Il deposito telematico: L’atto principale

Approfondendo la fase preparatoria dell’invio telematico e, quindi, il momento della predisposizione dei documenti da inserire all’interno della busta digitale, oggi ci occuperemo di analizzare le principali caratteristiche dell’atto principale.
I principali requisiti che dovrà soddisfare tale atto principale, sono dettati dall’art. 12 del Provvedimento 16 aprile 2014, il quale prescrive che il documento:

• sia in formato PDF;
• sia privo di elementi attivi;
• sia ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; (non è pertanto ammessa la scansione di immagini);
• sia sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna secondo la struttura riportata ai commi seguenti;
• sia corredato da un file in formato XML (datiatto.xml), che contenga le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetti gli XSD riportati nell’Allegato 5 del Provvedimento 16 aprile 2014;

Preciso che per la nostra analisi ci riferiremo a due principali ipotesi di scuola, ossia, il ricorso per decreto ingiuntivo e l’iscrizione a ruolo del pignoramento.
Nel caso del ricorso per decreto ingiuntivo, quindi, l’atto principale – per soddisfare i requisiti di cui alle lettere a) e c) – dovrà essere un file di tipo PDF (senza restrizioni per le operazioni di copia e stampa) e non di scansione.
Tale operazione è solitamente possibile – a seconda della tipologia di programma utilizzata dal professionista – attraverso la funzione “salva con nome” oppure “esporta”, selezionando poi il tipo di file – PDF appunto – da utilizzare per il salvataggio o per l’esportazione.
Coloro che, invece, non hanno a disposizione software successivi al 2007 o, comunque, che non supportino nativamente l’esportazione o il salvataggio in formato pdf testuale, potranno optare per l’utilizza di una c.d. “stampante virtuale”, ossia di un applicativo che provvederà ad inserire nell’elenco stampanti del nostro computer una sorte di “macchina virtuale”, la quale genera in automatico, sempre attraverso la funzione di stampa, il pdf in formato testuale, operando – quindi – un vero e proprio processo di stampa su file invece che su carta.
Giova in questa sede precisare che l’obbligo di utilizzare un pdf testuale per redigere e depositare il nostro atto digitale, deriva dalla chiara volontà del legislatore di permettere alle Cancellerie ed al Magistrato di “lavorare” appieno sul documento, e quindi con un completo accesso a tutti gli elementi in esso presenti, ciò al fine – per esempio – di fare un classico “copia/incolla” delle conclusioni presenti nell’atto di parte all’interno della sentenza.
Posto che il deposito di un pdf in formato immagine (e quindi di una scansione), non permetterebbe operazioni di questo tipo, ad oggi sussistono – pur non condivise dallo scrivente – numerose pronunce di merito che hanno dichiarano la nullità o l’inammissibilità dell’atto depositato tramite scansione.
In particolare ricordo la pronuncia del Tribunale di Livorno del 25 luglio 2014 che, pur rimanendo – a mia personale opinione – essenzialmente non condivisibile nelle sue conclusioni, ripercorre in maniera puntuale l’iter logico che il legislatore ha compiuto nell’elaborazione della normativa sul processo civile telematico: “Il rispetto delle regole tecniche (quali ad esempio quella sui formati ammessi dei files degli allegati) ha lo scopo di rendere tali atti immediatamente intelligibili a tutti gli attori del processo (senza imporre la necessità di ricercare programmi di conversione di formati diversi), così come la norma che impone che l’atto del processo sia un .pdf ottenuto mediante la trasformazione di un documento testuale, ha lo scopo di rendere l’atto navigabile ad ogni attore del processo e dunque quello di consentire l’utilizzo degli elementi dell’atto, senza la necessità di ricorrere a programmi di riconoscimento ottico dei caratteri, detti OCR (optical character recognition).
Ma se così è, la redazione dell’atto processuale in formato .pdf ottenuto mediante scansioni per immagini non è idoneo a raggiungere lo scopo dell’atto e dunque deve essere dichiarato nullo ai sensi dell’art 156 comma 2° c.p.c..”
In conclusione – sul punto – raccomando sempre la massima attenzione nell’elaborazione del file principale della busta telematica: se il file è gestito tramite il software gestionale integrato con il PCT non vi sono particolari problematiche da affrontare.
Per soddisfare il requisito sub b), invece, basterà far attenzione a non inserire delle macro nel testo dell’atto o, comunque, altri elementi idonei a modificare il documento in un momento successivo al deposito dello stesso. Preciso che una macro non è altro che una funzione automatica che può essere utilizzata per eseguire delle operazioni ricorrenti (ad esempio il numero di pagina inserito nell’area pedice) ma che, qualora l’utente fosse tecnicamente in grado di farlo, potrebbe in effetti veicolare funzioni atte alla modifica del documento in un momento successivo al deposito.
Preciso altresì che la maggior parte delle macro viene persa durante il salvataggio del file in formato PDF ma che, comunque, esistono appositi software atti alla ricerca, all’interno del file, di eventuali elementi attivi.Per verificare i file segnalo l’applicazione presente sul sito “Diritto Pratico” all’indirizzo http://apps.dirittopratico.it/elementi_attivi.html.
Per quanto riguarda, invece, i requisiti sub d) ed e), tali operazioni saranno effettuate in automatico dal nostro software di redazione della busta telematica, il quale creerà il file datiatto.xml e ci chiederà poi di firmare digitalmente l’atto principale della busta e gli altri allegati da sottoscriversi in via obbligatoria.
Se nel caso del procedimento monitorio l’atto principale non potrà che essere rappresentato dal ricorso per decreto ingiuntivo, nel caso delle iscrizioni a ruolo delle procedure esecutive, invece, l’atto principale non sarà – come invece potremmo immaginarci – il pignoramento.
Se, come abbiamo visto sopra, l’atto principale della busta telematica non dovrà mai essere stato acquisito con lo scanner, il prevedere come atto principale il pignoramento avrebbe impedito materialmente l’iscrizione a ruolo di tutte le procedure esecutive posto che detto atto – indipendentemente dalla tipologia – è proprio dell’Ufficiale Giudiziario e viene solitamente notificato in forma cartacea e non digitale. Tale atto, quindi, non potrà che essere acquisito digitalmente tramite scansione al fine del perfezionamento dell’iscrizione a ruolo della procedura esecutiva.
Il DGSIA ha quindi previsto che per le procedure esecutive, l’atto principale della busta fosse in realtà la nota di iscrizione a ruolo, documento – quindi – in grado di soddisfare i requisiti di cui all’art. 12 del Provvedimento 16 aprile 2014.
Nella redazione della busta telematica per l’iscrizione a ruolo delle procedure esecutive, quindi, il gestionale integrato con il redattore atti non solo genererà in via automatica il file datiatto.xml ed anche la nota di iscrizione a ruolo in formato pdf (operazione che – solitamente – il redattore compie in automatico in caso di deposito di qualsiasi atto iniziale di una procedura giudiziaria) ma avrà anche cura di inserire detta nota come atto principale della busta digitale, lasciando al pignoramento il ruolo di mero allegato c.d. “qualificato” che, come vedremo, dovrà essere inserito tramite scansione e corredato da un’attestazione di conformità all’originale.
Nei prossimi articoli relativi alla preparazione della busta telematica ci occuperemo, quindi, degli allegati semplici e degli allegati obbligatori, con particolare attenzione al tema delle attestazioni di conformità.
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico.