Le nuove linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici

Lo scorso 9 settembre sono state pubblicate sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale le nuove linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, mentre dal 7 giugno 2021 si intenderanno abrogati i seguenti decreti:

• DPCM 13 novembre 2014, ad oggetto “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
• DPCM 3 dicembre 2013, ad oggetto  “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”;
• DPCM 3 dicembre 2013, ad oggetto  “Regole tecniche per il protocollo informatico”;
• Circolare AgID del 23 gennaio 2013 n. 60, ad oggetto “Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni”.

Le nuove linee guida AgID si applicheranno dal 7 giugno 2021 oltre che alle pubbliche amministrazioni anche ai privati, e l’ambito di applicazione riguarderà naturalmente anche la conservazione digitale dei documenti fiscali, delle scritture contabili, e dei libri sociali obbligatori, con impatti sui processi di conservazione eseguiti dalle aziende oltre che dagli intermediari ex art.3 DPR 322/98, quali gli studi professionali e le associazioni di categoria.

Immediatamente dopo la soppressione della procedura di accreditamento dei conservatori contenuta nell’art.25 del decreto legge 16 luglio 2020 n. 76, convertito con legge 11 settembre 2020 n.120, AgID pubblica le nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, con importanti novità per gli attuali processi di conservazione, tra cui:

• Previsto il responsabile del servizio di conservazione.

Sebbene il responsabile del servizio di conservazione sia una figura già presente negli organigrammi di molti conservatori, in particolare i conservatori accreditati, con la pubblicazione delle nuove linee guida AgID, ogni conservatore dovrà prevedere il suddetto ruolo all’interno della propria struttura organizzativa.

In caso quindi in cui un’azienda intenda affidare la conservazione dei propri documenti a un qualsiasi conservatore, vi sarà un contratto per la fornitura del servizio di conservazione digitale sottoscritto tra l’azienda e il conservatore, dopodichè, il responsabile della conservazione nominato all’interno dell’azienda affiderà le proprie incombenze al responsabile del servizio di conservazione individuato all’interno del conservatore.

Il responsabile del servizio di conservazione, così come indicato da AgID nel documento riportante i profili professionali che i conservatori accreditati dovevano prevedere, dovrà svolgere le seguenti attività:

• Definizione e attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione, nonché del governo della gestione del sistema di conservazione;
• definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente;
• corretta erogazione del servizio di conservazione all’ente produttore;
• gestione delle convenzioni, definizione degli aspetti tecnico-operativi e validazione dei disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione.

• Responsabile della conservazione esterno ma con specifiche competenze

Sia nei casi in cui la conservazione digitale venga eseguita con una soluzione in house, che affidata ad un conservatore esterno, l’azienda dovrà nominare il responsabile della conservazione. Tale ruolo potrà essere svolto oltre che da un soggetto interno all’organizzazione (e.g. responsabile amministrativo o responsabile dei sistemi IT), anche da un soggetto esterno, ma in questo caso la persona dovrà essere in possesso di idonee “competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche”, oltre che essere terzo rispetto al conservatore al fine di garantire la funzione del titolare dell’oggetto di conservazione (cioè l’azienda) rispetto al sistema di conservazione. Nei casi quindi in cui l’azienda intenda affidare il servizio di conservazione ad un conservatore esterno, ma per carenza nel proprio organico di risorse adeguatamente formate intenda esternalizzare anche il ruolo di responsabile della conservazione, questo potrà essere svolto per esempio dal Commercialista di fiducia dell’azienda oppure da un collega di studio, purché abbia maturato le adeguate competenze. Comprovare il possesso di idonee “competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche”, non potrà di certo essere vincolato al superamento di prestabili esami o all’iscrizione a particolari elenchi, dato che comporterebbe un ulteriore appesantimento dei processi di conservazione in passato già oggetto di appunto da parte della Commissione Europea, e quindi molto probabilmente sarà demandata all’auto valutazione del singolo, attestata dalla partecipazione a corsi o webinar in materia, oppure dall’aver già svolto la suddetta attività.

• Previsti nuovi metadati

Oltre ad avere dettagliato nell’allegato “Formati di file e riversamento” ben 124 diversi formati che AgID suggerisce di adottare al fine di incentivare l’interoperabilità nello scambio di documenti informatici, nell’allegato “I metadati” sono indicati ben 17 metadati da associare al  documento informatico, di cui 13 sono obbligatori e dovranno essere utilizzati nei processi di conservazione digitale dei documenti fiscali. I metadati sono dei dati associati a un documento informatico al fine di agevolarne la loro interoperabilità e conoscenza del contesto, e riportano informazioni quali l’identificativo univoco, la modalità di formazione (e.g. creato tramite software), la tipologia documentale (e.g. fatture di vendita), etc.

In attesa dell’applicazione delle nuove linee guida AgID, per aziende, studi professionali e associazioni categoria, è necessario iniziare a capire quali potrebbero essere gli impatti sugli attuali processi di conservazione oltre che valutare come meglio adattare gli attuali modelli organizzativi a quelli previsti da AgID.