Il deposito telematico: le attestazioni di conformità – parte seconda

Addentrandoci nella complessa analisi della disciplina relativa alle attestazioni di conformità, cercherò – nel corso della trattazione – di chiarire alcuni dei dubbi più comuni e di rispondere alle domande più frequenti che si sono susseguite nell’arco degli ultimi 12 mesi.
L’Avvocato, infatti, ha dovuto – volente o nolente – familiarizzare con concetti quali “copia informatica”, “copia analogica”, “impronta o hash”, etc…., tutti concetti estranei al mondo del diritto ma che, in virtù di una serie di richiami normativi, sono entrati di forza all’interno del vocabolario del professionista moderno.
In primis la nostra analisi non potrà che partire dal D.L. 179/2012, anche perché – in questa sede – non potremo occuparci della complessa disciplina delle notificazioni in proprio, ma limiteremo la trattazione ai casi di attestazione di conformità necessari ai fini di poter correttamente provvedere al deposito telematico di una busta digitale.
Partendo quindi, come detto, dal D.L. 179/2012 dobbiamo innanzitutto analizzare in modo approfondito il testo dell’art. 16bis comma 9bis, facendo però una precisazione: il testo di questo e di altri articoli del D.L. 179/2012 sono stati recentemente modificati dal D.L. 83/2015 che, nel momento in cui viene redatto questo articolo, è in corso di conversione con modificazioni, per tale ragione, al fine di permettere al lettore un’analisi approfondita della normativa alla luce del testo aggiornato della disposizione di legge, proporrò di seguito unicamente le versioni degli articoli così come modificate dalla legge di conversione che, come detto, è in fasi di approvazione e pubblicazione proprio in questi giorni.
Art. 16 bis comma 9bis D.L. 179/2012 (testo aggiornato alla legge di conversione del DL 83/2015): “Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all’originale. Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice.”
La disposizione appena citata, quindi, consente all’Avvocato di estrarre copie informatiche…..di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatico il tutto senza pagare alcun “costo copia” alla cancelleria e senza doversi necessariamente recare in Tribunale per richiedere e ritirare le copie autentiche.
Ciò ci consentirà, ad esempio, di estrarre copia del decreto ingiuntivo non provvisoriamente esecutivo (nel caso di provvisoria esecutorietà dovremo procedere alla classica apposizione cartacea della formula esecutiva) dal fascicolo informatico, di procedere all’attestazione di conformità ed alla successiva notificazione a controparte, il tutto – c’è da sottolinearlo – comodamente dalla poltrona del nostro studio.
Tornando però alla nostra busta telematica che attende di essere completata nella sua fase preparatoria, dobbiamo analizzare lo specifico caso delle iscrizioni a ruolo delle procedure esecutive che, in effetti, richiedono espressamente un’attestazione di conformità non tanto per l’estrazione documentale, come nell’esempio visto pocanzi, quanto per il corretto perfezionamento dell’iscrizione a ruolo digitale stessa.
Il nuovo testo dell’art. 16bis comma 2 D.L. 179/2012 chiarisce come: “Nei processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile la disposizione di cui al comma 1 si applica successivamente al deposito dell’atto con cui inizia l’esecuzione. A decorrere dal 31 marzo 2015, il deposito nei procedimenti di espropriazione forzata della nota di iscrizione a ruolo ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Unitamente alla nota di iscrizione a ruolo sono depositati, con le medesime modalità, le copie conformi degli atti indicati dagli articoli 518, sesto comma, 543, quarto comma e 557, secondo comma, del codice di procedura civile. Ai fini del presente comma, il difensore attesta la conformità delle copie agli originali, anche fuori dai casi previsti dal comma 9 bis e dall’articolo 16-decies”
Sarà quindi necessario produrre delle copie digitali autenticate di:
A)  Titolo esecutivo (ad es. Sentenza o Decreto Ingiuntivo)
B)  Precetto notificato
C)  Pignoramento
Sia nel caso del comma 9bis che del comma 2 dell’art. 16bis, però, il legislatore non dettava una modalità specifica di attestazione di conformità ma si limitava a richiedere che tale attestazione vi fosse.
In ragione di tale scarsa chiarezza nella disposizione normativa, dal febbraio di quest’anno si sono susseguite numerose interpretazioni in tema di attestazioni di conformità, ciò in virtù della pubblicazione – proprio all’inizio del 2015 – del  “Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014” recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.”, tale decreto – infatti – ha attuato l’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale che era rimasto sostanzialmente lettera morta dal lontano 2005.
Ai fini della nostra analisi è necessario sottolineare che proprio nel CAD si trovano le definizioni di “copia digitale”, di “duplicato informatico”, di “documento informatico”, etc… cioè di concetti utilizzati anche dall’art. 16 bis del D.L. 179/2012.
In virtù di ciò ci si è interrogati sull’applicabilità degli articoli 22 ed il 23bis del CAD (entrambi richiamanti il famigerato articolo 71 e quindi anche il DPCM sopra citato) alle attestazioni di conformità effettuate dall’Avvocato.
Senza addentrarci nel vivo dibattito dottrinario che ha animato la primavera degli studiosi di processo telematico, basti sapere che l’orientamento maggioritario – anche per ragioni di opportunità – ha ritenuto applicabile ai casi oggetto della nostra analisi gli articoli 4 (commi 2 e 3) e 6 (commi 2 e 3) del DPCM 13 novembre 2014, dando origine a due diverse metodologie di attestazione di conformità:
1)      Redazione dell’attestazione di conformità direttamente in calce alla copia informatica del documento, e successiva firma digitale del documento così autenticato.
2)      Redazione dell’attestazione su documento informatico separato con inserimento di hash (impronta) e riferimento temporale, nonché successiva firma digitale del documento di autentica.
Preciso che, per funzione di hash, è da intendersi (sempre secondo il CAD) “una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti”, sostanzialmente, quindi, l’hash non è altro che un metodo per identificare in modo univoco un determinato file e a nulla serve se non a mettere in diretta correlazione l’attestazione di conformità – che come detto (nel metodo 2) viene redatta su file separato – ed il documento di cui si sta attestando la conformità.
Per dirla in modo improprio ma decisamente più vicino alla nostra pratica professionale comune, non è altro che il timbro di congiunzione che viene posto fra la copia e l’autentica.
Rimandando all’ultimo parte di questo contributo per quanto riguarda l’attestazione di conformità “nella pratica”, è necessaria a questo punto una precisazione.
Pur avendo fatto ampio ricorso, nell’arco degli ultimi 6 mesi, al secondo metodo sopra proposto, ad oggi vi è assoluta incertezza alla sua utilizzabilità in futuro.
Il legislatore, infatti, ha introdotto – con il D. L. 83/2015 – alcuni nuovi articoli all’interno del D.L. 179/2012, due dei quali sono direttamente attinenti con la nostra analisi, ossia, il 16-decies ed il 16-undecies (preciso ancora una volta che il testo sotto riportato è quello modificato dalla legge di conversione del DL 83/2015 che in corso di approvazione e promulgazione).
Il 16-decies introduce un nuovo potere/dovere di autentica dell’Avvocato il quale dovrà attestare la conformità anche al momento del deposito della “copia informatica, anche per immagine, di un atto, processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme”, e quindi quando – tanto per fare un esempio – abbia notificato in via ordinaria (quindi tramite UNEP) un atto di chiamata in causa di terzo e debba poi depositarlo in giudizio scansionandolo ed allegandolo ad una busta digitale.
L’art. 16-undecies, invece, cerca di dirimere il caos interpretativo in tema di attestazioni di conformità che – come sopra detto – si è sviluppato nell’arco di tutto il 2015, introducendo delle modalità specifiche di attestazione di conformità:
1. Quando l’attestazione di conformità prevista dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, si riferisce ad una copia analogica, l’attestazione stessa è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima.
2. Quando l’attestazione di conformità si riferisce ad una copia informatica, l’attestazione stessa è apposta nel medesimo documento informatico.
3. Nel caso previsto dal comma 2, l’attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del responsabile dei servizi telematici del ministero della giustizia; se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.
3 bis I soggetti di cui all’articolo 16-decies, comma 1, che compiono le attestazioni di conformità previste dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n.?53, sono considerati pubblici ufficiali ad ogni effetto.
L’articolo in commento ribadisce, quindi, la bontà del metodo numero 1 sopra citato prevedendo la possibilità di attestare la conformità in calce alla copia informatica, ma – almeno in linea teorica – sancisce la bontà anche del metodo numero 2, prevedendo che l’attestazione possa essere inserita – e nel caso delle notifiche in proprio debba essere inserita – anche su un documento informatico separato, ma per l’individuazione univoca della copia non fa riferimento esplicito all’hash come invece faceva il DPCM, ma si limita a richiamare delle “specifiche tecniche del responsabile dei servizi telematici del ministero della giustizia” che, alla data di redazione di questo contributo, non sono ancora state emanate ma che – auspichiamo tutti – verranno redatte e pubblicate con celerità.
Il metodo di cui al precedente numero 1), quindi, è ad oggi la via più sicura per redigere attestazioni di conformità in caso di deposito telematico, discorso diverso dovrà necessariamente essere fatto – quando ce ne occuperemo – per le notifiche in proprio.
Nell’ultimo parte di questo articolo, poi, vedremo come procedere alla redazione dell’attestazione di conformità in calce alla copia informatica.
 
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico.