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Lo standard SAF-T

Che cosa è lo standard SAF-T? Quali sono i suoi impieghi? Da chi viene utilizzato? In questo articolo andremo a dare una risposta a tutte queste domande.

Nel maggio del 2005, il Committee on Fiscal Affairs dell’OCSE pubblicava la versione 1.0 dello Standard Audit File-Tax (SAF-T), mentre la versione 2.0 venne  pubblicata nell’aprile del 2010.

Uno dei principali motivi per cui venne sviluppato lo standard SAF-T, era quello di consentire agli auditor di accedere ai dati contabili in modo semplice e affidabile, al fine di consentire loro di effettuare i controlli dei sistemi oltre che dei dati memorizzati, utilizzando i software quale componente di una metodologia più efficiente ed efficacie a supporto delle loro attività.

Per eseguire i controlli infatti, gli auditor hanno necessità di accedere a enormi quantità di dati memorizzati in complessi e spesso personalizzati sistemi ERP, e la possibilità di accedere ai dati memorizzati secondo lo standard SAF-T consente loro di semplificare le attività di analisi oltre che ridurre i rischi di errore. Lo stesso dicasi nei casi di controlli eseguiti dall’Agenzia delle Entrate, dove la memorizzazione nei sistemi contabili o ERP dei dati secondo lo standard SAF-T, consentirebbe di velocizzare le verifiche dei dati originali del soggetto IVA.

Implementare quindi lo standard SAF-T nei sistemi contabili, consentirebbe all’azienda di produrre dati idonei ad essere utilizzati sia da auditor interni che esterni, e con un minimo sforzo in termini di tempo impiegato e impatto sui sistemi IT. Consentirebbe altresì di trasferire i dati contabili da un sistema ERP ad un altro, oppure da un sistema contabile a un tool di analisi dei dati (e.g. business intelligence), senza che vi sia necessità di mappatura e conversione dei tracciati.

E’ utile poi ricordare che sono diversi gli Stati membri le cui autorità fiscali hanno già adottato lo standard SAF-T, tra cui Austria, Francia, Lituania, Lussemburgo, Norvegia, Polonia e Portogallo.

Lo standard SAF-T è stato progettato per consentire il trasferimento dei dati presenti in diverse aree dei sistemi ERP e software contabili, ed in particolare:

  1. General ledger: libro giornale;
  2. Accounts Receivable: anagrafica clienti, fatture, pagamenti;
  3. Accounts Payable: anagrafica fornitori, fatture, pagamenti;
  4. Fixed Assets: dettaglio delle attività, ammortamenti e rivalutazioni;
  5. Inventory: dettaglio dei prodotti, movimenti.

Il file XML dello standard SAF-T versione 2.0 è compost da 4 macro blocchi:

  • Header, che comprende campi quali: AuditFileVersion, AuditFileCountry, AuditFileRegion, AuditFileDateCreated, SoftwareCompanyName, etc;
  • MasterFiles, che comprende sotto blocchi quali: GeneralLedgerAccounts (che a sua volta comprende campi quali AccountID, AccountDescription, etc), Customer (che a sua volta comprende campi quali RegistrationNumber, Name, Address, Contact, etc), Supplier (che a sua volta comprende campi quali RegistrationNumber, Name, Address, Contact, etc);
  • GeneralLedgerEntries, che comprende campi quali:NumberOfEntries, TotalDebit, TotalCredit, e sotto blocchi quali: Journal (che a sua volta comprende campi quali JournalID, Description, Type, etc)
  • SourceDocuments, che comprende sotto blocchi quali: SalesInvoices  (che a sua volta comprende campi quali NumberOfEntries, TotalDebit, TotalCredit, etc), PurchaseInvoices (che a sua volta comprende campi quali NumberOfEntries, TotalDebit, TotalCredit, etc), Payments che a sua volta comprende campi quali NumberOfEntries, TotalDebit, TotalCredit, etc).
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