La digitalizzazione dei DDT di vendita

Introdotto con il DPR del 14 agosto 1996 n.472, il documento di trasporto (DDT) “contiene l’indicazione della data, delle generalità del cedente, del cessionario e dell’eventuale incaricato del trasporto, nonchè la descrizione della natura, della qualità e della quantità dei beni ceduti”, mentre la Circolare del 16 settembre 1996 n. 225 ha rilevato che il DDT va emesso “prima dell’inizio del trasporto o della consegna, a cura del cedente, secondo le normali esigenze aziendali, in forma libera, (senza, cioè, vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato)”.
Con la Circolare del 11 ottobre 1996 n.249, è stato chiarito che i DDT possono altresì “essere spediti nel giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni oltre che tramite servizio postale, anche a mezzo corriere oppure tramite gli strumenti elettronici già richiamati nel paragrafo 2.1 della predetta circolare n. 225/E”, mentre va sempre ricordato che l’art.21 quarto comma del DPR 633/72 in tema di fatturazione differita contempla la possibilità di impiegare anche “altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione ed avente le caratteristiche determinate con decreto del Presidente della Repubblica 14 agosto 1996, n. 472”.

Prima di procedere quindi a comprendere le diverse modalità adottabili nel digitalizzare i DDT emessi in caso di cessione di beni con fatturazione differita, possiamo sin da ora stabilire i seguenti 5 punti:

• il DDT non deve obbligatoriamente essere sul mezzo durante la consegna del bene;
• il DDT può essere trasmesso telematicamente (e.g. PEC, EDI, email, etc), e in questo caso va inviato entro il giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni;
• non vi è alcun obbligo fiscale di richiedere al cliente di apporre la firma sul DDT;
• il DDT prodotto come documento informatico può anche essere in un formato strutturato e quindi elaborabile dai sistemi informativi (e.g. XML, TXT, etc);
• il DDT può anche essere sostituito con l’avviso di spedizione merce, meglio conosciuto come “Despatch Advice” (DESADV).

Il DDT emesso lato attivo può quindi essere conservato in solo formato digitale sia partendo da un documento analogico (cioè cartaceo), sia partendo da un documento informatico.

Possiamo quindi schematizzare la conservazione digitale del suddetto DDT in almeno 2 categorie.

Conservazione digitale di DDT cartacei

In questo caso l’azienda cedente, che consegna direttamente la merce al cliente, stampa su carta il DDT emesso almeno in duplice copia, di cui una da consegnare al cliente e l’altra che prevede l’aggiunta del barcode e che ritornerà all’azienda cedente. Al cliente viene quindi consegnato un esemplare cartaceo del DDT, mentre l’altro esemplare riportante il barcode, dopo gli opportuni controlli eseguiti dall’addetto alla ricezione merce, viene firmato (spesso con delle sigle incomprensibili) e riconsegnato al conduttore del mezzo dell’azienda cedente.
Ritornato in azienda, il DDT cartaceo viene scansionato e tramite il barcode (che il sistema è in grado di riconoscere dato che è stato dallo stesso prodotto) l’immagine digitale viene automaticamente indicizzata (vengono cioè associati gli indici, quali la denominazione del cliente, la partita IVA, il codice fiscale, la data, etc): il DDT è pronto per essere ricercato, consultato, condiviso oltre che essere conservato in digitale.
Con cadenza periodica, per esempio semestralmente oppure annualmente, le immagini digitali dei DDT vengono trasferite nel sistema di conservazione digitale, così come previsto dal DMEF 17 giugno 2014, dopodiché sarà possibile eliminare il supporto cartaceo e conservare unicamente il documento digitale.

Conservazione digitale di DDT informatici

In questo caso l’azienda cedente che consegna direttamente la merce al cliente, produce il DDT già come documento informatico in formato non strutturato (e.g. PDF) oppure in formato strutturato (e.g. XML), e successivamente lo trasmette telematicamente al cliente tramite canali dedicati quali piattaforme di trasmissione EDI (Electronic Data Interchange) oppure altri sistemi quali email o PEC. Come già rilevato la trasmissione del DDT deve avvenire entro il giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni, e quindi sarà necessario verificare attentamente che il sistema di trasmissione adottato sia in grado di produrre e conservare i “file di log” in grado di comprovare inequivocabilmente il momento esatto in cui si è svolta la trasmissione e la ricezione, il soggetto trasmittente, il soggetto ricevente, etc.
Nei casi in cui l’azienda cedente ritenga utile richiedere le firme dei clienti sui DDT, è sempre possibile adottare soluzioni più innovative quali per esempio la firma grafometrica (e.g. tablet, palmari, smartphone, etc) oppure altre tipologie di firme elettroniche, oppure semplicemente accordarsi con il cliente per la trasmissione della notifica di ricezione merce.
Periodicamente, per esempio semestralmente oppure annualmente, i DDT prodotti come documenti informatici vengono trasferiti nel sistema di conservazione, al fine di poter essere conservati unicamente in formato digitale.

Va infine ricordato che in più occasioni l’Agenzia delle Entrate ha rilevato l’ammissibilità a conservare in digitale i DDT emessi senza che questi siano stati firmati dal cliente; in particolare la Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 riporta testualmente che “Dal momento che il documento di trasporto è completo di ogni elemento obbligatorio sin dall’origine, senza che né il soggetto emittente né i successivi soggetti riceventi siano tenuti ad eseguire sul d.d.t. ulteriori annotazioni, deve ritenersi ammissibile l’emissione del d.d.t. sotto forma di documento informatico”.