news

La normativa quale volano alla digitalizzazione

La normativa quale volano alla digitalizzazione

17/07/2014
Digitalizzazione

Forte accelerazione impressa dal Governo alla digitalizzazione dei processi amministrativi e contabili da parte di imprese, professionisti e PA. Nel presente articolo verranno brevemente ripercorsi gli ultimi interventi normativi ed i loro principali contenuti.

 

I fornitori che cedono beni o prestano servizi a Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti di previdenza ed assistenza, dal 6 giugno 2014 hanno l’obbligo di emettere solo ed esclusivamente fatture elettroniche in formato XML, mentre le suddette pubbliche amministrazioni non potranno accettare fatture cartacee e non potranno procedere ad alcun pagamento sino all’invio della fattura elettronica.

Ad indicare poi come questo cammino verso la digitalizzazione sia fortemente voluto dall’attuale Governo, basta ricordare che con il DL del 24 aprile 2014 n.66 (pubblicato in G.U. n.143 del 23 giugno 2014), l’obbligo per le restanti PA è stato anticipato dal 6 giugno 2015 al 31 marzo 2015, e quindi dalla suddetta  data ai Comuni, alle Regioni, alle aziende sanitarie locali ed a tutte le restanti amministrazioni locali si dovranno trasmettere solo fatture elettroniche in formato XML.

Ulteriori segnali che dimostrano inequivocabilmente la volontà politica di semplificare da un punto di vista  normativo i suddetti processi di digitalizzazione, proprio per consentire una loro adozione  di massa, sono ad esempio alcuni dei recenti provvedimenti come il DMEF 17 giugno 2014 ed il DPCM 3 dicembre 2013.

 

Con il DMEF 17 giugno 2014 (pubblicato in G.U. n.146 del 26 giugno 2014), si è infatti intervenuti ad eliminare la cadenza quindicinale quale termine di chiusura dei processi di conservazione digitale delle fatture elettroniche, ed a semplificare sia l’assolvimento dell’imposta di bollo che la comunicazione di esistenza di un processo di conservazione digitale, eliminando l’impronta da trasmettere all’Agenzia delle Entrate e sostituendola con una comunicazione da effettuare in dichiarazione dei redditi.

Dal 27 giugno 2014 quindi, data di entrata in vigore del DMEF 17 giugno 2014, le fatture elettroniche emesse e ricevute dovranno essere conservate non più entro 15 giorni rispettivamente dalla trasmissione e dalla ricezione, ma entro il medesimo termine entro cui stampare su carta le scritture contabili tenute in modalità meccanografica e cioè entro i 3 mesi successivi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali.

Le aziende ed i professionisti che quindi emettono le fatture elettroniche alla PA, considerato che le suddette fatture elettroniche dovranno obbligatoriamente essere conservate in solo formato digitale, le potranno conservate con tutta tranquillità entro la suddetta data.

 

Con il DPCM 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. n.59 del 12 marzo 2014)  in tema di regole tecniche sui sistemi di conservazione, il legislatore è intervenuto a sostituire la ormai superata Deliberazione CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004, introducendo rilevanti cambiamenti procedurali oltre che organizzativi e tecnologici.

Si è in particolare introdotto  sia una procedura di conservazione digitale coerente con lo standard ISO 14721 (OAIS-Open Archival Information System) sia uno standard dell’indice del pacchetto di archiviazione (SInCRO-Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali), consentendo quindi di rendere i sistemi di conservazione interoperabili tra loro, e creare maggiore concorrenza tra i diversi provider a tutto vantaggio delle aziende e dei professionisti che in questo modo potranno passare da un sistema di conservazione ad un altro senza incorrere in costose procedure di migrazione.

Viene poi introdotto l’obbligo per chi adotta la conservazione digitale, di  istituire il manuale della conservazione, di formalizzare tutte le deleghe, e di conservare i documenti in digitale impiegando solo certi formati quali il PDF, il PDF/A, il TIFF,  l’ XML, il JPG, il TXT ed il formato email.

Per coloro che comunque avevano sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del DPCM 3 dicembre 2013 (cioè 11 aprile 2014), vengono concessi 36 mesi per adeguarsi ai nuovi sistemi, mentre con riguardo agli archivi precedentemente formati è demandato al responsabile della conservazione la decisione di riversarli nel nuovo sistema oppure di mantenerli invariati.

 

Va ricordata altresì la circolare dell’Agenzia delle Entrate n.18 del 24 giugno 2014, che è intervenuta a dare ulteriori istruzioni ed illustrare le modifiche introdotte a seguito del recepimento della Direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010 e recepita con la legge 24 dicembre 2012 n.228.

In particolare la suddetta circolare, oltre a ricordare che l’autenticità, l’integrità e la leggibilità vanno garantite sia per le fatture cartacee che per quelle elettroniche, evidenzia che per queste ultime è altresì ammissibile impiegare oltre che la firma digitale e l’EDI (Electronic Data Interchange),  anche i controlli di gestione.

Va poi riconosciuto il merito all’Agenzia delle Entrate (diversamente da altre Revenue Agency Europee) di aver dato una definizione al “controllo di gestione” e di aver proposto una soluzione operativa praticabile per le aziende, ed a tal riguardo va comunque evidenziata la necessità di avere un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) in grado almeno di tracciare e produrre una serie di log ed informazioni utili appunto a dimostrare l’esistenza del collegamento tra i documenti emessi e ricevuti, le attività svolte e gli interventi eseguiti sui suddetti documenti.

Aspetto poi rilevante contenuto nella circolare, è la definizione di luogo di conservazione dei documenti e delle scritture in caso di conservazione all’estero, che viene individuato nel luogo ove sono localizzati i server che conservano i suddetti documenti purchè in Paesi con i quali esistano strumenti giuridici di reciproca assistenza e purchè sia possibile l’accesso automatizzato all’archivio, l’estrazione e la visualizzazione dei suddetti file.

 

Le suddette nuove disposizioni normative sono chiaramente tutte orientate alla semplificazione ed alla interoperabilità dei processi di digitalizzazione, e vanno tutte verso un’unica direzione: consentire una adozione di massa dei suddetti processi da parte delle aziende, della pubblica amministrazione, e degli studi professionali.

 

Non è più tempo di aspettare  ma è ormai ora di rimboccarsi le maniche ed implementare i suddetti processi, e con riguardo per esempio all’obbligo di fatturazione elettronica alla PA, diversamente dalle aziende che si sono sempre rifiutate ad implementare processi di digitalizzazione e che oggi si trovano ad adempiere ad un obbligo normativo in tutta fretta e con evidenti rischi di errore, quelle che già li avevano implementati si sono adeguate senza particolari problemi o ostacoli.

 

A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale

 

Comments are closed.