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La digitalizzazione della prova delle cessioni intracomunitarie

Quali procedure adottare per digitalizzare il processo di produzione e conservazione delle prove documentali delle cessioni intracomunitarie? Quali sono i punti di attenzione e le criticità da evitare? In questo articolo andremo a dare una risposta a tutte queste domande.

L’introduzione dell’articolo 45-bis al regolamento UE n.282/2011, ha apportato dal 1° gennaio 2020 significative novità in materia di prove documentali relative alle cessioni intracomunitarie.

A norma dell’art. 41, primo comma, lettera a) del DL 331/93, costituiscono cessioni non imponibili, “le cessioni a titolo oneroso di beni, trasportati o spediti nel territorio di altro Stato membro, dal cedente o dall’acquirente, o da terzi per loro conto, nei confronti di cessionari soggetti di imposta”. In più occasioni, l’Agenzia delle Entrate è intervenuta a puntualizzare che per la realizzazione di una cessione intracomunitaria, con la conseguente emissione di una fattura non imponibile IVA, devono sussistere tutti e quattro i seguenti requisiti:

  1. onerosità dell’operazione;
  2. acquisizione o trasferimento del diritto di proprietà o di altro diritto reale sui beni;
  3. status di operatore economico del cedente nazionale e del cessionario comunitario;
  4. effettiva movimentazione del bene dall’Italia ad un altro Stato membro, indipendentemente dal fatto che il trasporto o la spedizione avvengano a cura del cedente, del cessionario o di terzi per loro conto.

In mancanza quindi di uno solo dei suddetti requisiti, la cessione sarà da considerare imponibile ai fini IVA secondo le disposizioni di cui al DPR 633/72.

Punto centrale sono le prove documentali riguardanti l’effettiva movimentazione dei beni dall’Italia ad un altro Stato membro, indipendentemente dal fatto che il trasporto avvenga ad opera del cedente oppure del cessionario, oppure di terzi per loro conto.

Prima dell’entrata in vigore dell’45-bis, l’Agenzia delle Entrate aveva fornito diversi chiarimenti:

  • Risoluzione 25 marzo 2013 n.19/E, ove veniva rilevato che  il CMR elettronico recante lo stesso contenuto di quello cartaceo, costituisce un mezzo di prova idoneo a dimostrare l’uscita della merce dal territorio nazionale, oltre al fatto che erano state riconosciute  quale mezzo di prova equivalente al CMR cartaceo, un insieme di documenti dal quale si possano ricavare le medesime informazioni presenti nello stesso CMR cartaceo, nonché le firme dei soggetti coinvolti (cedente, vettore e cessionario);
  • Risoluzione 24 luglio 2014, n. 71/E, ove veniva evidenziato che quando non è possibile esibire il documento di trasporto sono ammissibili altri mezzi di prova idonei, e che la prova dell’avvenuto trasferimento del bene in altro Stato membro deriva da un insieme di documenti da cui si ricava, con sufficiente evidenza, che il bene è stato trasferito dallo Stato del cedente a quello dell’acquirente;
  • Risposta all’interpello n.100 del 8 aprile 2019, ove si validava  una procedura che prevedeva:

a) all’atto della spedizione dei beni, emissione di un documento di trasporto con l’indicazione della destinazione dei beni, firmato anche dal trasportatore per presa in carico;

b) predisposizione di un altro documento contenente:

– l’identificativo del cessionario;

– il riferimento della fattura di vendita;

– il riferimento della fattura logistica;

– la data della fattura;

– la data del DDT;

– la data della destinazione delle merci, del Paese di destinazione e dell’anno di ricezione delle merci stesse;

– la seguente dichiarazione da parte del cessionario comunitario: «le merci relative alle fatture sopra indicate sono regolarmente pervenute presso il nostro terzista, il nostro deposito oppure presso i nostri negozi, nel mese di…».

c) la suddetta dichiarazione dovrà essere timbrata, datata e sottoscritta dal cessionario e rispedita al cedente;

d) conservazione della suddetta dichiarazione, unitamente alla fattura di vendita, al DDT, alla documentazione bancaria, etc.

Va rilevato infine che l’art.45-bis non preclude agli Stati membri l’applicazione di norme o prassi nazionali in tema di prova delle cessioni intracomunitarie, ed infatti nella Circolare 12 maggio 2020 n.12/E viene testualmente riportato che “in tutti i casi in cui non si renda applicabile la presunzione di cui all’articolo 45-bis, possa continuare a trovare applicazione la prassi nazionale, anche adottata prima dell’entrata in vigore del medesimo articolo in tema di prova del trasporto intracomunitario dei beni”.

Qualora poi il processo di produzione della prova delle cessioni intracomunitarie venga digitalizzato, è necessario che la procedura adottata sia in grado di garantire almeno i seguenti 5 aspetti:

1) le evidenze digitali prodotte devono essere conservate digitalmente secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014, evitando quindi soluzioni di mera  memorizzazione o archiviazione;

2) impiegare firme elettroniche avanzate, possibilmente dotate di geolocalizzazione;

3) avere un sistema di trasmissione dei documenti in grado di tracciare l’indirizzo IP dei computer;

4) avere un sistema di trasmissione dei documenti in grado di geolocalizzare il computer;

5) i file di log devono essere generati secondo prestabiliti standard e correttamente conservati.

Fatte queste precisazioni, si potrebbe schematizzare un processo di digitalizzazione della prova delle cessione intracomunitaria nei seguenti 5 step:

1) produzione in formato digitale del DDT/CMR con sottoscrizione tramite firma grafometrica da parte del trasportatore;

2) sottoscrizione del CMR tramite firma grafometrica da parte del cessionario una vola ultimato la consegna;

3) produzione di un documento in formato digitale riportante l’identificativo del cessionario, il riferimento della fattura di vendita, il riferimento della fattura logistica, la data della fattura, la data del DDT, il Paese di destinazione e l’anno di ricezione delle merci stesse, e la seguente dichiarazione da parte del cessionario comunitario: «le merci relative alle fatture sopra indicate sono regolarmente pervenute presso il nostro terzista, il nostro deposito oppure presso i nostri negozi, nel mese di…».

4) trasmissione telematica del documento al cessionario, con richiesta di apposizione di firma elettronica avanzata, e successiva ricezione telematica del documento sottoscritto elettronicamente dal cessionario;

5) conservazione digitale del fascicolo elettronico contenente tutti i documenti (e.g. fatture, DDT, etc), i file scambiati, i messaggi, i log.

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