Le copie di cortesia nell’ambito del Processo Civile Telematico

Le copie di cortesia, innanzi tutto, non sono altro che delle riproduzioni cartacee informali di atti – e a volte di documenti – già depositati telematicamente in giudizio da parte del Difensore.
La necessità di predisporre una copia cartacea di un atto già depositato telematicamente nasce, storicamente, dall’esigenza di creare una sorta di “doppio binario” che conducesse a un più agevole transito dal processo cartaceo a quello digitale.
La regolamentazione di tale prassi ha quindi origine nei Tribunali sedi sperimentazione sul Processo Telematico, ed era volta a permettere – in un periodo nel quale l’obbligatorietà del deposito con modalità digitali non era ancora entrata in vigore – una più facile lettura degli scritti difensivi da parte dei Magistrati che, da un lato, lamentavano – come in realtà lamentano tutt’oggi – una scarsa dotazione tecnica e di cancelleria nei propri uffici e, dall’altro, avevano la logica necessità di abituarsi a una prassi lavorativa che differiva in modo sostanziale da quella precedente.
Il Giudice Istruttore – ad esempio – che si trovasse a dover decidere delle istanze istruttorie delle parti, magari con numerose memorie, articolazioni di capitoli di prova e svariati documenti allegati, avrebbe certamente una maggiore e oggettiva difficoltà a lavorare su uno schermo di computer (che bene o male limita la visione documentale contemporanea a solo pochi file) rispetto alla propria scrivania d’ufficio, nella quale potrebbe invece agevolmente sistemare tutti i documenti di cui necessita per una visione di insieme della procedura.

Da qui, quindi, la nascita di accordi e protocolli operativi siglati dalle commissioni informatiche miste (Magistrati, Avvocati, Cancellieri) anche in tema di copie di cortesia, protocolli volti a regolamentare l’utilizzo degli strumenti in oggetto nonché, modalità di deposito nel fascicolo cartaceo di cancelleria.
Se da un lato, però, tali prassi e protocolli erano in generale ben digeriti anche dall’Avvocatura nel periodo così detto di “sperimentazione” del Processo Civile Telematico, qualcosa invece è mutato nel corso del 2014 quando, a seguito dell’entrata in vigore dell’obbligo di deposito telematico di atti e documenti, il Difensore della parte processuale si è trovato a dover non solo aggiornare i propri sistemi informatici di studio, ma anche a dover frequentare corsi di formazione specifici e, soprattutto, a doversi far carico sia di un deposito telematico del proprio atto difensivo che di un successivo deposito cartaceo del medesimo scritto.
Il clima di collaborazione generalizzato, che si era instaurato nella cerchia ristretta degli sperimentatori del PCT, ha quindi cominciato a vacillare nel momento in cui l’obbligatorietà del PCT ha investito non solo tutti gli Avvocati ma anche tutta la Magistratura civile.
Il legislatore del 2015, quindi, decide di intervenire sul tema con una riforma del D.L. 179/2012, decreto che, se da un lato prevedeva già la facoltà per il Giudice di autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non risultavano funzionanti o per ragioni specifiche (commi 8 e 9 dell’art. 16 bis D.L. 179/2012), dall’altro non faceva mai specifico riferimento alle copie di cortesia propriamente dette, poiché si riferiva sostanzialmente a casi limite e non a delle prassi ordinarie.

Il legislatore, come detto, interviene modificando il comma 9 dell’art. 16bis D.L. 179/2012, ma lo fa con una norma programmatica che, ad oggi, rimane purtroppo lettera morta: “Il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche. Fatto salvo quanto previsto dal periodo precedente, con decreto non avente natura regolamentare il Ministro della giustizia stabilisce misure organizzative per l’acquisizione anche di copia cartacea degli atti depositati con modalità telematiche nonché per la riproduzione su supporto analogico degli atti depositati con le predette modalità, nonché per la gestione e la conservazione delle predette copie cartacee. Con il medesimo decreto sono altresì stabilite le misure organizzative per la gestione e la conservazione degli atti depositati su supporto cartaceo a norma dei commi 4 e 8, nonché ai sensi del periodo precedente”.
Questa riforma, in ogni caso, non è priva di pregi poiché – in effetti – ottiene il risultato di porre all’attenzione di entrambe le parti le problematiche che il deposito della copia di cortesia portava e porta ancora con sé, problematiche che anche la Magistratura in alcuni casi (si veda l’intervento del Dott. Salvatore Carboni sul sito di Magistratura Democratica, reperibile a questo indirizzo: http://www.questionegiustizia.it/articolo/in-difesa-del-processo-civile-telematico_14-10-2015.php) aveva evidenziato, ossia, legate alla produzione della copia cartacea, al deposito della stessa e alla conservazione di tale documento.
 
Lungi dal volersi schierare con una delle due scuole di pensiero, infatti, è di oggettiva evidenza come la copia di cortesia esponga la procedura giudiziaria a problematiche e rischi da non sottovalutare:

• Sulla copia cartacea di cortesia non può essere apposto un depositato da parte della Cancelleria (così come stabilito dalla circolare ministeriale 23 ottobre 2015), ciò comporta il rischio di smarrimento o sottrazione della copia dal fascicolo ma, addirittura, di scambio e falsificazione del documento. Non essendovi, infatti, un timbro posto da un Pubblico Ufficiale sul documento, lo stesso potrebbe essere tranquillamente sottratto e sostituito con una diversa versione dello stesso.
• La copia di cortesia Cartacea non deve – a meno di specifiche prassi presenti nei protocolli di alcuni Fori – necessariamente essere stampata dal fascicolo telematico d’ufficio, ben potendo essere prodotta dall’originale digitale presente nel computer del Difensore. Tale documento, in quest’ultimo caso, sarà privo della coccardina di protocollatura solitamente presente nelle copie informatiche degli atti depositati e ben potrebbe, quindi, essere in parte difforme rispetto all’originale digitale, vuoi perché il Difensore – incautamente – ha stampato una versione diversa del documento depositato o perché – artatamente e fraudolentemente – ha cercato di introdurre in Giudizio una diversa versione del medesimo atto difensivo.
• La copia di cortesia Cartacea non è soggetta alle medesime cautele conservative poste a salvaguardia del fascicolo cartaceo del procedimento. Tale documento, difatti, non è realmente parte del fascicolo de quo non essendovi stato introdotto per il tramite della normale procedura di consegna al Cancelliere e di timbratura dell’atto.

A tali problematiche si potrebbe dare parziale soluzione con il ricorso all’art. 16bis D.L. 179/2012 o alla Circolare Ministeriale 23 ottobre 2015. L’art. 16bis, infatti, prevede – come ho ricordato sopra – la possibilità per il Magistrato di “ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti” così di fatto eliminando il problema del depositato sulla copia di cortesia. La copia, infatti, in tal caso dovrà essere consegnata in via “ufficiale” al Cancelliere che dovrà apporvi datazione e timbratura.

La Circolare Ministeriale 23 ottobre 2015, invece, ha stabilito che: “in considerazione dell’eccezionalità del momento […] dovrà essere sempre assicurata da parte della cancelleria, ove il giudice ne faccia richiesta, la stampa di atti e documenti depositati telematicamente, soprattutto laddove si tratti di ’file’ di grandi dimensioni. Si raccomanda, sul punto, agli uffici di cancelleria la massima collaborazione.”

Anche in questo caso, qualora il Cancelliere stampasse – su richiesta del Magistrato – la copia di un atto o documento depositato dal Difensore in Giudizio, eliminerebbe ab origine parte delle problematiche sopra evidenziate.

Concludendo, in ogni caso, auspico che il ricorso a tale strumento transitorio si riduca sempre di più nel tempo, da un lato al fine di eliminare i pericoli e le problematiche sopra rappresentate, dall’altro per vedere finalmente realizzata una piena digitalizzazione del Processo Civile.