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Le bozze delle nuove linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici

Cosa prevedono le bozze delle nuove linee guida AgID sulla formazione e conservazione dei documenti informatici? Quali sono le principali novità? Quali potrebbero essere gli impatti sui sistemi di conservazione? In questo articolo andremo a dare una risposta a tutte queste domande.

Non dovrebbe mancare molto alla pubblicazione delle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, dato che ad oggi AgID è in attesa di conoscere il parere definitivo della Commissione Europea dopo aver risposto ad alcune osservazioni che erano state sollevate. Anche il Garante Privacy, con la pubblicazione del parere del 13 febbraio 2020, non ha rilevato particolari profili di criticità, anche se però ha richiesto alcune integrazioni, in particolare con riguardo all’impiego della tecnologia cloud computing e in riferimento alla esibizione dei documenti conservati.

Le linee guida, che ricordo hanno carattere vincolante, sono consultabili sul sito www.docs.italia.it , e la versione del 13 febbraio 2020 risulta composta da 39 pagine, e da 6 allegati:

All.1 Glossario dei termini e degli acronimi (14 pagine)

All.2 Formati di file e riversamento  (128 pagine)

All.3 Certificazione di processo (11 pagine)

All.4 Standard e Specifiche tecniche (6 pagine)

All.5 I metadati (31 pagine)

All.6 Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati (53 pagine)

Entreranno in vigore il giorno successivo a quello della loro pubblicazione sul sito istituzionale di AGID, mentre si applicheranno sia alle pubbliche amministrazioni che ai privati a partire dal centottantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore.

Dalla data di applicazione saranno abrogati il DPCM 13 novembre 2014(Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici), il DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione), il DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico), e lacircolare AgID n. 60 del 23 gennaio 2013(Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni).

Possiamo sintetizzare nei seguenti 5 punti alcune delle principali novità contenute nelle bozze delle linee guida:

Il responsabile della conservazione può essere un esterno ma con competenze archivistiche
Per i soggetti privati (non quindi le PA), il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, ma deve essere “in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche”, e terzo rispetto al Conservatore, e questo “al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione”.

Se quindi si intende esternalizzare il processo di conservazione digitale ed anche il ruolo di responsabile della conservazione, non si potrà più nominare il conservatore (oppure il suo legale rappresentante) quale responsabile della conservazione, ma si dovrà nominare un soggetto terzo, che però dovrà avere idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Nella sostanza quindi, se l’azienda Alfa Srl intende esternalizzare la conservazione digitale dei documenti fiscali oltre che il ruolo di responsabile della conservazione, potrà nominare il commercialista Dott. Rossi quale responsabile della conservazione, che però dovrà avere idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Su questo punto non sono chiare le ragioni per cui, in un contesto di conservazione di documenti fiscali, sia necessario avere competenze archivistiche, e quindi di analisi archivistica oppure di fruizione di patrimonio documentario, ma speriamo che non sia il pretesto per dare l’avvio a elenchi o registri che non farebbero che appesantire inutilmente la conservazione digitale dei documenti fiscali;

Il responsabile della conservazione che delega al responsabile del servizio di conservazione
Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore accreditato (ex art.44-bis del CAD), le attività del responsabile della conservazione (ad esclusione della redazione del Manuale della conservazione), potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, figura che dovrà essere nominata all’interno dell’organizzazione del conservatore accreditato;

E’ possibile usare la firma elettronica avanzata oppure il sigillo digitale o avanzato
La sottoscrizione dell’indice del pacchetto di archiviazione, generato nel formato SInCRO conforme allo standard UNI 11386, potrà essere eseguita con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del responsabile della conservazione oppure dal responsabile del servizio di conservazione con il sigillo elettronico qualificato o avanzato del titolare dell’oggetto di conservazione o del conservatore accreditato. Nella sostanza quindi viene ammessa la possibilità di utilizzare anche la firma elettronica avanzata, oppure il sigillo elettronico qualificato o avanzato del titolare dell’oggetto di conservazione o del conservatore accreditato;

Certificazione di processo in caso di scansione massiva di documenti cartacei
Nei casi di scansione massiva di documenti analogici, è possibile adottare una certificazione di processo in grado di comprovare che la copia per immagine su supporto informatico (e.g. PDF) ha contenuti e forma identici al documento cartaceo, producendo quale risultato probatorio dell’attività svolta, una attestazione di conformità (se la conformità è attestata da notaio o pubblico ufficiale) oppure un rapporto di verificazione  (se la conformità è attestata da un soggetto privato);

Dettagliata descrizione di ben 124 formati
Sono stati descritti 124 formati diversi (e.g. PDF, WORD, ODT, XML, HTML, EXCEL, POWERPOINT, EML, WAV, MP3, MP4, TAR, ZIP, 7-ZIP, RAR, etc)  scelti tra quelli che possono maggiormente garantire il principio di interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale e conservazione, e quindi oltre che “aperti” (è stata pubblicata una loro specifica tecnica), sono liberamente utilizzabili e non coperti da brevetto, e con la possibilità di reperire online diversi software applicativi open-source in grado di leggerli.

Premesso che incorporare in un’unica linea guida le diverse regole tecniche e circolari in materia, era certamente un’attività da eseguire, vanno rilevate però almeno tre importanti criticità:

1) era necessario considerare maggiormente le diversità esistenti tra pubblica amministrazione e privati, e l’impressione è che le linee guida siano troppo “PA centriche”;

2)  conseguire il riconoscimento di conservatore accreditato ex art.44-bis del CAD è una opzione percorribile da parte dei conservatori, e l’impressione è che le linee guida siano troppo “conservatore accreditato centriche”;

3) era necessario non appesantire ulteriormente le procedure di conservazione digitale dei documenti fiscali ed amministrativi dei privati, e l’impressione è che le linee guida vadano proprio nella direzione opposta, dato che innalzano i metadati obbligatori da 5 a 12, prevedendo che il responsabile della conservazione debba avere delle idonee competenze archivistiche, etc.

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