Conservazione digitale di documenti fiscali e luogo di conservazione

In caso di conservazione digitale di documenti fiscali, cosa si intende esattamente con luogo di conservazione? Oltre a rispondere alla suddetta domanda, in questo articolo verranno ripercorsi gli adempimenti e le comunicazioni da eseguire.
Così come testualmente riportato nella Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006, “Per luogo di tenuta e di conservazione delle scritture contabili s’intende il luogo o i luoghi in cui viene esercitata l’attività, ovvero il luogo in cui vengono appositamente tenute le scritture contabili, come ad esempio i centri elaborazioni dati (cfr. circolare 30 luglio 2002, n. 60)”.
Premesso che vi può essere una sostanziale distinzione tra luogo di tenuta (ove si elabora la contabilità e si tengono le scritture contabili ) e luogo di conservazione (ove si conservano le scritture contabili), al fine comprendere a pieno come individuare correttamente il luogo di conservazione delle scritture contabili, è necessario distinguere due diverse modalità di conservazione:

• conservazione cartacea dei documenti fiscali
• conservazione digitale dei documenti fiscali

?  Conservazione cartacea dei documenti fiscali
Se l’azienda Alfa Srl ha sede legale ed esercita l’attività in via Verdi n.1 a Milano, il luogo di tenuta e di conservazione delle scritture contabili sarà il suddetto indirizzo. Diversamente, se per esempio le scritture contabili sono tenute e conservate dal Commercialista che ha lo studio in Via Neri n.1 a Torino, il luogo di tenuta e di conservazione sarà quest’ultimo indirizzo.
In questo caso, quando il luogo di tenuta e di conservazione è diverso rispetto alla sede legale ed alla sede in cui viene esercita l’attività, è necessario eseguire i seguenti adempimenti:
a) Trasmettere la comunicazione di cui all’art. 35 del DPR 633/72
Così come previsto dall’art. 35 secondo comma lettera d) del DPR 633/72, è necessario comunicare entro 30 giorni all’Agenzia delle Entrate le variazioni inerenti “il luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti dal presente decreto e da altre disposizioni” tramite Modello AA9/11 (imprese individuali e lavoratori autonomi) oppure Modello AA7/10 ( soggetti diversi dalle persone fisiche). Il quadro da compilare nei suddetti modelli è il quadro “Luoghi di conservazione delle scritture contabili”, che nel modello AA9/11 è il quadro “F”, mentre nel modello AA7/10 è il quadro “E”;
b) Rilasciare al cliente l’attestazione di cui all’art. 52 del DPR 633/72
E’ necessario rilasciare all’azienda cliente un’attestazione in cui sono riportate le scritture contabili conservate, dato che a norma dell’art.52 decimo comma del DPR 633/72, “Se il contribuente dichiara che le scritture contabili o alcune di esse si trovano presso altri soggetti deve esibire una attestazione dei soggetti stessi recante la specificazione delle scritture in loro possesso”.
Va rilevato che sebbene l’attestazione di cui all’art. 52 del DPR 633/72 si riferisca alle sole “scritture contabili”, si suggerisce di rilasciare la suddetta attestazione anche nei casi di conservazione per esempio delle sole fatture di vendita oppure delle sole fatture di acquisto.
Da ultimo va ricordato che la conservazione cartacea delle scritture contabili e dei documenti fiscali non può essere eseguita fuori dal territorio Italiano, ad esclusione di poche eccezioni come per esempio il caso dell’identificazione diretta da parte di soggetti non residenti ai sensi dell’art.17 terzo comma del DPR 633/72.
?  Conservazione digitale dei documenti fiscali
Rispetto ad una conservazione cartacea, la conservazione digitale consente di disgiungere il luogo ove sono localizzati i server su cui sono conservati i file rispetto al luogo ove i suddetti file vengono visualizzati.
Se infatti conservo un documento cartaceo vi è una chiara corrispondenza tra luogo di conservazione del documento cartaceo e luogo di visualizzazione, se invece conservo dei documenti digitali, i file possono essere memorizzati su un server localizzato a Torino ma potrò visualizzare i suddetti file da Milano, da Bologna, da Roma, da Padova, etc.
E’ necessario quindi dare una definizione a “luogo di conservazione” in caso di conservazione digitale, e questa, anche se  riferita ad una conservazione presso altro Stato, la si può riscontrare nella Circolare 18/E del 24 giugno 2014, ove viene testualmente riportato che “ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero”.
Se quindi l’azienda Alfa Srl ha sede legale ed esercita l’attività in via Verdi n.1 a Milano e ha adottato una conservazione digitale in house impiegando i propri server,  il luogo di conservazione dei documenti fiscali sarà il suddetto indirizzo. Diversamente, se per esempio i documenti fiscali sono conservati in formato digitale dal Commercialista che per svolgere il servizio impiega server situati nello studio in Via Neri n.1 a Torino, il luogo di conservazione dei documenti fiscali sarà quest’ultimo indirizzo.
Come nella conservazione cartacea, anche in questo caso in cui il luogo di conservazione digitale è diverso rispetto alla sede in cui viene esercita l’attività, sarà necessario:
a) Trasmettere la comunicazione di cui all’art. 35 del DPR 633/72
Così come previsto dall’art. 35 secondo comma lettera d) del DPR 633/72, sarà necessario eseguire la suddetta comunicazione tramite AA9/11 (imprese individuali e lavoratori autonomi) oppure Modello AA7/10 ( soggetti diversi dalle persone fisiche);
b) Rilasciare al cliente l’attestazione di cui all’art. 52 del DPR 633/72
Così come richiesto dall’art. 52 decimo comma del DPR 633/72, sarà necessario rilasciare all’azienda cliente un’attestazione in cui sono riportate le scritture contabili conservate, evidenziando eventualmente la possibilità di accedere ai suddetti file anche dalla sede del cliente.
Diversamente dai documenti cartacei, la conservazione digitale delle fatture elettroniche, delle scritture contabili e degli altri documenti fiscali può essere eseguita impiegando server localizzati all’estero (purché con il suddetto Stato estero vi siano strumenti giuridici di reciproca assistenza), dato che a norma dell’art.39 terzo comma del DPR 633/72 “Le fatture elettroniche sono conservate in modalità  elettronica, in conformità’ alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonchè dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza”.
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale