Conservazione digitale e luogo di conservazione dei documenti fiscali – II Parte

? Cosa prevede la normativa in tema di luogo di conservazione
In tema di luogo di conservazione, l’attuale normativa Italiana prevede quanto segue:

• l’art.39 terzo comma del decreto del Presidente della Repubblica del 26 ottobre 1972 n.633 riporta testualmente che “Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico”;

• l’art.5 secondo comma del decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 riporta che “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633”;

• l’art.10 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, riporta che :”Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità’ descritte nel manuale di conservazione”;

• la risoluzione dell’Agenzia delle Entrate del 25 settembre 2015 n.81 riporta che “ Ciò premesso, il concetto di “conservazione” delle scritture contabili cui il D.P.R. n. 633 del 1972 e i relativi modelli in uso fanno riferimento – in origine riferito ai soli documenti cartacei e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di “deposito” – deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti. In tale processo, infatti, il conservatore è il soggetto, definito dal CAD e riportato nel manuale di conservazione, il quale opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali.

 
Questi può, peraltro, coincidere con il contribuente, oppure può assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo.
In tale ultima ipotesi, oggetto della presente istanza, poiché il conservatore (“elettronico”) non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11 (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati  obbligatoriamente nel manuale della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione”;
  
? Conclusioni
 Da una lettura sistematica delle suddette disposizioni, si evincono i seguenti aspetti:

• Il depositario va comunicato all’Agenzia delle Entrate, mentre il conservatore non va comunicato

Con l’ultima risoluzione 81/E del 25 settembre 2015, l’Agenzia delle Entrate è intervenuta a distinguere tra l’attività svolta dal conservatore, cioè colui che “opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali”, e l’attività svolta dal depositario, e cioè “colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità”, rilevando che solo questi ultimi vanno comunicati all’Agenzia delle Entrate tramite i modelli AA7/10 (soggetti diversi dalle persone fisiche) e AA9/12 (imprese individuali e lavoratori autonomi).

Mentre quindi il soggetto conservatore è colui che esegue una mera conservazione digitale dei documenti, e se il sistema di conservazione consente una consultazione ed esibizione da remoto non deve essere comunicato, il depositario è colui che oltre ad elaborare le scritture contabili assumendosi per tale attività specifiche responsabilità, è anche colui che conserva su supporto cartaceo le scritture contabili, e che chiaramente dovrà essere comunicato all’Agenzia delle Entrate dato che la verifica dovrà svolgersi ove le stesse sono localizzate;

• Nessuna comunicazione se il conservatore risiede e memorizza su server localizzati in Stati con i quali vi sono strumenti giuridici di reciproca assistenza

Quanto appena detto, vale anche nei casi in cui il conservatore Italiano, per svolgere la propria attività, impiega server localizzati all’estero purché in Stati con i quali esistono strumenti giuridici che regolano la reciproca assistenza, e quindi anche in questo caso il luogo di localizzazione dei server impiegati non ha alcuna rilevanza, purché dalla sede dell’azienda o del depositario, vi sia l’accesso da remoto ai file conservati. Ma vediamo ora 5 diversi esempi pratici:

Caso 1: Conservatore accreditato AgID

L’azienda Alfa Spa con sede legale a Modena, utilizza un conservatore accreditato (art.44-bis del CAD) con sede legale a Torino, il quale, dato che per obbligo normativo deve conservare su server localizzati nel territorio Italiano, impiega server localizzati in un data center a Roma. In questo esempio,  nessuna comunicazione art.35 del DPR 633/72 va eseguita, sempre che sia possibile dalla sede legale di Modena accedere da remoto alla ricerca, consultazione, ed esibizione dei documenti informatici conservati.

Caso 2: Conservatore Spagnolo che utilizza server localizzati in Germania

L’azienda Alfa Spa con sede legale a Modena, utilizza un conservatore con sede legale a Barcellona, il quale impiega server localizzati in un data center a Francoforte, ed anche in questo caso  nessuna comunicazione art.35 del DPR 633/72 va eseguita, sempre che sia possibile dalla sede legale di Modena accedere da remoto alla ricerca, consultazione, ed esibizione dei documenti informatici   conservati.

Caso 3: Conservatore di San Marino che utilizza server localizzati in Irlanda

L’azienda Alfa Spa con sede legale a Modena, utilizza un conservatore con sede legale nella Repubblica di San Marino, il quale impiega server localizzati in un data center a Dublino, ed anche in questo caso, dato che tra l’Italia e la Repubblica di San Marino vi sono precisi rapporti giuridici di reciproca assistenza, nessuna comunicazione art.35 del DPR 633/72 va eseguita, sempre che sia possibile dalla sede legale di Modena accedere da remoto alla ricerca, consultazione, ed esibizione dei documenti informatici conservati.

Caso 4: Conservatore con sede in Libano che utilizza server localizzati in UK

L’azienda Alfa Spa con sede legale a Modena, utilizza un conservatore con sede legale a Beirut, il quale impiega server localizzati in un data center a Londra, e rilevato che tra l’Italia ed il Libano non vi sono rapporti di reciproca assistenza, la conservazione digitale non può essere eseguita, mentre è possibile un solo servizio di emissione per conto delle fatture elettroniche “a condizione che ne sia data preventiva comunicazione all’Agenzia delle entrate e purché il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l’attività da almeno cinque anni e nei suoi confronti non siano stati notificati, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di imposta sul valore aggiunto” (Art.21 DPR 633/72).

Caso 5: Società capogruppo Tedesca che conserva su server a Francoforte

L’azienda Alfa Spa con sede legale a Modena, filiale Italiana di una multinazionale Tedesca, ha un contratto di tenuta della contabilità e di conservazione digitale dei documenti fiscali con la capogruppo tedesca Beta GmbH con sede a Francoforte, la quale impiega un conservatore avente sede legale e data center a Berlino. La conservazione digitale si svolge secondo la normativa Italiana, dalla filiale di Modena è possibile accedere da remoto ai documenti conservati dalla  capogruppo Tedesca Beta GmbH, ma dato che il luogo di tenuta è presso la capogruppo tedesca, è necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate il nuovo luogo di conservazione (la sede di Beta GmbH) tramite i modelli AA7/10, e compilando la sezione 2 del quadro E (Luoghi di conservazione delle fatture all’estero).

 
Da ultimo, vanno rilevati almeno tre importanti aspetti:

1. in tutti i suddetti casi si dovrà utilizzare un sistema di conservazione conforme alla normativa Italiana;
2. la sede legale del conservatore e la localizzazione dei server dovranno essere riportate nel Manuale della conservazione;
3. il Manuale della conservazione digitale dovrà essere redatto in lingua Italiana.

 
 
 
Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale