Processo civile telematico

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La digitalizzazione dello studio legale: lo scanner e le dimensioni dei file ai fini del deposito digitale

Concludendo con il ciclo di articoli sulle attività da porre in essere per una corretta digitalizzazione dello studio legale, è necessario  occuparci di uno degli strumenti più usati nei nostri studi professionali ma, allo stesso tempo, anche uno degli strumenti meno conosciuti, ossia, lo scanner.
Premessa necessaria, prima di addentrarci nell’analisi delle problematiche connesse alla scelta e all’uso dello scanner, è lo studio della normativa attuale in tema di dimensioni della busta telematica.
L’art. 14 comma 3 del “Provvedimento 16 aprile 2014” (reperibile all’indirizzo: https://pst.giustizia.it/PST/resources/cms/documents/Estratto_Gazzetta_Ufficiale_99_2014.pdf) prescrive che la busta crittografata utilizzata per il deposito telematico, non possa avere dimensioni superiori a 30 megabyte. La previsione di un limite di dimensioni della busta ha, in effetti, inizialmente condotto a tutta una serie di problematiche pratiche nell’attività di deposito documentale, problematiche spesso risolte attraverso accordi informali con le cancellerie o tramite specifici protocolli di intesa.
Il problema oggi è stato però radicalmente risolto grazie all’art. 51 del D.L. 90/2014 che, modificando il comma 7 dell’art. 16-bis del D.L. 179/2012, ha espressamente stabilito: “Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia, il deposito degli atti  o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza”, così di fatto stabilendo la possibilità di procedere ad invii multipli in caso di allegazioni molto corpose, a patto – comunque – che gli stessi si perfezionino tutti entro le ore 24 dell’eventuale data di scadenza per il deposito.
La facoltà di effettuare invii multipli, comunque, non ci esime dal saper utilizzare sapientemente lo scanner, poiché le dimensioni dei file continuano ad essere un problema di non poco conto sia nella gestione dello spazio presente sui nostri pc, sia nei quotidiani depositi digitali che perfezioniamo presso i nostri Tribunali.
Dando per scontato, quindi, che chiunque di noi sappia che cos’è uno scanner, dobbiamo innanzitutto escludere la possibilità di lavorare con un c.d. scanner “piano”. Il nostro studio professionale, infatti, non potrà affidare la digitalizzazione documentale ad uno strumento che scansiona un foglio per volta, ma dovrà obbligatoriamente affidarsi ad un macchinario che abbia in dotazione un c.d. “ADF” (Automatic Document Feeder), ossia, un supporto montato sulla parte superiore dello scanner che consente di caricare più fogli simultaneamente, permettendo così la scansione di un interno documento nell’arco di pochi secondi.
Preciso che la maggior parte degli scanner da ufficio e delle stampanti multifunzione di fascia media, hanno oggi in dotazione un caricatore come quello qui descritto ed è possibile quindi acquistare un macchinario di discreta qualità anche a prezzi relativamente bassi.
Uno scanner munito di ADF, quindi, sarà indispensabile per poter procedere alla digitalizzazione non solo di interi e voluminosi fascicoli ma anche, più banalmente, dei classici documenti che transitano nei nostri studi legali, come contratti, fatture, accordi transattivi, mutui… etc.
Dobbiamo necessariamente prendere atto che, se fino a pochi anni fa un semplice ricorso per decreto ingiuntivo occupava lo spazio di un solo file di testo all’interno del nostro personal computer di studio, oggi non è più così.
Un ordinario procedimento monitorio, infatti, necessiterà dell’acquisizione digitale di numerosi documenti analogici (cartacei) come, ad esempio, le fatture e i documenti di trasporto, la procura rilasciata dal cliente, la lettera di diffida ad adempiere che avessimo eventualmente inviato per raccomandata e poi, ancora, l’estratto autentico delle scritture contabili o l’eventuale riconoscimento di debito sottoscritto dalla controparte. Tutti questi documenti, che un tempo avevamo la possibilità di depositare come allegato cartaceo, oggi dovranno essere obbligatoriamente inseriti all’interno della busta telematica e depositati digitalmente. Un processo di acquisizione veloce, quindi, non risolverà automaticamente tutti i problemi legati alla digitalizzazione documentale del nostro studio legale, soprattutto per quel che riguarda le dimensioni dei file scansionati.
Come ho sottolineato in premessa, infatti, la busta telematica non potrà avere dimensioni superiori a 30 mb, e tale dimensione massima, fissata in realtà per mere ragioni di ordine tecnico, verrà certamente superata qualora non ci si premuri di modificare le impostazioni dello scanner. La maggior parte degli strumenti di acquisizione documentale di ultima generazione, viene venduta con uno specifico software a corredo che permette sia la scansione diretta in pdf (elemento da valutare al momento dell’acquisto della periferica) che la modifica delle impostazioni di base dello scanner.
Il nostro scanner, quindi, dovrà essere impostato per effettuare digitalizzazioni in bianco e nero (preferibilmente non utilizzate né il colore, né la scala di grigi) e ad una risoluzione massima di 150 o 200 dpi.
Mantenere un’impostazione di questo tipo come predefinita, ci permetterà di risparmiare moltissimo in termini di dimensioni del file digitalizzato, lasciando comunque impregiudicata la possibilità – qualora il documento risulti poco leggibile o debba necessariamente essere effettuata una scansione a colori – di modificare tali impostazioni per singole acquisizioni e digitalizzazioni documentali. Nel caso in cui, comunque, si fosse proceduto a scansionare molti documenti, ad esempio, a qualità eccessivamente alta oppure a colori, e non si volesse procedere ad un nuovo e noioso procedimento di digitalizzazione, sarà possibile ovviare al problema delle dimensioni eccessive dei file attraverso il ricorso a specifici software di compressione.
In questa sede mi sento di consigliare il servizio gratuito “small pdf” che consentirà di ridurre anche fino a 10 volte le dimensioni dei file in formato pdf senza necessità di alcuna operazione sul proprio pc.
I servizi offerti dal portale (che includono anche la trasformazione di documenti da jpg in pdf e viceversa, l’unione di più file pdf o la divisione di un file unico, nonché ulteriori utili funzionalità), sono infatti totalmente fruibili via web e non necessitano di processi di download e successiva installazione sul computer di studio.
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico

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