Il deposito telematico: La fase di preparazione all’invio

Proseguendo nel ciclo di articoli dedicato al deposito telematico nell’ambito del processo civile, dobbiamo innanzitutto occuparci della fase preparatoria al vero e proprio invio telematico.
Una volta munitici degli strumenti hardware necessari e dopo aver proceduto ad installare tutto il software essenziale per la predisposizione e per l’invio della busta telematica (per un approfondimento sugli strumenti necessari all’invio telematico rimando alla lettura di questo precedente articolo pubblicato sempre sul portale Sistemiamo l’Italia) dovremo necessariamente procedere alla preparazione dei file da inserire all’interno della busta telematica.
I documenti da allegare varieranno in funzione della tipologia di atto da inviare ma, in generale, possiamo dividerli in due principali macrocategorie:
A)    Atti di costituzione o comunque primi atti della procedura
B)    Atti interni al procedimento
La prima delle due categorie di invio comporterà l’allegazione di un numero certamente maggiore di documenti rispetto alla seconda.
Se, per esempio, dovessimo depositare una memoria conclusionale ex art. 190 c.p.c. (e quindi di un atto rientrante nella categoria sub B) dovremo preparare per il deposito unicamente l’atto principale della busta.
Qualora, invece, dovessimo depositare un ricorso per decreto ingiuntivo oppure l’iscrizione a ruolo di una procedura esecutiva (entrambi rientranti nella categoria sub A) dovremo necessariamente inserire all’interno della busta telematica – oltre al classico atto principale – anche una serie di documenti allegati.
Tali documenti potranno essere di tipo “obbligatorio e qualificato” oppure di tipo “facoltativo”; gli allegati obbligatori e qualificati saranno quelli senza i quali il nostro deposito telematico non potrà andare a buon fine o – comunque – potrebbe risultare affetto da errori più o meno gravi, gli allegati di tipo facoltativo – invece – saranno tutti quei documenti che vengono depositati con finalità probatoria e, quindi, non per perfezionare la procedura di deposito in se e per se, quanto al fine di inserire nel fascicolo telematico documentazione necessaria per suffragare e rafforzare le difese svolte dalla parte.
Nel classico caso del ricorso per decreto ingiuntivo, ad esempio, l’Avvocato che si appresta al deposito digitale, dovrà aver cura di preparare e salvare in un’apposita cartella del proprio computer tutti i file di cui all’elenco che segue:
1)     il ricorso per decreto ingiuntivo (ossia l’atto principale della busta)
2)     la nota di iscrizione a ruolo
3)     la ricevuta di pagamento del contributo unificato
4)     la procura alle liti
5)     il file datiatto.xml
 
I documenti sub 2) e sub 5) sono solitamente creati in via automatica dal software di redazione della busta digitale e non dovranno, quindi, essere oggetto di specifica allegazione da parte del Legale che, con tutta probabilità, li troverà già fra l’elenco dei file allegati e pronti da inviare.
Il documento sub 1) rappresenta invece l’atto principale della busta e, in ossequio al disposto dell’art. 12 del provvedimento 16 aprile 2014, dovrà essere redatto tramite il proprio programma di videoscrittura e poi salvato direttamente – e quindi in forma testuale – in PDF; senza perciò procedere all’acquisizione tramite scanner. Il file così preparato – come sopra detto – dovrà essere salvato in un’apposita cartella del proprio PC che consiglio di utilizzare anche per il salvataggio di tutti gli altri documenti da inserire all’interno della busta telematica.
Ad essere acquisiti con lo scanner, invece, potranno essere i documenti sub 3) e sub 4); ciò – sia chiaro – non in via assoluta e necessaria, ben potendo il Difensore – per esempio – provvedere al versamento telematico del contributo unificato e quindi all’allegazione, all’interno della busta digitale, della ricevuta telematica di pagamento.
Nei successivi articoli di questo ciclo, analizzeremo poi le singole tipologie di documenti da allegare alla busta telematica, citando la normativa di riferimento ed evidenziando le principali criticità alla stessa legate.
 
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico