Il controllo della marginalità delle commesse

Lo scenario del mercato

ELEMENTI DI CRITICITÀ

Contesto internazionale molto competitivo Concorrenti localizzati in zone a basso costo di manodopera Occorre realizzare prodotti tecnologicamente avanzati e su misura per il cliente

La sfida consiste nel gestire un processo produttivo su commessa, flessibile, dinamico e al contempo molto efficiente, al fine di poter realizzare prodotti tecnologicamente avanzati, specializzati in base ai requisiti del cliente, con dei costi concorrenziali rispetto a strutture operanti all’estero in localizzazioni dove il costo della manodopera è inferiore a quello italiano.

Il processo risultante è il cosiddetto “engineering to order”: le attività di progettazione e produzione vengono avviate solo dopo aver ricevuto l’ordine cliente e le relative specifiche. Ogni macchinario/impianto realizzato è quindi specializzato per quel cliente/ordine. Il risultato della produzione è sì un prodotto, ma soprattutto un progetto, tipicamente definito come “commessa cliente”.

Il controllo della marginalità delle commesse: opzionale o necessario?

INTERROGATIVI DELLA DIREZIONE AZIENDALE

Quanto costa soddisfare i requisiti di ogni cliente? Le politiche commerciali dell’azienda e i prezzi applicati garantiscono redditività nel tempo? Ci sono margini di miglioramento nei processi produttivi che consentano di ridurre i costi pur garantendo la flessibilità richiesta dal mercato?

La domanda di fondo è: qual è il costo della flessibilità e dinamicità tecnico-produttiva che il mercato richiede rispetto ai benefici commerciali che ne derivano? È chiaro che il saper realizzare prodotti specializzati costituisce un punto di caratterizzazione sul mercato, ma può contemporaneamente diventare un punto critico qualora l’azienda non sia in grado di monitorare costantemente la redditività ottenuta delle singole commesse.

Il controllo dei costi preventivi e consuntivi delle commesse costituisce quindi oggi uno strumento di gestione primario e necessario per conseguire due macro obiettivi aziendali:

• un obiettivo direzionale di controllo dei margini aziendali di periodo, al fine di migliorare l’efficacia delle politiche strategiche commerciali attuali e future dell’azienda;
• un obiettivo produttivo di controllo dei costi di produzione, finalizzato a migliorare continuamente l’efficienza produttiva dei vari reparti.

Quello che nasce quindi come un obiettivo direzionale di controllo dei costi (la marginalità della commessa) diventa inevitabilmente un obiettivo produttivo di efficienza. La produzione non si può più limitare a progettare e produrre quanto venduto al cliente, ma deve costantemente misurare le proprie performance, intercettare le criticità e operare continui miglioramenti tecnici e di processo. E in questo contesto deve effettuare le verifiche di performance per singola commessa.

Il sistema di controllo per commessa

ELEMENTI DI BASE

Margine di commessa = (ricavi – costi) di commessa I costi si possono dividere in: – immediatamente attribuibili alla commessa – progressivamente attribuibili durante il processo produttivo (secondo vari criteri) I costi attribuibili durante il processo produttivo dipendono sia da elementi contabili sia da elementi gestionali/produttivi Se il processo di produzione della commessa è di lunga durata (settimane, mesi) non basta rilevare i dati a fine produzione, ma occorre rilevarli progressivamente durante l’intero ciclo di vita della commessa

Partiamo dal requisito di base: occorre monitorare la marginalità della singola commessa cliente. Quindi serve misurare costantemente e progressivamente nel tempo, durante l’intero ciclo di vita della commessa, ricavi (attesi ed effettivi) e costi (attesi ed effettivi) di ogni impianto/macchinario venduto e realizzato.

Il problema di fondo di un tale sistema di controllo è che è trasversale rispetto a tutti i processi aziendali.

Ogni processo aziendale deve quindi essere in grado di monitorare e fornire dati per commessa, dalle vendite all’approvvigionamento, dalla produzione alla logistica di magazzino.

Non solo:

• il dato deve essere rilevato con continuità nel tempo;
• per alcune tipologie di costo non basta il dato contabile/amministrativo, ma occorre integrare i dati contabili (la fattura di acquisto o gli stipendi del personale) con i dati gestionali (le quantità di materiali consumati o le ore lavorate).

Bisogna in sostanza integrare i processi aziendali (l’organizzazione) con gli strumenti per la raccolta e il controllo delle informazioni (il sistema contabile/gestionale). Il tutto per singola commessa. Va da sé che serve a tal fine un sistema integrato, affinché i costi del monitoraggio dei dati non siano superiori ai benefici che si ottengono.

Il processo e lo strumento da utilizzare diventano quindi una cosa sola, imprescindibile. Uno strumento corretto consente di passare dalla “teoria” del controllo alla “messa in pratica” del controllo, con dei costi gestionali del controllo stesso accettabili per l’azienda.

Processi e strumenti del controllo per commessa: dalla teoria alla pratica

CRITICITÀ DA GESTIRE

Il sistema di monitoraggio deve essere a basso costo e integrato con tutti i processi aziendali Non basta misurare “qualcosa”. Occorre misurare “tutto” Non basta più il foglio Excel estemporaneo con dati stimati. Occorre una rilevazione continua con dati reali Il sistema di controllo deve integrare il processo di produzione col processo contabile

La teoria precedentemente riassunta è semplice: per controllare la marginalità delle commesse basta controllare nel tempo ricavi e costi di ogni singola commessa. Ma entriamo nel merito del problema “pratico”. Il calcolo del margine operativo dell’intera azienda può essere effettuato tramite il solo sistema contabile: fatture di vendita, fatture di acquisto, stipendi, ammortamenti, e così via. Come strumento basta quindi un sistema efficiente di gestione della contabilità aziendale.

Il calcolo del margine operativo di ogni commessa (macchinario/impianto) richiede invece due strumenti operativi supplementari:

• un sistema di contabilità analitica/industriale, che consenta di dettagliare il dato contabile per singola commessa;
• un sistema gestionale (ERP), in grado di rilevare tutti i dati gestionali (ordini di vendita, ordini di acquisto, movimenti di magazzino, movimenti di produzione, etc.) per singola commessa.

A complicare le cose c’è l’esigenza di dover correlare in modo coerente il dato gestionale rilevato dall’ERP per commessa (le quantità) col dato corrispondente rilevato dalla contabilità (gli euro).

In pratica: i tre sistemi, contabilità generale, contabilità analitica/industriale e il sistema gestionale, devono comunicare tra loro continuamente e integrarsi perfettamente per garantire quadratura tra tutte le registrazioni effettuate.

Riassumiamo gli strumenti di base che occorrono per passare dalla teoria alla pratica del monitoraggio dei dati per commessa.

DATO DA RILEVARE	PROBLEMATICHE	STRUMENTO NECESSARIO
RICAVI DI COMMESSA	Normalmente non ci sono grossi problemi nella realtà aziendale a rilevare questo dato	Sistema di contabilità generale Sistema di contabilità analitica per commessa
COSTI DI COMMESSA	Questi costi dipendono da: – elementi contabili (le fatture di acquisto, gli stipendi dei dipendenti, etc.) ma anche, e soprattutto, da: – elementi gestionali (quanti e quali materiali ho usato per quella commessa? Quante ore ha impiegato la produzione? Quale personale ci ha lavorato? etc.) e i due elementi devono essere correlati tra loro in modo sistematico	Sistema di contabilità generale Sistema di contabilità analitica/industriale   Sistema gestionale (ERP) integrato con la contabilità analitica/industriale
MARGINALITÀ DI COMMESSA (CONTO ECONOMICO DI COMMESSA)	Il sistema di reporting deve essere integrato in tempo reale col sistema gestionale	Sistema di reporting evoluto (tipicamente sistemi di Business Intelligence)

Il controllo dei costi di produzione per commessa

Come evidenziato in precedenza, il controllo “amministrativo” per commessa trova supporto e fondamento nel controllo “produttivo” per commessa.

È dal controllo della produzione che vengono infatti rilevati i dati gestionali utili al controllo dei costi di commessa.

Le principali componenti dei costi di produzione per commessa sono:

• costi di progettazione (che può essere intesa come prima fase tecnico/produttiva, oppure come fase a sé);
• costo dei materiali acquistati specificatamente per la commessa;
• costo dei materiali gestiti con logica a scorta e poi prelevati durante la produzione della commessa;
• costi delle lavorazioni interne;
• costi delle lavorazioni esterne (conto lavoro);
• altri costi indiretti di produzione, attribuibili alla commessa in base a indicatori vari (ad esempio costi della logistica del magazzino, o degli ammortamenti dei macchinari, etc.).

Ciascuna di queste componenti di costo costituisce un requisito del sistema di controllo produttivo, dato che il relativo monitoraggio può permettere analisi mirate di efficienza e quindi, eventualmente, aree di possibile miglioramento. Il sistema di controllo della produzione per commessa si scompone di conseguenza in sotto-sistemi di controllo, uno per ciascuna delle componente di costo precedentemente elencata.

Soffermiamoci sui sotto-sistemi che occorrono per gestire i problemi pratici più comuni, ovvero, come attribuire a ogni commessa:

• il costo dei materiali (derivanti dal processo di approvvigionamento/logistica);
• i costi delle lavorazioni interne (derivanti dal processo di produzione).

Attribuzione alla commessa del costo dei materiali

I processi di approvvigionamento e logistica saranno differenti a seconda della tipologia di materiale:

• materiali specializzati e/o ad alto valore, saranno gestiti per commessa, quindi ordinati di volta in volta specificatamente per il singolo progetto;
• materiali più comuni, ad alta rotazione o con tempi lunghi di approvvigionamento, saranno gestiti a stock, quindi acquistati anticipatamente con logica “a scorta” per poi essere prelevati per la singola commessa al fabbisogno.

Il costo di tutti questi materiali può essere “facilmente” attribuito alla commessa a fine produzione (o ad avanzamento di fase) in base al consumo previsto dalla distinta base.

Tuttavia questa tecnica non è efficace nel caso di commesse con lunghi tempi di produzione per le quali la rilevazione del costo del materiale a fine lavorazione potrebbe avvenire in ritardo rispetto alle esigenze di controllo di avanzamento produttivo e direzionale.

In questi casi è preferibile attribuire il costo del materiale alla commessa progressivamente:

• all’ordine o al ricevimento a magazzino (materiali acquistati specificatamente per la commessa);
• al prelievo per la produzione (materiali gestiti con logica a scorta e poi prelevati durante la produzione della commessa).

Per far questo occorre disporre di strumenti e funzionalità specifici, riassunti dalla seguente tabella.

COSTI DA ALLOCARE	FUNZIONALITÀ RICHIESTA	STRUMENTO NECESSARIO
Materiali acquistati specificatamente per la commessa	Gestione ordine acquisto per commessa Allocazione a commessa delle merci ricevute a magazzino	Sistema di contabilità analitica Sistema gestionale (ERP) integrato con analitica
Materiali gestiti a stock  e poi prelevati per commessa	Gestione prelievi di magazzino per commessa Gestione trasferimento costi dei materiali prelevati da stock a commessa	Sistema gestionale (ERP) integrato con analitica Sistema di contabilità analitica/industriale

Attribuzione alla commessa del costo delle lavorazioni interne

Anche i processi di produzione possono essere misti:

• alcuni semilavorati di produzione, comuni a più attrezzature/macchinari e di frequente utilizzo, verranno prodotti in anticipo e gestiti a magazzino;
• altri sotto-assiemi più complessi e specializzati verranno prodotti e assemblati volta per volta, sulla base di ordini di produzione specifici per la commessa.

Ma con quale logica si possono attribuire i costi dei reparti, vedi macchine, manodopera, materiali di consumo, energia, ricambistica etc., alle singole commesse?

Tipicamente si utilizza come indicatore per la ripartizione le ore lavorate per commessa. In pratica, si trasferiscono i costi dei reparti alle commesse in base alle ore lavorate. Va da sé che per questo tipo di allocazione, occorre un sistema di rilevazione delle ore consuntive impiegate dalla produzione, da valorizzare a una tariffa oraria dipendente dalla risorsa (sia essa una macchina o una persona).

Se tale costo dovesse risultare non concorrenziale, si dovrà poter entrare nel merito, verificando:

• qual è la risorsa e/o lavorazione critica;
• se ci sono perdite di efficienza e per quale motivo (errata pianificazione, mancanza materiali, guasti alle macchine, tempi di set-up troppo lunghi e così via).

Anche per questa esigenza occorre disporre di strumenti e funzionalità specifici, riassunti dalla seguente tabella.

COSTI DA ALLOCARE	FUNZIONALITÀ RICHIESTA	STRUMENTO NECESSARIO
Produzione semilavorati gestiti con logica a scorta e poi prelevati per commessa	Gestione prelievi di magazzino “per commessa” Gestione trasferimento costi dei semilavorati prelevati da stock a commessa	Sistema gestionale (ERP) integrato con analitica Sistema di contabilità analitica/industriale
Costi delle lavorazioni interne per commessa	Rilevazione ore lavorate per commessa, reparto, fase Gestione tariffari (costo orario) di reparto Trasferimento costi di produzione dal reparto alla commessa in base alle ore	Sistema gestionale (ERP) integrato con analitica Sistema di contabilità analitica/industriale