L’impronta dell’archivio di conservazione va ancora trasmessa?
Il DMEF 17 giugno 2014 ha sostituito la trasmissione dell’impronta dell’archivio di conservazione con una comunicazione da espletare in dichiarazione redditi. L’impronta è stata quindi eliminata?
L’art. 5 primo comma del DMEF 17 giugno 2014 prevede che “Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento”, mentrel’art.7 ricorda che il DMEF entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione (cioè il 27 giugno 2014 dato che è stato pubblicato in GU n.146 del 26 giugno 2014), e cosa più importante che “Le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del presente decreto”.
In sostanza quindi, per i documenti, scritture contabili o altri atti o dati rilevanti ai fini tributari “già conservati” alla data del 26 giugno 2014, considerando che per i suddetti documenti informatici continua ad applicarsi il DMEF 23 gennaio 2004, si dovrà necessariamente trasmettere l’impronta e la marca temporale dell’archivio di conservazione entro i termini stabiliti dalla normativa di riferimento.
Con il termine “già conservati”, si deve poi intendere che il processo di “conservazione sostitutiva” (oggi conservazione digitale) dovrà essere ultimato tramite l’apposizione all’evidenza informatica della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale (Art.3 secondo comma del DMEF 23 gennaio 2004).
A mero titolo esemplificativo quindi, se Alfa Spa ha una tenuta delle scritture contabili con sistemi meccanografici ed ha conservato il libro giornale del periodo di imposta 2013 con firma digitale e marca temporale a chiusura del processo di conservazione in data 20 maggio 2014 (ricordiamo che il termine ultimo è il 30 dicembre 2014), l’impronta e la marca temporale dell’archivio dovranno essere trasmessi entro e non oltre gennaio 2015, diversamente, se il libro giornale del periodo di imposta 2013 è stato conservato con firma digitale e marca temporale in data 10 settembre 2014, l’azienda non dovrà trasmettere alcuna impronta all’Agenzia delle Entrate dato che la conservazione è terminata in un periodo successivo al 26 giugno 2014.
Vi sono poi alcune situazioni particolari in cui la produzione dell’impronta dell’archivio di conservazione non sarà certo agevole, come il caso di aziende che hanno conservato alcune tipologie documentali in un periodo ante 26 giugno 2014 ed altre tipologie documentali successivamente, oppure, con riferimento alla medesima tipologia documentale (e.g. fatture elettroniche che richiedevano una conservazione quindicinale), alcuni documenti conservati in un periodo ante 26 giugno 2014 ed i restanti documenti della medesima tipologia documentale conservati successivamente
Premesso che sarebbe certamente auspicabile un intervento dell’Agenzia delle Entrate volto ad eliminare la trasmissione dell’impronta e della marca temporale anche per il pregresso, soprattutto in un momento di forte semplificazione normativa in tema di digitalizzazione dei documenti fiscali e per le serie difficoltà operative nell’adempiere all’obbligo normativo, è chiaro che in assenza di interventi la suddetta comunicazione va regolarmente presentata entro termini stabiliti.
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale
