La digitalizzazione dello studio legale: Gli strumenti essenziali

Nel quadro della trattazione sulla digitalizzazione dello studio legale, è sicuramente necessario fare un quadro di insieme degli strumenti dai quali, necessariamente, non potremo più prescindere nello svolgimento della nostra professione.
Alcuni di questi strumenti sono direttamente legati al processo civile telematico e possono essere riassunti in:

• Posta elettronica certificata
• Firma digitale
• Redattore busta telematica
• Punto di accesso

Altri, invece, sono divenuti indispensabili in virtù della sempre maggior digitalizzazione delle nostre pratiche professionali:

• Scanner munito di ADF
• Sistema di backup
• Client di posta elettronica

Della PEC e del client di posta elettronica ci siamo già soffermati nel corso dell’ultimo ciclo di articoli pubblicato su queste pagine.  Nel prossimo ciclo di pubblicazioni, che con questo primo contributo inauguriamo, ci occuperemo invece degli altri strumenti indispensabili, iniziando dal kit di firma digitale.Senza entrare nel merito di cosa sia una firma digitale e, quindi, senza approfondire l’apparato normativo che vi è a monte, cerchiamo invece di comprendere – a livello pratico – quali siano gli elementi da valutare nella scelta di un kit di firma digitale.
Ad oggi esistono 3 principali categorie di kit di firma:

• La smart card formato tessera
• La Pendrive (o chiavetta USB)
• Il Token per firma remota

La smartcard ha l’indubbio vantaggio di poter essere trasportata come una normale carta di credito e, quindi, di poter essere comodamente inserita in un qualsiasi portafoglio. Per poterla però utilizzare sui nostri PC dovremo previamente installare un apposito lettore di smartcard che, di conseguenza, renderà l’utilizzo di questa soluzione per la firma digitale più adatta ad un uso strettamente “in-house”. Sul nostro PC di ufficio, infatti, avremo certamente provveduto ad installare il lettore per poter far funzionare la nostra firma digitale (operazione peraltro non semplicissima a volte), ma lo stesso non potrà dirsi per qualsiasi altro computer che potremmo voler utilizzare in caso di emergenza. La versatilità, quindi, non è il punto di forza di tale strumento.
La pendrive, invece, non è altro che un mini lettore di smartcard montato all’interno di una chiavetta USB. Questo strumento, di conseguenza, avrà il vantaggio di far risiedere in un unico corpo compatto sia la smartcard per la firma digitale che il relativo lettore. Questa tipologia di kit di firma si divide in due categorie:

• Pendrive con memoria fisica
• Pendrive con solo lettore di smartcard

Le chiavette del primo tipo vantano al loro interno una memoria fisica nella quale sono stati inseriti dei software autonomi per la firma digitale e la navigazione web, che possono quindi funzionare indipendentemente dall’installazione dei certificati di firma ed autenticazione all’interno del PC ospite.  Le chiavette del secondo tipo ne sono invece sprovviste e, di conseguenza, per poterle correttamente far funzionare avremo comunque bisogno di installarle sul computer.
I token per la firma remota, infine, consentono – attraverso uno strumento in tutto e per tutto simile a quello utilizzato dai nostri istituti bancari per le operazioni in rete – di apporre la firma su un documento senza ricorrere a smartcard, lettori o software preinstallati, il tutto quindi in piena mobilità. Risvolto negativo, però, è l’impossibilità di utilizzo per l’accesso a siti internet e a software che richiedano l’autenticazione tramite certificato di identificazione. Non potranno essere quindi utilizzati per accedere ai punti di accesso per il processo civile telematico.
In conclusione il consiglio è di acquistare un kit di firma digitale formato pendrive e preferibilmente munito di memoria interna. Tale strumento, infatti, non necessita di particolari procedimenti per l’installazione e garantisce una buona versatilità anche fuori dall’ufficio. Raccomando, in ogni caso, di munirsi di almeno due kit di firma digitali diversi, ciò per ovviare a rotture improvvise dei supporti o a dimenticanze in ordine al rinnovo dei certificati.
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico