Responsabile della conservazione interno oppure esterno?

La conservazione digitale dei documenti, così come previsto dall’art.5 secondo comma del DPCM 3 dicembre 2013, può essere eseguita secondo due diverse modalità:

• in house, ove il processo di conservazione digitale è realizzato all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici;
• in outsourcing, ove il processo di conservazione digitale è affidato a terzi soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

In entrambi i casi, così come contemplato dalle regole tecniche in materia di sistema di conservazione, il responsabile della conservazione:

• “definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato ai sensi dell’art. 5” ( art.6 quinto comma del DPCM 3 dicembre 2013);
• “sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato” ( art.6 sesto comma del DPCM 3 dicembre 2013);
• esegue tutte leattività riportate all’art.7 del DPCM 3 dicembre 2013;
• con riguardo alle sole Pubbliche Amministrazioni, “il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato” (art.7 terzo comma del DPCM 3 dicembre 2013).
• viene definito come il “soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione” (Allegato 1 del DPCM 3 dicembre 2013).

Il responsabile della conservazione deve avere quindi competenze, conoscenze, know how, capacità organizzative e manageriali non comuni e di non facile reperibilità, ma mentre nelle grandi e medie imprese una simile figura può di certo essere individuata o comunque formata, nell’ambito delle microimprese, dei piccoli professionisti e delle imprese individuali è pressoché impossibile dato che non vi è addirittura una “struttura organizzativa.”
Con la pubblicazione lo scorso dicembre delle “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici”,  l’Agenzia per l’Italia Digitale ha rilevato che il modello organizzativo che dovrebbe essere adottato in caso di affidamento del servizio di conservazione digitale in outsourcing, dovrebbe essere quello in cui il responsabile della conservazione deve essere individuato “all’interno dell’organizzazione” del produttore dei documenti informatici, il che significa dell’impresa che affida all’esterno il servizio di conservazione digitale.
 
In sostanza, l’idraulico, il traduttore, oppure lo psicologo, che avendo trasmesso direttamente una sola fattura elettronica alla PA (e quindi sono produttori del documento informatico), e avendo affidato al Commercialista l’attività di conservazione digitale in outsourcing, dovrebbero essere individuati quali responsabili della conservazione, e dovrebbero altresì essere in grado di svolgere o comunque verificare, le attività di cui all’art.7 del DPCM 3 dicembre 2013, come per esempio garantire nel tempo la conformità alla normativa vigente dei sistemi di conservazione, effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione, adottare misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione.
Va rilevato che se le suddette attività non vengono dagli stessi eseguite ma delegate, il responsabile della conservazione deve comunque essere in grado di valutare le competenze e l’esperienza del delegato, dato che a norma dell’art.6 sesto comma del DPCM 3 dicembre 2013, ”Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate.”
 
È utile poi rammentare quanto già rilevato in passato dall’Agenzia delle Entrate con la Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006, ove testualmente riportava che “Il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo; nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente.”
 
Con riguardo ai soggetti che hanno conseguito o intendono conseguire il riconoscimento di conservatori accreditati di cui all’art.44/bis del Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n.82 (Codice dell’Amministrazione Digitale), così come indicato nel documento “Indice del manuale di conservazione”, il modello organizzativo che l’Agenzia per l’Italia Digitale richiede loro di adottare prevede che il responsabile della conservazione sia individuato all’interno dell’organizzazione dell’impresa che affida all’esterno il servizio.
 
In definitiva quindi, in caso di conservazione digitale affidata in outsourcing a un soggetto esterno, si ritiene utile seguire le seguenti regole:

• se il soggetto che esternalizza il processo di conservazione digitale è una pubblica amministrazione, il conservatore DEVE essere un conservatore accreditato, ed il modello organizzativo da adottare DEVE essere quello indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale, ed il responsabile della conservazione DEVE essere individuato all’interno della PA, e DEVE essere un dirigente o un funzionario formalmente designato;
• se il soggetto che esternalizza il processo di conservazione digitale è un privato (persona fisica o giuridica), ed il conservatore esterno è un conservatore accreditato, il modello organizzativo da adottare DEVE essere quello indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale, ed il responsabile della conservazione DEVE essere individuato nella persona fisica (professionista o impresa individuale) o all’interno dell’organizzazione della persona giuridica;
• se il soggetto che esternalizza il processo di conservazione digitale è un privato (persona fisica o giuridica), ed il conservatore esterno NON è un conservatore accreditato, il modello organizzativo da adottare POTREBBE essere quello indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale ( ed in questo caso il responsabile della conservazione DEVE essere individuato nella persona fisica o all’interno dell’organizzazione della persona giuridica), oppure POTREBBE essere quello di individuarlo in un soggetto esterno, come per esempio lo stesso conservatore, oppure il Commercialista che svolge per conto dei clienti la conservazione digitale dei documenti fiscali.