Metadati e funzioni di ricerca nei sistemi di conservazione digitale
Nell’ambito dei processi di conservazione digitale, i metadati e le funzioni di ricerca non sono sinonimi, dato che hanno diverse caratteristiche e differenti compiti. In questo articolo verranno analizzate quali sono le loro principali peculiarità e specificità.
Quando si esegue un processo di conservazione digitale di documenti fiscali, è necessario che il sistema di conservazione produca e conservi sia i metadati che le funzioni di ricerca, dato che se assenti o non perfettamente conformi alle disposizioni normative, possono mettere a rischio la validità stessa della conservazione digitale.
? I metadati
Così come riportato all’allegato 1 del DPCM 3 Dicembre 2013, i metadati sono un “insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del presente decreto”.
Va rilevato poi che i metadati non sono stati previsti dal solo legislatore Italiano, dato che la definizione sopra riportata non è altro che la traduzione in Italiano di quanto riportato nello standard ISO 15489-1 (Information and documentation-Record Management) : “Metadata, data describing context, content, and structure of records and their management through time”.
In sostanza quindi, i metadati sono dei dati (per esempio in formato XML), che associati al documento informatico oggetto di conservazione, sono in grado di identificarlo (tramite un codice identificativo univoco), di descriverne il contesto (indicando per esempio chi l’ha prodotto), il contenuto (se cioè è una fattura di vendita oppure un libro giornale), e la struttura (rilevando per esempio in caso di fattura elettronica in formato XML a quale sintassi si riferisce).
Nei sistemi di conservazione, i metadati vengono anch’essi conservati nei pacchetti di archiviazione (il contenitore degli oggetti da conservare) e tipicamente vengono generati in un formato elaborabile, come per esempio il formato XML, mentre possono essere inseriti direttamente nel file SInCRO firmato digitalmente e marcato temporalmente, oppure caricati in un file appositamente prodotto.
I metadati minimi che devono essere associati a ciascun documento informatico conservato, sono:
- Identificativo, che corrisponde ad una sequenza di caratteri alfanumerici associati in modo univoco e permanente a ciascun documento informatico, in modo da consentirne l’identificazione senza margini di errori;
- Data di chiusura, che indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile, e cioè data/ora/minuto/secondo di quando il documento informatico è stato firmato digitalmente e che tipicamente corrisponde alla data di firma;
- Oggetto, che serve a chiarire la natura del documento informatico o comunque a riassumerne brevemente il contenuto, come per esempio “fattura di vendita”, oppure “fattura di acquisto”;
- Soggetto Produttore, che individua il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico;
- Destinatario, che individua il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico.
? Le funzioni di ricerca
L’art.3 primo comma lettera b) del DMEF 17 giugno 2014, riporta che i documenti informatici devono essere conservati in modo che “siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle
informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali”.
Le funzioni di ricerca quindi, diversamente dai metadati, hanno l’obiettivo di consentire all’utente opportunamente autenticato, di accedere al sistema di conservazione e di poter ricercare, tramite la compilazione di appositi campi, i documenti di interesse al fine di poterli consultare sullo screen oppure eventualmente richiedere una loro esibizione.
Le funzioni di ricerca minime richieste sono 6, ed in particolare sono cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, e data, ma va rilevato che le suddette funzioni di ricerca dovranno essere presenti “laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste”.
Con riferimento alle funzioni di ricerca vanno rilevati almeno 3 importanti aspetti:
- i campi cognome/nome e denominazione possono anche essere alternativi, e quindi si ritiene ammissibile avere un solo campo da compilare per entrambe le funzioni di ricerca ed inserire alternativamente il cognome/nome (se per esempio la fattura di vendita da ricercare è stata emessa ad un professionista) oppure la denominazione (se per esempio la fattura di vendita da ricercare è stata emessa ad una società o ente);
- la locuzione “laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste”, significa che in caso di conservazione digitale di fatture di vendita emesse a soggetti IVA le suddette funzioni di ricerca dovranno essere tutte presenti, mentre in caso di fatture emesse a privati (bollette) la partita IVA non dovrà essere presente;
- se si conservano scritture contabili, come per esempio il libro giornale, basterà poter ricercare la scrittura contabile per “tipologia” (libro giornale), per “periodo d’imposta/anno” (2013), ed eventualmente per “periodo” (gennaio, oppure 1° trimestre), mentre è rilevante la possibilità di ricercare all’interno del file conservato tramite la funzione “ricerca”, oppure “search”, oppure “trova”, ricordando che è possibile solo se il formato conservato è “vettoriale”, mentre se viene conservato un formato “raster” (immagine scansionata) la suddetta ricerca non è consentita.
Quanto sopra riportato vale naturalmente se siamo nell’ambito di una conservazione digitale di documenti fiscali, mentre in caso di conservazione di altre tipologie documentali, potrebbero cambiare sia le funzioni di ricerca (per esempio nella conservazione digitale del Libro Unico del Lavoro le funzioni di ricerca sono la data, ed il cognome, nome e codice fiscale del lavoratore), che i metadati (per esempio i metadati dei documenti amministrativi informatici sono l’oggetto, il mittente, il destinatario, la data di protocollo, il progressivo di protocollo, etc).
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale
