Le novità della nuova struttura XML dello schema SInCRO

Pubblicato il 7 maggio scorso la struttura del nuovo schema UNI 11386:2020 ad oggetto “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)”, contenente le indicazioni su come produrre l’indice del pacchetto di archiviazione in formato XML, che dovrà essere firmato digitalmente e marcato temporalmente dal Responsabile della conservazione, oppure dal Responsabile del servizio di conservazione se si è esternalizzata l’attività a un conservatore accreditato.

Il documento è composto da 80 pagine e contiene:

• Una rappresentazione grafica dello schema XML (con il link ove reperire il file XSD);
• La descrizione degli elementi che compongono la tag library;
• La descrizione degli attributi della tag library;
• 4 esempi di indice di conservazione (documenti clinici, immagini diagnostiche, messaggio protocollato, fattura elettronica di acquisto).

Alcune delle principali novità contenute nel nuovo schema UNI 11386:2020  sono le seguenti:

Definiti tre specifici ruoli a livello di “Process”

A livello di “Process” sono stati definiti tre specifici ruoli, ed in particolare:

1) Il Submitter, cioè il “soggetto che effettua il trasferimento fisico degli oggetti digitali nel sistema di conservazione”. Nel caso in cui la società Alfa Spa abbia delegato al dipendente Paolo Rossi l’attività di trasferimento dei file da conservare nel sistema di conservazione di un conservatore esterno, nel suddetto campo dovranno essere riportati gli estremi del Sig. Paolo Rossi, mentre nei casi di impiego di una soluzione automatizzata tramite RPA, si riporterà la sola persona giuridica (Alfa Spa). In caso invece di studio professionale ove il commercialista Dott. Giovanni Neri conserva con una soluzione in house le scritture contabili elaborate dallo studio per conto dei clienti, in tale campo andrà riportata la persona fisica che versa i file nel sistema di conservazione, e che potrà essere lo stesso Dott. Giovanni Neri;

2) L’Holder, cioè il “soggetto produttore o proprietario, possessore o detentore degli oggetti digitali trasferiti nel sistema di conservazione”. Nel caso in cui la società Alfa Spa abbia demandato il servizio di conservazione ad un conservatore esterno, nel suddetto campo dovrà essere riportata Alfa Spa quale “soggetto produttore”, mentre nel caso di studio professionale ove il commercialista Dott. Giovanni Neri conserva digitalmente con una soluzione in house le scritture contabili del cliente Mario Bianchi, potrà indicare quest’ultimo quale “soggetto proprietario” ed il Dott. Giovanni Neri quale “soggetto produttore”, dato che il campo può ricorrere più volte (cardinalità 1-n);

3) AuthorizedSigner, cioè il “soggetto autorizzato ad apporre la firma elettronica (avanzata o qualificata) o il sigillo elettronico (avanzato o qualificato) sull’indice di conservazione, a conclusione del processo di creazione dell’indice”. Nel caso in cui la società Beta Spa abbia una soluzione di conservazione in house, e abbia formalmente nominato il Sig. Paolo Viola (Responsabile della conservazione) e la Sig.ra Mara Verdi (Delegata) quali soggetti che andranno a firmare digitalmente e marcare temporalmente  l’indice di conservazione, nel suddetto campo dovranno essere riportati entrambi: il primo quale “Preservation Manager” e il secondo quale “Delegate”. In caso invece di studio professionale ove il commercialista Dott. Giovanni Neri conserva con una soluzione in house le scritture contabili elaborate dallo studio per conto dei clienti, in tale campo andrà riportato il Dott. Giovanni Neri quale Responsabile della conservazione e soggetto che firma digitalmente e marca temporalmente  l’indice di conservazione;

AgentID per identificare la persona fisica e la persona giuridica

I tre ruoli appena visti dovranno essere identificati nel tag “Agent” tramite l’ausilio del campo “AgentID”, ed in particolare:

1) Identificatore di persona fisica

In questo caso l’identificazione si svolgerà riportando nei primi 3 caratteri il tipo d’identificazione (tramite passaporto si dovrà indicare “PAS”, tramite la carta d’identità “IDC, tramite il codice fiscale “TIN”), nei due successivi caratteri il codice paese (IT), e nei successivi l’identificatore separato da un trattino. Nel caso per esempio del Dott. Giovanni Neri, qualora utilizzi il proprio codice fiscale, riporterà nel suddetto campo “TINIT-NREGNN63L12H870Y;

2) Identificatore di persona giuridica

In questo caso l’identificazione si svolgerà riportando nei primi 3 caratteri il tipo d’identificazione (tramite partita Iva si dovrà indicare “VAT”, tramite il numero di iscrizione in Camera di Commercio “NTR”), nei due successivi caratteri il codice paese (IT), e nei successivi l’identificatore separato da un trattino. Nel caso per esempio di Alfa Spa, qualora utilizzi la propria partita Iva, riporterà nel suddetto campo “VATIT-01234567891;

RelevantDocument per indicare un documento

Sempre a livello del tag “Agent” tramite l’ausilio del campo “RelevantDocument” potranno essere indicati i riferimenti (i.e. hash) di un documento del soggetto che interviene nel processo di conservazione, ritenuto rilevante  per la comprensione del processo stesso o degli oggetti digitali sottoposti a conservazione, come per esempio il Manuale di conservazione (i.e. Manuale della conservazione di Alfa Spa, versione 1.5 del 20 gennaio 2019);

TimeReference

Il tag “TimeReference”, che riporta le informazioni relative alla data e ora  di chiusura dell’indice di conservazione,potrà essere compilato tramite l’ausilio del campo “TimeInfo” (data e ora di chiusura dell’indice di conservazione quando vi è collegata una marca temporale attached, e cioè quando l’indice di conservazione è contenuto in una busta crittografica e precede di pochi secondi la marca temporale collegata), oppure del campo “TimeStamp”(data e ora di chiusura dell’indice di conservazione tramite marca temporale detached);

La denominazione del file deve seguire specifiche regole

L’indice di conservazione, che come detto sarà in formato XML, dovrà essere denominato PIndex (Preservation Index) oppure PIndexXXX, e dove XXX indica una stringa alfanumerica definita dal soggetto conservatore (a-z, A-Z, 0-9) oltre che l’estensione del file (e.g. xml, tsd, p7m). Con riguardo quindi l’indice di conservazione inerente le fatture elettroniche di vendita dell’anno 2020, questa potrà essere composta dalla partita Iva della società, dalla tipologia documentale e dall’anno: PIndex01234567891FATTUREVENDITA2020.tsd