Nuove tecnologie a supporto dell’attività professionale

Introduzione

Come in qualsiasi organizzazione, anche negli studi professionali vi sono almeno tre componenti che interagendo tra loro consentono di fornire i servizi alla clientela, e questi sono le persone, i processi e la tecnologia. Le persone sono certamente la componente più preziosa da tutelare e valorizzare, e se i processi devono essere per quanto possibile standardizzati ed efficienti, la tecnologia, da considerarsi quale mezzo e non fine, deve essere di supporto ai cambiamenti e alle persone.

Oggigiorno siamo letteralmente sommersi dalla tecnologia, e l’errore che spesso si riscontra è di impiegare un nuovo software semplicemente perché è di moda, senza curarsi della sua effettiva utilità all’interno dello studio. La tecnologia deve risolvere i problemi, non li deve creare, deve semplificare i processi, non li deve complicare.

Prima di adottare una nuova soluzione informatica è necessario conoscerla per poterne valutare la reale utilità, oltre che capirne gli eventuali impatti sull’organizzazione, sia con riferimento alle persone che ai processi. Le API, l’intelligenza artificiale e i BOT sono innovazioni che stanno letteralmente trasformando interi settori, perché consentono di apportare reali benefici e concreti vantaggi alle organizzazioni, soprattutto in quei settori che trattano quotidianamente un’enorme quantità di dati. Ecco quindi che oltre alle persone, ai processi e alla tecnologia, vi è una nuova componente che sta assumendo un ruolo sempre più rilevante, e questa componente sia chiama “dati”. I dati infatti, quale elemento alla base di qualsiasi informazione, se trattati opportunamente consentono di creare valore pur mantenendo il medesimo modello di business, oltre al fatto che sono centrali nel percorso di trasformazione conosciuto come digital transformation. Questo riguarda anche gli studi professionali, anzi, dopo aver sperimentato al proprio interno i benefici della digital transformation, dovrebbero senza esitazione spingere la propria clientela a seguire il medesimo percorso.

L’utilizzo delle API nell’attività professionale

Le Application Programming Interface (d’ora in poi API), sono delle applicazioni che consentono a due sistemi informatici di interagire e quindi di condividere dati. Tramite le API è possibile per esempio pubblicare sui social network le foto scattate con lo smartphone, e senza che ce ne accorgiamo, questo avviene grazie a tre diverse tipologie di API che lavorano in sequenza: la prima è l’applicazione del social network installata sullo smartphone che utilizza le API della fotocamera per eseguire la foto (hardware API), la seconda è quella che interagisce con la libreria dell’applicazione per convertire i colori (library API), e la terza è quella che tramite internet invia al server del social network le foto (web API).

Un altro esempio è quando utilizziamo un’applicazione sullo smartphone per ricercare e prenotare un volo aereo, e dove l’applicazione installata sullo smartphone, tramite le web API, interagisce con i server della compagnia aerea per acquisire le informazioni necessarie a rispondere alla nostra istanza.

L’utilizzo delle web API, intese appunto come interfaccia web esposte all’utilizzo di applicazioni, sta impattando altresì sull’attività professionale, e a tal proposito diversi sono i servizi sviluppati da Sistemi Spa per la propria clientela, quale ad esempio:

1. interazione con i server degli istituti bancari per acquisire le movimentazioni bancarie dei clienti di studio, e alimentare in modalità automatica le registrazioni contabili;
2. interrogazioni dei server della pubblica amministrazione per acquisire i dati catastali o fiscali, e fornire servizi in tempo reale alla clientela;
3. interrogazioni dei server della pubblica amministrazione per acquisire le fatture elettroniche e i corrispettivi telematici;
4. interrogazione delle banche dati per acquisire e verificare informazioni anagrafiche, informazioni camerali e commerciali, eseguire analisi di settore e comparative.

L’intelligenza artificiale

Per definire che cosa è l’intelligenza artificiale, sarebbe prima utile definire che cosa è l’intelligenza umana, ma come è risaputo, la risposta è alquanto complessa dato che dipende dal contesto: vi è infatti un’intelligenza intesa come capacità di comprensione, un’intelligenza nel risolvere i problemi, un’intelligenza logica, un’intelligenza artistica, un’intelligenza critica, etc.

John McCarthy, uno dei pionieri dell’intelligenza artificiale, nel 1955 sosteneva che “l’obiettivo dell’intelligenza artificiale è sviluppare macchine che si comportino come fossero intelligenti”, mentre nel documento White paper on artificial intelligence, pubblicato nel 2020 dalla Commissione europea, veniva definita l’intelligenza artificiale come un “insieme di tecnologie che comprende dati, algoritmi e potere computazionale”.

Prendendo spunto da queste definizioni, possiamo definire l’intelligenza artificiale come la capacità delle macchine di imitare comportamenti umani intelligenti, come risolvere problemi complessi, tramite l’impiego di specifici algoritmi in grado di elaborare una grande quantità di dati.

Negli anni si sono anche sviluppati dei test per stabilire quando una macchina è in grado di pensare e comportarsi come un essere umano, e uno dei più conosciuti è il cosiddetto test di Turing, sviluppato nel 1950 dal matematico britannico Alan Turing. Il test è molto semplice, e consiste in una serie di domande che un essere umano, per esempio Alice, pone a due interlocutori anonimi e nascosti, di cui uno è un essere umano, per esempio Bob, mentre l’altro è appunto una macchina. Alice pone le domande tramite tastiera, mentre potrà leggere le risposte a video, e se al termine del test Alice non è in grado di stabilire quale dei due interlocutori sia la macchina, in questo caso l’intelligenza della macchina potrà essere considerata pari a quella umana.

Sono esempi di intelligenza artificiale gli algoritmi impiegati nel ricono­scimento vocale o facciale presenti in alcuni smartphone, i sistemi che supportano le auto a guida autonoma, i piloti automatici negli aerei, i bot ed i chatbot, etc.

L’intelligenza artificiale comprende poi almeno due importanti ambiti di studio:

• Machine learning, dove gli algoritmi di intelligenza artificiale sono in grado di imparare dall’elaborazione dei dati, generando in autonomia dei nuovi modelli che consentono di prendere decisioni senza che vi sia la necessità di intervenire a programmarli;
• Deep learning, dove dei particolari algoritmi di machine learning sono in grado di imparare dall’elaborazione dei dati tramite le cosiddette reti neurali artificiali, cioè neuroni artificiali simili a quelli biologici.

L’impiego dell’intelligenza artificiale negli studi professionali

I notevoli vantaggi e benefici legati all’intelligenza artificiale stanno impattando su molti settori, compresi quelli contabili e fiscali. Diverse sono le ricerche che hanno analizzato gli ambiti di applicazione della suddetta tecnologia nell’ambito delle professioni contabili, e tutti sono concordi nel ritenere che il loro impiego sarà nei prossimi anni sempre più diffuso.

Sistemi Spa ha da tempo implementato nelle proprie soluzioni algoritmi di intelligenza artificiale, quale per esempio:

• registrazione automatica in contabilità delle fatture elettroniche di acquisto, con scelta del conto ove imputare il costo, in base all’esperienza passata oltre che alla descrizione del bene o servizio riportato nel documento;
• registrazione automatica dei movimenti bancari, con scelta del conto fornitore in cui imputare il pagamento, oppure del conto cliente in cui imputare l’incasso, definito dall’esperienza passata oltre che dalla descrizione riportata nella movimentazione bancaria;
• riclassificazione del bilancio con proposta automatica dei conti riclassificati che con maggiore probabilità risultano corretti.

La digital transformation

Gli anni che stiamo vivendo saranno certamente ricordati come l’epoca della IV rivoluzione industriale, caratterizzati da una capacità computazionale delle macchine in continua crescita e a costi sempre più bassi, che consente di digitalizzare e automatizzare la quasi totalità delle attività svolte dall’essere umano.

Se infatti la I rivoluzione industriale era incentrata sul motore a vapore, la II sull’energia elettrica e il motore a combustione interna, la III sull’impiego del PC e di internet, la IV rivoluzione industriale vede al centro del cambiamento non solo la digitalizzazione e l’automazione dei processi, ma gli stessi modelli di business delle aziende, oltre che la tipologia di beni e servizi prodotti. In molti ricorderanno quali impatti ha avuto la II rivoluzione industriale sulle fabbriche che costruivano carrozze per cavalli, basti pensare che negli Stati Uniti nel 1914 erano 4.600, mentre nel 1925 erano solo 150. Solo pochissime di loro riuscirono a intercettare i cambiamenti che di lì a poco avrebbero stravolto il settore dei trasporti, convertendosi nel produrre carrozze per autovetture. In anni più recenti in molti ricorderanno il caso della Kodak, società statunitense leader indiscussa nella produzione di macchine e pellicole fotografiche che nel 1970 era al quarto posto nell’elenco delle società a maggiore capitalizzazione, ma che non riuscì a cogliere i cambiamenti che di lì a poco sarebbero arrivati con la fotografia digitale, e per questo nel 2012 dovette chiedere il chapter 11 per evitare la bancarotta. Se la Kodak non riuscì ad affrontare i cambiamenti prodotti dalle innovazioni tecnologiche pur avendo non pochi brevetti nell’ambito della fotografia digitale, diventa difficile pensare che potranno sopravvivere aziende poco attente ai cambiamenti generati dalle notevoli evoluzioni tecnologiche di questi anni.

Tutto questo è conosciuto come digital transformation, che consiste appunto nell’avviare un profondo percorso di trasformazione digitale, avente l’obiettivo di individuare nuovi modelli di business oltre che nuovi servizi e prodotti da proporre al mercato.

La digital transformation dello studio professionale

Anche gli studi professionali non sono esclusi dai cambiamenti indotti dalle innovazioni tecnologiche, e diversi di loro hanno iniziato dei veri e propri percorsi di digital transformation, iniziando per esempio a digitalizzare molte attività interne oltre che le modalità nel relazionarsi con la clientela. Aspetto centrale di questa trasformazione è certamente la digitalizzazione delle attività svolte, perché in questo modo, oltre ad efficientare i processi e rendere le attività trasparenti, vengono prodotti una crescente quantità di dati, materia prima necessaria ad alimentare la digital transformation. Una volta infatti generati i dati, questi potranno essere valorizzati in diversi modi, come per esempio con tool di business intelligence, definita nel 1989 da Gartner come un insieme di “concetti e metodi per migliorare il processo decisionale aziendale utilizzando sistemi di supporto basati sui fatti”.

Diversi sono i software di business intelligence che si possono utilizzare per analizzare i dati aziendali dei clienti, ma di certo uno dei più indicati è Power BI, soprattutto se integrato con il sistema gestionale del cliente, perché in questo modo l’acquisizione dei dati è immediata e automatica senza vi siano rischi di una loro alterazione. Tale ultimo aspetto non è di poco conto, dato infatti che vale sempre la regola “garbage in, garbage out”, e quindi se i dati presi in carico dal software di business intelligence non sono genuini perché alterati da una errata conversione di tracciato, e quindi nella sostanza sono “spazzatura”, lo sarà anche l’output prodotto, compresa l’attività di consulenza che ne segue.

Il commercialista consulente nella digital transformation

In un recente articolo apparso sulla rivista The Economist, l’autore evidenziava che per le aziende i mega trend del 21° secolo saranno: “decarbonisation, digitisation and decoupling between China and the West”. A conferma di questo, il percorso di digitalizzazione in molte aziende è in effetti già iniziato, soprattutto con riguardo ad alcuni processi amministrativi, mentre quel cambiamento più profondo e radicale conosciuto come digital transformation, è ancora lì da venire, e per questo è necessario spingere il sistema produttivo e industriale del nostro paese, costituito da piccole e medie aziende, in questa direzione. La categoria che non dovrebbe perdere questa opportunità, anzi ne dovrebbe essere l’artefice, dovrebbe essere quella dei commercialisti, da sempre al fianco delle imprese nell’analizzare i dati contabili, dare indicazioni su come generare utili, definire le strategie di evoluzione del business. La digital transformation, percorso tutt’altro che semplice, se si pensa che circa il 70% dei progetti falliscono, dovrebbe vedere il commercialista quale digital transformation partner di quelle tante aziende che, pur capendo la necessità di una tale evoluzione, non hanno le risorse e gli skill necessari. Per la categoria sarà inevitabile maturare specifiche competenze e know-how, perché solo in questo modo sarà possibile fornire nuovi servizi alla clientela più innovativa ed esigente, vitali a sopravvivere in un mercato sempre più competitivo.

RPA e chatbot nell’attività professionale

Le soluzioni di Robotic Process Automation (RPA), che consentono di demandare a codici di programma alcune attività svolte da operatori umani, stanno riscuotendo un crescente interesse nell’ambito degli studi professionali, soprattutto con riferimento alle attività a basso valore aggiunto e ripetitive, che come è risaputo sono quelle che presentano alti rischi di errore. Si possono quindi impiegare soluzioni RPA per aprire e smistare le email in arrivo, per spostare file e cartelle da un server a un altro, per leggere e scrivere su un database, per svolgere calcoli e quadrature, per consentire a più applicazioni di interagire tra loro superando le criticità tipiche delle situazioni a “silos”, dove appunto non vi è integrazione tra i diversi sistemi informatici.

È interessante osservare che spesso l’adozione di soluzioni di RPA non è tanto legata ai risparmi derivanti dal sostituire operatori umani con robot, dato che questi sono molto più veloci e lavorano 24 ore al giorno per 365 giorni all’anno, quanto piuttosto che vi è una drastica riduzione degli errori e quindi i dati prodotti sono di qualità eccellente, oltre al fatto che le attività sono tracciate e quindi controllabili grazie ai log prodotti.

Nell’ambito della categoria dei bot, vi sono anche i chatbot, cioè delle applicazioni che simulano una conversazione via chat con un essere umano e impiegati soprattutto nell’ambito dell’assistenza ai clienti, come per esempio nel rispondere alle domande sul funzionamento della piattaforma che lo studio ha messo loro a disposizione. Vi sono poi chatbot in grado di rispondere anche a domande prettamente fiscali, come per esempio dare informazioni sulle diverse scadenze fiscali oppure sulla deducibilità o detraibilità di talune spese nel modello redditi.

Degno di nota è infine ChatGPT (Chat Generative Pre-trained Transformer), bot sviluppato da OpenAI, organizzazione di ricerca sull’intelligenza artificiale, che impiega anche algoritmi di machine learning per sostenere conversazioni con utenti umani. Lanciato nel novembre 2022, ChatGPT ha suscitato sin da subito molto interesse per le risposte articolate che è in grado di elaborare, anche se in alcuni casi le risposte non sono particolarmente accurate.

Quali sono gli impieghi di ChatGPT negli studi professionali

ChatGPT è un chatbot che impiega l’algoritmo GPT (Generative Pre-trained transformer), un algoritmo di machine learning del tipo Large Language Model (LLM). L’interazione con ChatGPT avviene ponendo delle domande (prompt), alle quali segue una risposta, che dipenderà però da come è stata formulata la domanda, dato che essendo un algoritmo LLM, è necessario che i prompt vengano prodotti seguendo specifiche regole (prompt engineering).

Sono diversi gli impieghi di ChatGPT negli studi professionali, tra cui:

Strumento per analisi dei dati

Con la funzione “Data analyst” è possibile eseguire diverse attività:

• Pulizia dei dati, ove i dati vengono preparati per l’analisi, eliminando o correggendo dati mancanti, duplicati o errati;
• Esplorazione dei dati, con analisi attraverso statistiche descrittive, identificazione di tendenze, e rilevamento di anomalie o valori fuori norma;
• Creazione di grafici, visualizzando i dati in forma di grafici, diagrammi, istogrammi, etc;
• Analisi statistica, ove vengono eseguite analisi come il calcolo della media, della mediana, della varianza, della deviazione standard, etc;
• Modellazione predittiva, per costruire modelli predittivi.

Strumento di assistenza nella produzione di documenti

È possibile riassumere lunghi testi, articoli, video, oppure chiedere l’elaborazione di specifici documenti, come per esempio una policy da utilizzare nello studio professionale con riguardo all’utilizzo degli strumenti informatici.

Strumento di assistenza nella comunicazione con la clientela

Può essere un utile strumento per creare contenuti da veicolare alla clientela, come per esempio testi da inserire nelle newsletter, oppure produrre dei contenuti da impiegare in attività formativa.

Strumento di assistenza al marketing di studio

Può essere utilizzato in attività di marketing, come per esempio elaborare delle strategie per campagne marketing da fare sui social media oppure per produrre dei contenuti come post, articoli, blog, video informativi sulle attività dello studio, da utilizzare in campagne promozionali.

Strumento di traduzione linguistica

Nei casi di documenti, articoli, report, post, video in lingua diversa dall’italiano o dall’inglese, può essere utilizzato come traduttore, vista la buona qualità della traduzione che è in grado di eseguire.

Strumento di produzione formule e macro per Excel

Utile anche per generare formule e macro da usare quando lavoriamo in Excel.