La digitalizzazione delle note spese

I rimborsi spesa analitici (o rimborsi a piè di lista), consistono in un rimborso delle spese di vitto, alloggio e viaggio, queste ultime anche sotto forma di indennità chilometriche, analiticamente documentate ed annotate nelle note spese da parte del trasfertista, sia esso dipendente che altro  prestatore d’opera (e.g. liberi professionisti, amministratori, collaboratori occasionali, etc).

In tema di digitalizzazione delle note spese, sono state pubblicate di recente da parte dell’Agenzia delle Entrate ben tre risposte ad interpelli ed in particolare le risposte n.388 del 20 settembre 2019, la n.403 del 9 ottobre e la n.417 del 17 ottobre, rilevando che molti dei quesiti posti trovavano già una risposta nella risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.96 del 21 luglio 2017, ove veniva riportato un chiaro esempio di processo di digitalizzazione delle note spese, oltre che indicazioni nei casi di giustificativi di spesa inquadrabili come documenti analogici originali unici.

Contenuti e allegati alle note spese

• Contenuti. Le note spese devono riportare almeno le seguenti informazioni:
  • nome, cognome e codice fiscale del trasfertista;
  • denominazione o ragione sociale, sede legale e partita Iva della società;
  • elenco dettagliato delle spese sostenute suddivise per tipologia: spese di viaggio (aereo, treno, autobus, metro, taxi, nave, etc), spese di vitto (ristoranti, mense, bar, etc ), spese di alloggio (hotel, locande, motel, etc), pedaggi autostradali, rimborsi chilometrici (riportando marca e modello dell’automezzo, totale chilometri percorsi, costo chilometrico), eventuali altre spese (lavanderia, telefono, parcheggio, etc) ;
  • numero di allegati per tipologia di spese;
  • elenco dettagliato dei chilometri percorsi: data e luogo della trasferta, motivo della trasferta, chilometri percorsi;
  • data e firma (anche elettronica) del trasfertista

• Allegati. Alla nota spese deve essere allegata “idonea documentazione” in grado di giustificare la spesa sostenuta, come per esempio la ricevuta del volo aereo o la copia della ricevuta fiscale (i.e. documento commerciale) dell’hotel o del ristorante.

Esempio di processo per digitalizzare le note spese

Si riportano i principali passaggi del processo di digitalizzazione delle note spese, così come indicato nella risoluzione 96/E del 21 luglio 2017:

1. tramite dedicata applicazione installata sul dispositivo portatile del trasfertista (e.g. smartphone), produzione dell’immagine digitale del giustificativo di spesa;
2. l’immagine digitale prodotta viene identificata univocamente e trasferita via web al server che sottopone l’immagine ad estrazione dei dati utili alla compilazione della nota spese;
3. l’applicazione genera la nota spese in forma tabellare con righe numerate progressivamente ove vengono registrati i dati del singolo giustificativo e con in calce la relativa immagine;
4. il trasfertista, tramite le proprie credenziali (ID e password), accede all’applicazione e dopo aver correttamente compilato la nota spese, provvede a firmarla con firma elettronica;
5. sempre tramite l’applicazione, il trasfertista provvede ad inoltrare la nota spesa alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione;
6. la funzione aziendale autorizzata alla verifica delle note spese provvede a controllare i giustificativi, con possibilità di rifiutarle o modificarle;
7. dopo che la nota spese è stata approvata, viene autorizzata al pagamento e registrata in contabilità;
8. la nota spese con tutti i giustificativi viene inoltrata al conservatore al fine di procedere con la loro conservazione digitale secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014;
9. il trasfertista, dopo che ha avuto conferma che la conservazione digitale della nota spese e dei giustificativi è stata ultimata, provvede alla distruzione dei documenti cartacei;
10. è sempre possibile accedere al sistema di conservazione e richiedere l’esibizione della nota spese e dei relativi giustificativi.

La conservazione dei documenti analogici originali unici

 In caso di presenza di documenti giustificativi analogici originali unici, cioè documenti per i quali non è possibile risalire al loro contenuto anche attraverso scritture o documenti tenuti presso terzi di cui è obbligatoria la conservazione, a norma dell’art. 4 secondo comma del DMEF 17 Giugno 2014, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale. Secondo poi la risoluzione 96/E del 21 luglio 2017, i giustificativi di spesa sono documenti analogici originali unici se “emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale”, e sarà  quindi necessario fare riferimento al decreto del 4 settembre 1996 ad oggetto Elenco degli Stati con i quali è attuabile lo scambio di informazioni ai sensi delle convenzioni per evitare le doppie imposizioni sul reddito in vigore con la Repubblica italiana. Se quindi per esempio il documento giustificativo di spesa è stato emesso da un hotel avente sede negli Emirati Arabi Uniti oppure alle Bermuda, sarà un documento analogico originale unico, e quindi se si intende conservarlo in solo formato digitale con macerazione del cartaceo, sarà necessario che un notaio o altro pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale della copia per immagine su supporto informatico. 

Link:   www.agid.gov.it