Project Management con Trello

Un modo facile per organizzare il proprio lavoro
 
Spesso progettare i flussi di lavoro di un team si rivela una grande sfida. Coordinare e controllare l’operatività dei propri dipendenti diventa fondamentale per gestire al meglio i carichi di lavoro e porsi obiettivi misurabili e raggiungibili.
Per fortuna, oggi esistono dei software di collaborazione che permetteranno a manager e dipendenti di evitare riunioni spesso lunghe e inutili.
La più conosciuta è sicuramente Trello, una web application (compatibile con qualsiasi browser e sistema operativo), utile per organizzare le attività di un team di lavoro e avere una panoramica generale dello stato di avanzamento di tutte le attività presenti all’interno di una PMI.
Vediamo, quindi, attraverso dei semplici passaggi come sfruttare al meglio tutte le potenzialità offerte da Trello.
COME FUNZIONA TRELLO?
Prima di utilizzare Trello è necessario iscriversi collegandosi al sito ufficiale trello.com. Cliccando su “Iscriviti”, sarà possibile effettuare una veloce iscrizione dove verranno richieste alcune informazioni sull’azienda di appartenenza e sul ruolo che si ricopre. L’applicazione permette anche di effettuare l’accesso con le credenziali di Google, in questo caso occorre prestare attenzione a quale indirizzo mail si utilizza, consigliamo, infatti di utilizzare sempre l’indirizzo della mail aziendale.
Completato il processo di registrazione, si viene subito indirizzati nella propria bacheca personale in cui sono presenti di default tre liste: “Da fare”, “In Esecuzione”, “Fatto”.
Gli elementi chiave di Trello sono tre: la bacheca, le liste e le cards.
La bacheca è lo spazio che rappresenta il progetto, contiene le liste e può essere privata, pubblica o accessibile solo ad alcuni account appartenenti ad un gruppo.
Le liste sono determinate a seconda della natura della board, rappresentano i macro-step di un progetto, le idee, oppure possono essere relative alle varie persone che fanno parte di un team; nella bacheca di un progetto complesso potrebbe essere utile inserire una lista per ogni componente del team.
La Card è l’unità di base della board e rappresenta il singolo task, può essere assegnata ad un membro, spostata da una lista ad un’altra, avere una scadenza o archiviata.
 
PRIMI PASSI SUL WORKSPACE
Il Workspace, raggiungibile cliccando sull’icona di Trello in alto al centro, raggruppa tutte le bacheche, sia quelle personali che quelle di gruppo, e permette di avere una visione generale di tutti i progetti aperti e dei team a cui si appartiene.
Ad esempio, per iniziare ad utilizzare Trello con i propri colleghi si può creare un gruppo, in modo da coordinare le attività in team. Per farlo viene richiesto un nome e una descrizione opzionale, cliccando su “crea” si verrà reindirizzati nel workspace del gruppo dove realizzare delle bacheche condivise con il resto del team, gestire i membri, cambiare le impostazioni di visibilità.
Facciamo un esempio: il dirigente di una PMI vuole utilizzare Trello per gestire i task dei suoi dipendenti. Per farlo, potrebbe creare un gruppo privato con i propri dipendenti e utilizzare una bacheca per ogni progetto. Ogni bacheca potrebbe contenere più liste e si potrebbe creare una lista per ogni dipendente e assegnare una scheda con una determinata scadenza.
Ad ogni task corrisponde una scheda. Cliccando sulla scheda si apre la schermata di gestione della task in cui è possibile aggiungere membri per quel task, inserire delle etichette colorate, creare delle checklist, impostare una scadenza, inserire un allegato.
Inoltre si possono compiere delle azioni:

• spostare una scheda da liste diverse (es. passare dalla lista da fare a quella in esecuzione);
• copiare un task per aggiungerlo ad altre liste;
• archiviare il task per dichiarare il task concluso e mantenere uno storico.

Ogni scheda supporta dei commenti, all’interno dei commenti i membri possono inserire tag ad altri membri, allegati, oppure aggiungere dei rimandi ad altre schede.
Il lavoro all’interno di Trello può essere migliorato attraverso i Power Up, delle funzionalità aggiuntive che permettono di personalizzare l’esperienza ed integrare altri software come Slack, Dropbox e Google Drive. Per utilizzare alcuni Power Up bisogna iscriversi alla versione Premium aggiungendo al profilo un metodo di pagamento. Ma delle potenzialità dei Power Up vi parleremo in uno dei prossimi articoli.
Trello è disponibile anche su smartphone e tablet attraverso le app sia per Android che per iOS. Una funzionalità aggiuntiva dell’app è la modalità offline: quando non si è sotto copertura di rete, come ad esempio durante un volo, sarà possibile comunque consultare le bacheche, aggiungere schede e continuare a lavorare su Trello, la sincronizzazione avverrà appena sarà nuovamente disponibile il collegamento ad Internet.
 
 
Idee digitali è la nuova rubrica del portale Sistemiamo l’Italia, pensata con l’obiettivo di offrire agli studi professionali e alle PMI consigli utili su come utilizzare i social network e sfruttare le possibilità offerte dal web per migliorare la comunicazione digitale, apportando vantaggi alla propria professione.
A cura di Eggers 2.0.