è possibile gestire agevolmente i documenti che vanno obbligatoriamente conservati digitalmente (file firmati digitalmente, fatture PA, ricevute telematiche di cancelleria, ecc.).
Con una corretta gestione documentale il professionista risparmia lo spazio fisico necessario all’allocazione dei documenti cartacei e contemporaneamente gestisce le informazioni in maniera ottimale.
I vantaggi che derivano da questa attività sono molti: rapidità nella ricerca, condivisione delle informazioni sia internamente allo studio legale sia esternamente (clienti o collaboratori esterni), controllo e gestione delle comunicazioni.
La possibilità di avere sempre a disposizione le informazioni consente di sviluppare efficacemente anche il lavoro in mobilità.