Assetti organizzativi, amministrativi e contabili per le imprese con contabilità esterna
L’art. 2086, secondo comma, del codice civile richiama la responsabilità degli amministratori e più in generale dei soci delle imprese in merito agli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili. Con specifico riferimento alle imprese che gestiscono la contabilità presso lo studio del proprio consulente, ci si chiede come il tutto possa influenzare l’“adeguatezza” prevista dal suddetto articolo del codice civile.
È indubbia la riflessione che necessita fare parlando di adeguati assetti amministrativi e contabili nella circostanza in cui la contabilità venga gestita esternamente presso lo studio del proprio consulente, sia nella sua totalità, che parzialmente. Potrebbe, infatti, in quest’ultima ipotesi, verificarsi che la contabilità ai fini gestionali venga realizzata all’interno, contrariamente per gli adempimenti civilistici e fiscali presso lo studio del consulente.
Ad ogni modo, sia nella prima che nella seconda circostanza occorrerebbe strutturarsi all’interno dello studio garantendo, attraverso adeguate procedure, il lavoro contabile per conto dell’impresa. Il che vuol dire interessarsi sin dall’acquisizione documentale, per poi proseguire con le rilevazioni contabili e gli adempimenti civilistici e fiscali, al fine di creare una sorta di continuum amministrativo con la realtà aziendale che ha esternalizzato i servizi contabili. Ciò detto non implica necessariamente entrare nel merito della funzione organizzativa ed amministrativa dell’impresa cliente, ma garantire comunque un adeguato trattamento dei dati contabili ed un altrettanto adeguato flusso informativo, da e a favore, dell’impresa.
In altri termini, occorre che le procedure di studio contemplino una modalità di acquisizione dei dati sia cartacei che digitali ed un’altrettanta adeguata archiviazione dei medesimi nel rispetto delle leggi sulla privacy. A seguire la lavorazione dei dati, cercando di offrire un servizio qualitativamente soddisfacente in tempi ritenuti idonei a salvaguardare la produttività dello studio. Per concludere la restituzione delle informazioni prodotte a seguito dell’elaborazione dei medesimi dati, che dovrebbe essere scadenzata, al fine di fornire all’impresa una situazione contabile (con cadenza almeno trimestrale) ovvero tutte le informazioni atte a garantire un’adeguata risposta alla normativa civilistica e fiscale da parte di quest’ultima. La questione si complica, qualora la società cliente decidesse di non trattare internamente neanche il “bilancio gestionale”, ovvero non rispondente alle normative civilistiche ma comunque foriero di una serie di informazioni di natura reddituale e finanziaria. In tal caso, infatti, necessiterebbe accertarsi che il cliente si organizzi per lo meno per la gestione relativa alle scadenze di natura finanziaria.
