Il controllo di gestione e l’evoluzione organizzativa

La necessità e, di conseguenza, la decisione di introdurre  un Sistema di Controllo di Gestione in Azienda è il frutto di una maturazione di una serie di valutazioni ed esigenze che prima o poi si presentano in ogni realtà imprenditoriale, sia essa svolta nel campo dei Servizi sia in quello della Trasformazione, sia nel settore privato sia in quello pubblico.
Per arrivare a capire quale è il momento in cui si manifesta questa necessità, può essere utile ripercorrere il processo evolutivo, dal punto di vista prettamente gestionale, di qualunque attività di tipo imprenditoriale.
A lato della messa in opera di quanto ha fatto scattare l’idea imprenditoriale, che è la ragione della nascita e dell’esistenza delle aziende, il primo fatto “organizzativo” che viene messo in atto è la Contabilità Generale, sia perché obbligatoria per legge, sia perché comunque tutti i fenomeni di carattere  contabile (fatture attive e passive, pagamenti e incassi etc.) che succedono giorno per giorno nella vita aziendale hanno necessità di essere catalogati ed archiviati, per averne un riscontro facile, sicuro e sufficientemente rapido.
Questo passo normalmente è semplice, fa riferimento a regole e principi definiti, può essere sviluppato all’interno della Società o delegato all’esterno, normalmente allo studio dei Commercialisti che hanno affiancato l’Imprenditore nella fase di costituzione della Società.
Se avviato all’interno dell’Azienda può essere sviluppato manualmente, su supporto cartaceo, (modalità ormai quasi scomparsa) o tramite un software gestionale/amministrativo, di cui esistono sul mercato le più diverse versioni a cui corrispondono una vasta gamma di prezzi.
Se avviato all’esterno l’onere dell’Azienda è quello di predisporre e trasmettere fisicamente tutti i fatti contabili/amministrativi allo Studio prescelto.
Un passo intermedio rispetto alla esternalizzazione totale di tale servizio è quella di avere, all’interno dell’Azienda, un sistema software compatibile con quello in uso presso lo Studio del proprio Commercialista, al quale fornire un prodotto semilavorato.
Il processo contabile, comunque realizzato,  porta, sempre per la ragioni soprariportate, alla redazione di un bilancio annuale.
Per esigenza dell’Imprenditore o per sollecitazione del Commercialista, ad un certo punto dello sviluppo della realtà imprenditoriale, viene richiesto/proposto di aumentare la frequenza di redazione del bilancio (semestrale, trimestrale, mensile), in quanto accanto all’esigenza meramente civilistico/fiscale comincia a nascere l’esigenza di avere un controllo dell’andamento aziendale, in nuce è la prima manifestazione di necessità del Controllo di Gestione.
In questo modo le sensazioni dell’Imprenditore trovano conforto in dati in qualche modo certificati.
Il secondo passo che normalmente viene fatto è quello di creare una serie storica di dati, in modo da  confrontare l’ultimo periodo contabile chiuso in forma di bilancio (annuale, semestrale, trimestrale o mensile), con gli omologhi periodi precedenti, in modo da poter evidenziare e  valutare le variazioni, gli scostamenti, le incidenze percentuali delle varie voci che lo compongono.
E’ a questo punto che nasce o dovrebbe nascere l’esigenza manifesta e concreta di avere il Controllo di Gestione.
Per sua natura e per le esigenze/obblighi per cui è nato, il bilancio è una rappresentazione sintetica, seppur declinata in tutte le voci che compongono il Piano dei Conti, dei fatti aziendali, che non da o da in modo non sufficiente ed esauriente informazioni di tipo gestionale.
Per ovviare a questo limite le soluzioni che si mettono in atto in Azienda, prima di arrivare alla decisione di attivare un Sistema di Controllo di Gestione strutturato, sono:

• aumento del numero di voci del Piano dei Conti, non più (o non solo) finalizzato ai fini civilistici/fiscali per cui è nato, ma forzato a fornire indicazioni di tipo gestionale (la voce vendite non viene solo suddivisa tra Italia ed Estero, tra vendite a prezzi pieno e conto lavoro, ma si suddivide nelle varie tipologie di prodotti venduti o la voce acquisti non viene solo suddivisa tra materie prime, sussidiari, materiali di consumo, etc., ma viene dettagliata per tipologia di materiale acquistato, per destinazione del materiale, etc) con il risultato di avere un Piano dei Conti e, di conseguenza, un bilancio di difficile lettura e soprattutto snaturato rispetto alle sue precipue finalità che, come già detto, sono di natura civilistica e fiscale e rivolte al mondo esterno all’Azienda.
• creazione di un numero più o meno esteso di fogli Excel che, alimentati con dati contabili o caricati in momenti diversi da quelli delle registrazioni contabili con dati contabili e/o extracontabili, forniscono delle visioni parziali e settoriali di alcuni fenomeni aziendali e danno dei risultati che, a seconda di chi li generi, possono essere discordanti tra di loro; non è infrequente il ritrovarsi in una riunione, ognuno con i propri dati, e cominciare a discutere perché i dati siano diversi, anziché analizzare i dati e la loro influenza sulla gestione aziendale.

Queste ed altre analoghe soluzioni nascono, molte volte, dall’illusione di fare prima, di risparmiare, di costruire su misura quel che serve, di essere gli unici proprietari del dato o, peggio, dal desiderio di smentire le informazioni o le conclusioni a cui è arrivato un collega.
Il Controllo di Gestione nasce per permettere una visione unica e univoca dei fenomeni di tipo gestionale che caratterizzano l’Azienda, senza generare costi aggiuntivi per l’ottenimento dei dati e garantendo l’allineamento e la quadratura con i dati contabili. Questo è possibile utilizzando un Sistema Informativo che integri i dati originati dalla Contabilità Generale con quelli richiesti dal Controllo di Gestione: in una parola si genera un Sistema di Controllo di Gestione “Strutturato”.
Inoltre una corretta impostazione del Controllo di Gestione fornisce una base dati a disposizione delle varie Funzioni Aziendali, per l’estrazione e la rielaborazione dei dati stessi, attraverso strumenti di business intelligence, finalizzati alle specifiche esigenze di ogni Ente, senza il pericolo del disallineamento e della squadratura delle informazioni e senza costi aggiuntivi per l’Azienda.
 
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