Innovazione digitale

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Centro servizi o autonoma organizzazione per gli studi legali?

Molti avvocati preferiscono rivolgersi a centri servizi per l’invio degli atti telematici piuttosto che trovare nuove forme di organizzazione interna dello studio legale. Qual è scelta giusta?
Sono ancora molti gli avvocati che per l’invio degli atti telematici si rivolgono ad un centro servizi delegando a soggetti terzi le nuove attività imposte dalla normativa. I motivi che portano un professionista a scegliere questa via possono essere diversi ma ci sono alcuni aspetti da valutare con molta attenzione.
La firma da apporre sulla busta digitale può essere solo quella del professionista associato alla pratica.
L’avvocato dovrà quindi essere presente durante tutta la procedura di creazione della busta digitale comportando quindi una ulteriore perdita di tempo.
La busta digitale si troverà nella posta in uscita del sistema dal quale si invia.
 La busta digitale allegata alla PEC inviata consentirà anche di certificarne il contenuto nel caso di contestazioni.
Privacy: le informazioni che vengono inviate contengono dati sensibili dei soggetti coinvolti nel procedimento.
Il centro servizi dovrebbe garantire l’osservanza di tutti adempimenti relativi alla legge sulla privacy (in particolare artt. 33-36 e allegato B Codice Privacy) la cui violazione produce responsabilità a carico del professionista.
Dopo l’invio dell’atto telematico l’avvocato riceverà quattro notifiche di cancelleria direttamente sulla sua PEC.
Il deposito si considera perfezionato solo quando il professionista riceverà le quattro notifiche sulla sua PEC (le prime tre verranno generate automaticamente dal sistema mentre la quarta verrà inviata in seguito all’azione manuale del cancelliere nel momento in cui riceve l’atto sulla sua consolle). Se i controlli automatici rileveranno qualche anomalia il professionista dovrà nuovamente rivolgersi al centro servizi per porre rimedio.  Queste sono solo alcune delle
problematiche che posso essere sollevate nell’utilizzo di un centro servizi senza considerare il costo che verrà imputato ad ogni singolo atto. Per i professionisti del settore riteniamo che sia più sicuro ed efficace dotarsi di strumenti hardware e software idonei ad una corretta gestione degli adempimenti introdotti dal processo civile telematico.
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