La digitalizzazione negli Studi Legali

La parola digitalizzazione racchiude in un unico elemento i tre concetti fondamentali che pongono le basi dello studio legale del futuro, ovvero:

• Adempimenti obbligatori per legge
• Nuova organizzazione dello studio legale
• Nuove opportunità per gli avvocati

Il “sistema giustizia” ha imposto adempimenti obbligatori che stravolgono il naturale processo di informatizzazione dello studio legale. L’introduzione del c.d. processo telematico ma anche la Fattura PA stanno mettendo gli avvocati di fronte alla necessità di trovare soluzioni per adeguarsi. Quello che è percepito dai più come un fastidioso onere in realtà porta una serie di vantaggi, alcuni evidenti e immediati come la possibilità di evitare spostamenti e lunghe attese in cancelleria, altri che necessitano di una visione strategica sul futuro della professione.
In questo viaggio verso la digitalizzazione il filo conduttore sarà l’organizzazione, o meglio la ri-organizzazione dello Studio Legale per cavalcare la rivoluzione digitale senza esserne travolti.
Attraverso l’organizzazione, quindi, si possono individuare alcuni dei vantaggi della digitalizzazione, come ad esempio:

• patrimonio informativo interno allo studio ? centralizzazione e condivisione delle informazioni ? kwoledge management;
• sistema informativo verso l’esterno creando nuovi canali di comunicazione e condivisione  con i propri clienti (accesso riservato per consultare lo stato della pratica e i documenti) ?nuove forme di gestione del cliente (CRM) e di marketing dello studio legale;
• una maggiore capacità di memoria virtuale sicuramente più ampia ma meno voluminosa rispetto a quella fisica => nuova gestione degli spazi;
• lavorare in mobilità attraverso smartphone, tablet ecc. ? maggiore controllo ed efficienza;
• gestione accurata delle attività e dei collaboratori (chi fa cosa) ?migliore gestione delle risorse umane;
• analisi dei costi/benefici di ogni singola pratica o cliente => controllo di gestione dello studio legale.

Questo è solo un esempio delle opportunità che si possono creare con una corretta gestione dello studio cogliendo l’occasione che è offerta dall’introduzione dei nuovi adempimenti obbligatori.
Siamo solo alla preistoria ma il tempo corre molto velocemente e la dotazione di strumenti tecnologici (software e hardware) idonei è il primo passo per una corretta organizzazione dello studio legale del futuro.
Prossimi argomenti:

• Quali sono i vantaggi delle digitalizzazione?
• Quali strumenti occorre avere (software e hardware)?
• Come trasformare gli obblighi in opportunità?
• Domicilio digitale
• Sicurezza informatica / privacy.
• Gli altri adempimenti oltre il PCT (fiscale, antiriciclaggio, sicurezza sul lavoro, privacy, ecc.).
• Studi legali associati o società di servizi -> controllo delle attività.
• Amministrazione dello studio legale (segretaria 2.0).
• Parliamo di .. controllo di gestione dello studio legale (costi/benefici)
• L’avvocato e l’ambiente di lavoro (lavorare in mobilità – spazio fisico e spazio virtuale -> archiviazione sostitutiva).
• Delega digitale,
• .. e  molto altro ancora.